試論計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

路翠霞

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)逐漸被應(yīng)用到人們生活的各個(gè)領(lǐng)域。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，促進(jìn)檔案管理工作逐漸走向科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化道路，但是在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中依然存在一定的問(wèn)題，怎樣解決這些問(wèn)題，使檔案信息化管理工作更加完善是首要考慮的問(wèn)題。本文就計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中遇到的問(wèn)題以及解決方案作出了分析。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化

在信息時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)因其便捷、快速等特點(diǎn)備受人們的青睞，已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ?、工作中的重要工具，逐漸成為檔案信息管理中的重要因素，促進(jìn)了檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用意義

1.1 必要性

隨著社會(huì)信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案信息因其憑證性以及廣泛性和信息重要載體等特點(diǎn)受到更多重視。在信息化背景下，檔案信息管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是現(xiàn)在檔案管理工作重要目標(biāo)。計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，具有檢索速度快、可靠性強(qiáng)、存儲(chǔ)量大、保密性好等特點(diǎn)，與傳統(tǒng)手工管理相比更具備優(yōu)勢(shì)，能夠及時(shí)、全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的將檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，提高了管理信息的效率以及信息利用率。

1.2 主要作用

1.2.1 數(shù)字化

改變了傳統(tǒng)手工紙質(zhì)繁瑣管理程序，縮減了大量人力和物力，實(shí)現(xiàn)便于保存、查詢的目的，在降低成本的同時(shí)提高了利用率，減少了檔案信息的損壞和遺失。

1.2.2 存儲(chǔ)量大

隨著人們生活范圍的不斷擴(kuò)大，大量的文件資料也隨之產(chǎn)生，檔案資料入庫(kù)信息劇增，而一張普通的光盤(pán)就可以儲(chǔ)存數(shù)十萬(wàn)甚至千萬(wàn)的文字信息，極大程度節(jié)約了傳統(tǒng)檔案占用的空間以及成本投入。

1.2.3自動(dòng)化

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，可以將信息快速的輸入、儲(chǔ)存，并且可以對(duì)信息進(jìn)行邏輯推理和判斷，真正實(shí)現(xiàn)信息管理、檢索等流程的自動(dòng)化進(jìn)程。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理應(yīng)用存在的問(wèn)題及對(duì)策

2.1 信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)問(wèn)題

對(duì)現(xiàn)有的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)以及部分全文數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理，不僅要加快對(duì)現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行著錄、入庫(kù)以及管理的工作節(jié)奏，爭(zhēng)取全面實(shí)現(xiàn)目錄以及檔案文件的機(jī)器檢索，還要對(duì)那些利用率高、內(nèi)容重要、容易受損的檔案信息實(shí)施數(shù)字化管理，形成統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案信息和檔案管理各項(xiàng)工作結(jié)合在一起，形成一個(gè)有機(jī)的整體。

2.2 信息網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

隨著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以隨意使用網(wǎng)絡(luò)，這樣就存在一定的安全隱患。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，在帶來(lái)方便同時(shí)也帶來(lái)一定的安全問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)在的防火墻等安全防護(hù)技術(shù)對(duì)專(zhuān)業(yè)技能比較高的黑客根本就起不到多大作用，而檔案又具有憑證性以及真實(shí)性等特點(diǎn)，如果原始文件收到損壞或者更改，很難在進(jìn)行修復(fù)，致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。針對(duì)檔案安全管理問(wèn)題，我國(guó)檔案部門(mén)已經(jīng)相應(yīng)的在標(biāo)準(zhǔn)化以及科研方面作出大力度的支持，制定了一系列管理標(biāo)準(zhǔn)和安全防護(hù)技術(shù)措施來(lái)應(yīng)對(duì)安全威脅，比如可以選擇用網(wǎng)絡(luò)限制和密碼驗(yàn)證等方式來(lái)保障檔案信息管理安全。

2.3 管理技術(shù)實(shí)用性問(wèn)題

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)的更新速度驚人，因此在檔案管理技術(shù)的選擇應(yīng)用上，一定要緊跟計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是檔案管理方面技術(shù)的更新速度。但是由于檔案管理部門(mén)并不是直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)部門(mén)，在資金的投入上存在一定的問(wèn)題，并不具備充足的資金來(lái)經(jīng)常對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行更新，同時(shí)最新最先進(jìn)的設(shè)備也不一定真正適用于檔案管理工作，因此在工作時(shí)要秉持“實(shí)用、適用才是最好的”信念，努力在檔案信息管理工作中展開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高檔案管理水平。

2.4 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化問(wèn)題

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求也在不斷提高。但是現(xiàn)在檔案管理部門(mén)并不具備專(zhuān)業(yè)的管理人員，存在一人多崗的現(xiàn)象，或者一些管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)并不了解，并不能完成網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理工作。針對(duì)這一現(xiàn)象，首先可以組織員工培訓(xùn)，保證其具備一定的邏輯和數(shù)字思維能力，能夠熟練使用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)真正應(yīng)用到檔案管理工作中。其次，檔案管理人員必須要具備一定的語(yǔ)言文字功底，能夠完成檔案主體標(biāo)引的原則和和方法學(xué)習(xí)。能夠利用檔案主題標(biāo)引規(guī)則，正確選擇主題標(biāo)識(shí)，準(zhǔn)確分析主題內(nèi)容，學(xué)會(huì)如何將主題詞進(jìn)行合理的組配，并且學(xué)會(huì)對(duì)特殊狀況的處理方式等。通過(guò)對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，來(lái)勝任檔案管理工作。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理應(yīng)用發(fā)展策略

3.1 增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用意識(shí)

首先，檔案管理部門(mén)以及管理人員要充分意識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的重要性，形成使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理的意識(shí)；其次，要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用和投入，在人力、物力等方面都要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，營(yíng)造檔案管理現(xiàn)代化工作氛圍。

3.2 加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新，檔案也需要進(jìn)行創(chuàng)新管理。一方面，在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理時(shí)，必須要有統(tǒng)一、規(guī)范、有效的工作制度，建立科學(xué)、現(xiàn)代的完整管理體系，確保檔案管理工作中每個(gè)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行；另一方面，檔案管理人員在具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)同時(shí)還應(yīng)具備創(chuàng)新思維，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性工作，最大程度的發(fā)揮出計(jì)算機(jī)技術(shù)的實(shí)用性。這就要求檔案管理人需要不斷的學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高個(gè)人綜合能力。

3.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)意識(shí)

一方面，在進(jìn)行招聘時(shí)選擇具備計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用能力的專(zhuān)業(yè)人員，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用的使用效率；另一方面，重視現(xiàn)有員工的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)管理觀念，形成新的管理理念，加強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使其充分掌握計(jì)算機(jī)操作能力，能夠熟練流暢完成日常工作。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，其在檔案管理工作中占據(jù)的比重也在不斷增加，在對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、加工、組織、處理等方面更便捷、快速，實(shí)現(xiàn)了檔案信息收集、管理、儲(chǔ)存、檢索等過(guò)程管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案現(xiàn)代化管理具有重要意義。

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