葉華英

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行業(yè)的信息化程度不斷提高。目前，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理也在朝著現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展。為進(jìn)一步提高農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的信息化水平，研究和探索檔案信息化管理的有效策略非常必要?；诖?，本文從農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理信息化的優(yōu)勢入手，在分析農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出檔案信息化建設(shè)的有效策略，希望本文能為農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理提供一些有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研單位；檔案；信息化

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案主要是指在農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施、人才、試驗(yàn)、成果轉(zhuǎn)化、知識產(chǎn)權(quán)、政策法規(guī)等管理中，在預(yù)備試驗(yàn)、考察、立項(xiàng)、總結(jié)、執(zhí)行、鑒定、結(jié)題、成果申報(bào)、推廣等工作中形成的有價(jià)值且需要保存的圖表、文字、圖片、數(shù)據(jù)、聲像資料等各種材料。隨著現(xiàn)代信息科技的快速發(fā)展，信息化已逐步深入到人們生活、工作的方方面面，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案工作也應(yīng)進(jìn)行信息化

轉(zhuǎn)型。

1 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理信息化的優(yōu)勢

一是方便檔案資料查詢檢索。實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理后，借助網(wǎng)絡(luò)就能隨時(shí)隨地查詢檢索相關(guān)檔案資料，快捷方便，不受空間和時(shí)間的限制。信息化技術(shù)還可提供多種檔案查詢方式，檔案查閱人員可利用組合查詢、模糊查詢、分類查詢等各種查詢方式快速從檔案中找到所需的信息資料。農(nóng)業(yè)科研單位還可為科研單位人員提供網(wǎng)上查詢服務(wù)，通過授權(quán)的方式，科研單位人員可自行從網(wǎng)上查找所需檔案資料，從而最大限度地減少檔案管理人員的工作量。

二是有利于提升檔案管理人員的工作效率。實(shí)行檔案信息化管理之后，檔案管理工作會更加輕松，信息化管理模式可實(shí)現(xiàn)檔案管理的實(shí)時(shí)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理人員只需將檔案資料數(shù)據(jù)一次錄入計(jì)算機(jī)就可反復(fù)利用。檔案資料不管是在文書管理環(huán)節(jié)錄入，亦或是在檔案管理環(huán)節(jié)錄入，都能實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)的內(nèi)部共享，可大大提高工作效率。信息化管理還可自動(dòng)打印各種報(bào)表，錄入信息數(shù)據(jù)之后，不管是檔案管理還是文書管理，都能快速打印有關(guān)匯總表、收發(fā)文單據(jù)，打印出檔案封面、書脊、文件目錄、案卷目錄、備考表等信息。另外，還可實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，利用計(jì)算機(jī)完成各項(xiàng)檔案信息統(tǒng)計(jì)、報(bào)表工作是非常輕而易舉的事情，這樣可有效提高工作人員的工作效率。

三是可實(shí)現(xiàn)檔案查借閱控制。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理之后，利用計(jì)算機(jī)管理檔案的查借閱工作，操作方便快捷，還能生成自動(dòng)催還記錄，對不能按時(shí)歸還借閱的檔案進(jìn)行及時(shí)催還。

2 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 觀念陳舊

現(xiàn)在，農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作仍存在“重保管輕利用、為了保管檔案而保管檔案”的情況，“安于現(xiàn)狀”、“靠、等、要”、“不注重經(jīng)濟(jì)效益和社會效益”等陳舊思想觀念，同時(shí)還存在“你查我調(diào)”、“閉架借閱”等現(xiàn)象。農(nóng)業(yè)科研單位以往的檔案資料大部分都是以紙張形式存在，占據(jù)大量存放空間，并且查找起來非常困難，大量有利用價(jià)值的資料常常是“沉睡”在檔案室里多年，得不到應(yīng)用，無法發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值?？梢哉f，陳舊的檔案管理模式，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化管理的進(jìn)程。

2.2 管理混亂

農(nóng)業(yè)科研單位對檔案管理工作不夠重視，管理檔案人員大部分都不是專職的，通常都由辦公室人員兼職管理。在這樣的情況下，檔案管理人員常常將政、黨、收發(fā)文件與科研檔案資料混放在一塊，不進(jìn)行分類、分層管理，應(yīng)用和查找起來比較困難。假如檔案歸檔不及時(shí)，就可能導(dǎo)致重要科研資料遺失，檔案的存儲時(shí)間概念模糊。另外，資金投入和配備人員不足，也會造成檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度較慢。

2.3 溝通不暢

科研人員和檔案管理人員聯(lián)系較少，配合不密切，檔案管理人員缺乏檔案管理的積極性和主動(dòng)性，很難做到檔案資料及時(shí)催收，檔案管理工作一度處于被動(dòng)狀態(tài)。其次，檔案管理工作中存在檔案資料收集不全面的情況，目前的科研大環(huán)境存在“重視申請科研課題，不重視課題管理實(shí)施”的現(xiàn)象。大部分科研人員還沒有認(rèn)識到科研檔案工作對于促進(jìn)科研發(fā)展的重要作用。特別是沒有及時(shí)將科研檔案進(jìn)行歸檔，很多重要的科研檔案會因科研課題主持人或科研骨干調(diào)離而流失，造成重要資料隨人員而走的情況，導(dǎo)致科研單位蒙受較大損失。

3 農(nóng)業(yè)科研單位檔案的信息化建設(shè)策略

3.1 硬件條件

農(nóng)業(yè)科研單位要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，首先要具備相應(yīng)的硬件基礎(chǔ)，這是實(shí)行電子檔案管理的前提和基礎(chǔ)。這些設(shè)備主要包括數(shù)碼相機(jī)、圖文掃描儀器、移動(dòng)硬盤、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等。其次，還要建立與農(nóng)業(yè)科研工作相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，具備保存、收集、整理、歸檔、檢索、編碼、使用等多項(xiàng)功能，并實(shí)現(xiàn)與其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換與共享，并可以在多種操作系統(tǒng)和平臺下操作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對電子檔案的安全控制。

3.2 檔案收集

收集電子檔案是農(nóng)業(yè)科研單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，在實(shí)施檔案電子化管理過程中，要高度重視電子檔案收集工作，將工作職責(zé)明確落實(shí)到有關(guān)人員，各科室保存一份紙質(zhì)檔案，同時(shí)留存一份內(nèi)容相同的電子檔案。為確保電子檔案安全，應(yīng)將電子檔案文件保存設(shè)置為只讀形式，以防其他人員對檔案進(jìn)行修改，或因錯(cuò)誤操作造成檔案內(nèi)容損壞。電子檔案收集人員應(yīng)及時(shí)將各科室形成的電子檔案用移動(dòng)硬盤拷貝并留存保管，以防丟失，并在網(wǎng)絡(luò)上備份一份，或在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行備份。電子檔案收集人員還要仔細(xì)登記電子文檔信息，主要包括電子文檔的名稱、序號、日期、部門等，方便對電子檔案進(jìn)行查找和記錄。

3.3 歸檔要求

在進(jìn)行電子檔案排序整理前，可事先在盒子上標(biāo)上編號，貼上標(biāo)簽，登記電子文檔內(nèi)容。電子檔案歸檔時(shí)，要將文檔目錄和登記信息一并交檔案整理部門。

保存電子檔案通常采用保存兩份模式，一份作為記錄保存下來；另一份用于平時(shí)工作中?？梢栽谟脖P中保存一份，在電腦中保存一份，也可以保存在不同電腦上，既方便使用，又較為安全。

電子檔案歸檔時(shí)間有兩種情況，一是定期歸檔，即根據(jù)規(guī)定的歸檔時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。二是完成電子檔案實(shí)時(shí)歸檔。

電子檔案歸檔方法可分為邏輯歸檔、物理歸檔和雙套歸檔。邏輯歸檔需要把電子檔案地址轉(zhuǎn)發(fā)給歸檔部門，由檔案整理部門利用網(wǎng)絡(luò)整理。物理歸檔可分為網(wǎng)絡(luò)歸檔和介質(zhì)歸檔兩種。網(wǎng)絡(luò)歸檔需要利用網(wǎng)絡(luò)把電子檔案直接發(fā)給檔案整理部門。介質(zhì)歸檔需要將電子文件下載到介質(zhì)上再交給檔案整理部門。雙套歸檔需要把上述兩種方式制成的電子檔案分別打印出來，確保電子檔案完整。

3.4 安全管理

農(nóng)業(yè)科研單位要設(shè)置專門的科室管理電子檔案，進(jìn)行電子檔案的編排、整理、保存工作，確保電子檔案安全，防止丟失和受損。其次，還要采取有效管理措施和技術(shù)手段實(shí)施管理，隨時(shí)監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，謹(jǐn)防黑客入侵。假如發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)或電腦出現(xiàn)安全隱患，應(yīng)立即采取措施予以補(bǔ)救，借助防火墻等工具保護(hù)計(jì)算機(jī)安全。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)硬件設(shè)備管理，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。還可對電子檔案實(shí)施加密保護(hù)，確保電子檔案安全。

4 結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展，必須要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位檔案信息化建設(shè)，不斷提高信息化管理水平，強(qiáng)化硬件和軟件建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化管理隊(duì)伍，不斷提高檔案信息化管理水平，以更好地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的作用。

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