淺析知識管理在檔案工作中的應(yīng)用

閆倩

摘 要：知識管理環(huán)境給傳統(tǒng)檔案工作帶來諸多沖擊，檔案工作環(huán)境、檔案成分及檔案工作內(nèi)容都發(fā)生了一些新的變化，新環(huán)境與新變化促使檔案工作面臨思維、管理、體制、技術(shù)層面的“瓶頸”問題。檔案作為重要的顯性知識資源，在知識管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，檔案工作應(yīng)及時(shí)適應(yīng)管理環(huán)境的變化，完成自身工作的創(chuàng)新。筆者嘗試引入?yún)f(xié)同理論，提出檔案工作應(yīng)與知識管理環(huán)境相協(xié)同的觀點(diǎn)。本文具體論證了協(xié)同的必要性及協(xié)同的內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上從思維、管理、體制、技術(shù)層面提出了協(xié)同策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；知識管理；應(yīng)用

檔案管理發(fā)揮著重要的作用，因此在實(shí)際發(fā)展過程中應(yīng)該保存各項(xiàng)信息，周圍有那個(gè)才能方便及時(shí)的查閱以及相關(guān)提取等，這樣能夠在真正意義上促進(jìn)企事業(yè)單位的良好發(fā)展。

1 知識管理的含義與建設(shè)內(nèi)容

知識管理的要素包括人、組織、技術(shù)、流程四項(xiàng)；知識管理的內(nèi)容是建立支持各種知識管理活動的技術(shù)和組織體系；知識管理的主要活動包括知識的定義、獲取、存儲、分享、轉(zhuǎn)移、利用和評估等；知識管理的目的是提高組織的生存能力和競爭優(yōu)勢；知識管理的目標(biāo)是確保組織成員能夠隨時(shí)、隨地獲取正確的知識，以便采取正確的行動。（1）組織體系建設(shè)。建立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、專家團(tuán)隊(duì)和工作機(jī)構(gòu)，對項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃并將責(zé)任分配到個(gè)人，支撐項(xiàng)目的有效開展。（2）管理制度體系建設(shè)。制定知識管理流程、評價(jià)、考核、激勵(lì)、人才隊(duì)伍等系列制度，逐步形成一批知識管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，推進(jìn)知識管理的有效實(shí)施。（3）知識資產(chǎn)庫建設(shè)。對內(nèi)外部、顯性與隱性知識進(jìn)行收集、歸類并進(jìn)入知識資產(chǎn)庫，并對知識資產(chǎn)庫中的知識進(jìn)行深度挖掘?qū)崿F(xiàn)關(guān)聯(lián)共享。（4）知識管理平臺建設(shè)。通過信息技術(shù)手段搭建知識管理平臺，將知識融入到科研工作過程中，實(shí)現(xiàn)人與知識的交流，提高工作效率。

2 知識管理在檔案工作中的具體應(yīng)用范圍

2.1 完善檔案分類體系

現(xiàn)行的檔案分類方法主要依照來源原則，以件（卷）為單位對檔案實(shí)體進(jìn)行分類。這樣進(jìn)行分類有利于保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，但一定程度上忽略了檔案信息內(nèi)容的分類，也會造成檔案利用者檢索、利用檔案的不便。因?yàn)闄n案利用者進(jìn)行檔案利用時(shí)，往往是內(nèi)容、主題式的查檔需求，著重信息內(nèi)容的查找，而目前的檔案分類方法在進(jìn)行內(nèi)容查找時(shí)會存在較大難度。檔案工作員一般是通過檔號、題名、關(guān)鍵詞等內(nèi)容進(jìn)行檢索，利用者未必能準(zhǔn)確定位這類檢索條目，這會增加檢索的用時(shí)，并降低檢索的準(zhǔn)確性。相反，知識管理的分類體系是建立在內(nèi)容、主題信息為主的分類方法，即以知識單元為基礎(chǔ)進(jìn)行分類。針對以上情況，可以嘗試在原有檔案分類體系上，補(bǔ)充建立知識分類體系，即以信息內(nèi)容為模塊的分類方式。

2.2 提高檔案服務(wù)水平

一是開展針對用戶需求的調(diào)研工作。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案服務(wù)的被動方式，首先要清楚地了解用戶需要什么。這就要求檔案室及時(shí)地與生產(chǎn)部門進(jìn)行溝通，明確現(xiàn)階段的經(jīng)營重點(diǎn)，由此優(yōu)先地開發(fā)某些方面的檔案信息資源，為管理決策服務(wù)。二是強(qiáng)調(diào)以“知識服務(wù)”的方式來開發(fā)檔案資源。知識服務(wù)的開發(fā)對象是信息內(nèi)容，而不是傳統(tǒng)的檔案原始記錄，這要求檔案室對現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行深度開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的增值，如產(chǎn)品介紹、項(xiàng)目簡介、專利技術(shù)匯編、專題報(bào)告等。三是開發(fā)用戶自助式的服務(wù)。檔案室通過建立檔案知識數(shù)據(jù)庫，并設(shè)置查閱權(quán)限，用戶可以自行登錄檔案利用服務(wù)系統(tǒng)按需開展利用。這種利用方式要求要建立較為完善的檔案知識數(shù)據(jù)庫，并且以用戶為中心設(shè)置檢索目錄。

2.3 提升檔案工作者素質(zhì)

一是要熟悉館藏。這種熟悉程度不只是停留在了解館藏信息量、保存位置等這類表面信息上，而是要對館藏的信息內(nèi)容有相當(dāng)程度的熟悉，在此基礎(chǔ)上能夠開展專題性的信息開發(fā)工作。二是要以檔案知識服務(wù)為導(dǎo)向開展檔案管理工作。在具體的檔案收集、整理、保存、開發(fā)等工作中，要適時(shí)根據(jù)用戶需求開展工作，以最終實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的價(jià)值。三是檔案工作者要開展廣泛的合作。要實(shí)現(xiàn)檔案知識服務(wù)開發(fā)，單純依靠檔案員個(gè)人的力量是有限的，畢竟開發(fā)工作的深度受開發(fā)者個(gè)人專業(yè)知識廣度的影響。這要求檔案工作者要加強(qiáng)與生產(chǎn)部門和外部合作機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，以提高檔案產(chǎn)品的開發(fā)質(zhì)量。

3 結(jié)束語

在檔案管理中引入知識管理，需要事業(yè)單位檔案管理者明確自身職能，樹立知識管理意識，看清當(dāng)前緊迫的形勢，能夠借助知識管理的優(yōu)勢，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，將檔案管理各項(xiàng)要求和原則落實(shí)到位，在實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的同時(shí)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，使其更好的為社會服務(wù)。

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