淺談高校檔案管理信息化建設

孔愛蘋

摘 要：隨著計算機技術及網絡技術的不斷發(fā)展，高校檔案信息化建設勢在必行，發(fā)揮檔案在高校發(fā)展中的最大優(yōu)勢，實現檔案資料的高效性和共享性，提高檔案的管理水平，對現有的管理方式進行完善。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設

隨著信息化時代的不斷發(fā)展，計算機技術與網絡技術的普及，傳統(tǒng)的管理模式已經滿足不了社會的發(fā)展，檔案信息化建設成為高校檔案管理的發(fā)展趨勢。檔案信息化管理模式以高效、方便、快捷的優(yōu)勢逐漸取代傳統(tǒng)管理模式，這對于不同高校之間資源的交流以及融合都有著極為重要的意義；檔案信息化建設能在很大程度上提高檔案管理水平，使檔案相關資料的作用最大化。本文主要對高校檔案管理信息化建設的現狀、必要性以及存在的問題進行分析并提出應對之策。

1 檔案信息化建設對高校發(fā)展的必要性

隨著高科技的發(fā)展，電子化、信息化、數字化已經遍布各個領域，檔案信息化建設是時代發(fā)展的需要，2000年國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中提出：“要堅持依賴科教振興檔案事業(yè)的方針，加快檔案信息化進程”，把檔案信息化建設作為“十五”期間的一項戰(zhàn)略性任務明確下來。高校檔案信息化建設能夠最大程度的發(fā)揮出高校檔案管理的效率，提高高校檔案資料的利用率。高校檔案由紙質版向電子版轉化，既利于檔案的保存，也有利于檔案的查詢，提高了檔案的利用效率，也對檔案的安全性提供了有力的保障。高校檔案信息化的建設勢在必行，推進檔案的數字化工作，有利于檔案信息資源的保存，提升高校檔案管理服務工作極為重要。

隨著我國經濟的全面發(fā)展，檔案信息化建設是高校檔案管理的必然趨勢，只有不斷地探索、更新檔案管理理念，管理方法，只有改變循規(guī)蹈矩，一成不變的管理模式，提升檔案管理員的業(yè)務水平，才能使高校檔案信息化建設穩(wěn)步、高效、有序的進行。只有這樣才能跟上飛速發(fā)展的網絡化、信息化的時代步伐。

2 高校檔案信息化建設存在的問題

2.1 高校檔案信息化資源相對分散

為了適應社會的快速發(fā)展，各高校信息化建設也在穩(wěn)步推進。由于學校各部門采用的辦公系統(tǒng)不一樣，各部門按照自己的要求對數據進行處理，造成系統(tǒng)的存儲數據沒有統(tǒng)一的標準，統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的要求。缺乏統(tǒng)一的管理平臺，缺乏資源共享的平臺，導致查詢、檢索利用的難度和成本加大。

2.2 高校對檔案管理重視程度不夠

各個高校主要以發(fā)展教學、科研為主，對檔案管理的重視程度相對較低，投入的人力、財力不足。由于缺乏資金投入，檔案館基礎設施建設跟不上，檔案設備相對落后，沒有先進的數字化建設的設備。檔案館也缺乏專業(yè)的檔案管理人員，財力和人力是制約高校檔案信息化建設的最大障礙。這就導致了檔案數字化管理相對其他部門管理工作滯后。

2.3 檔案館缺乏專業(yè)的管理人員

很多高校檔案工作長期被忽視。檔案管理人員來自其他單位的兼職或是外聘人員，沒有專業(yè)的管理知識；檔案管理人員的文化素質參差不齊，檔案管理人員很少甚至沒有接受過檔案管理相關專業(yè)知識教育和培訓，只是憑借工作經驗、技能來完成工作，工作積極性不高；檔案信息化建設需要能夠熟練操作計算機，懂得檔案管理規(guī)范的專業(yè)性人才；沒有專業(yè)知識的檔案管理人員已經不適應檔案數字化建設的需要。

2.4 缺乏統(tǒng)一的檔案信息化建設規(guī)范標準

由于高校各個部門采用不同的辦公系統(tǒng)，各取所需，再加上學校對檔案管理的不重視，所以沒有制定檔案存儲的統(tǒng)一標準，統(tǒng)一規(guī)范。因此在信息化建設中缺乏統(tǒng)一的管理平臺、缺乏統(tǒng)一的管理機制、缺乏資源共享平臺。這使得信息化建設的標準、規(guī)范相對滯后，達不到檔案信息化建設兼容性的要求。

3 加強高校檔案管理信息化建設的主要措施

3.1 提高高校檔案信息化建設水平

高校檔案記錄著學校發(fā)展的歷史，高校檔案在學校的發(fā)展中起著非常重要的作用。高校檔案信息化建設是適應社會發(fā)展的需要，信息化建設的推進能夠發(fā)揮出高校檔案管理的優(yōu)勢和效率。使檔案資料以紙質版和電子版兩種方式保存，避免了紙質版資料由于時間和不可抗拒的因素損毀，還有電子版資料作為備份，電子版資料的保存就可以將損失降到最低。紙質資料向電子資料的轉化，確保了見證學校發(fā)展的珍貴圖片和歷史資料得到妥善保存。高校檔案信息化建設是高校發(fā)展不可分割的一部分，高校必須重視檔案信息化建設，認識到高校檔案的作用和價值。使有價值的檔案資料以網絡化、信息化的方式存在于學校的共享平臺中，發(fā)揮出檔案資料的最大價值，讓他服務廣大師生。

3.2 建立高校檔案信息化建設的安全保障體系

高校檔案信息化建設安全也是一個很重要的的工作，如果沒有有效的安全保障管理體系，涉密文件的安全性得不到保障。首先要制定一個嚴格的保密制度，對相關檔案管理人員進行保密制度培訓，分配權限，責任到人。其次是網絡安全，隨著高科技的飛速發(fā)展，網絡安全問題也應運而生；做好計算機病毒查殺，定期檢查網絡安全，防止黑客和不法分子盜用數據；實行實名制登錄，專人專管，嚴格身份認證和密碼管理，發(fā)現問題及時解決，確保檔案信息系統(tǒng)的安全。最后保證信息數據存儲安全，對每一份檔案采用紙質版和電子版等方式采用不同的載體進行多重保存、異地保存，保證信息數據安全。

3.3 加強高校檔案的規(guī)范、標準化建設

高校檔案規(guī)范、標準化建設是檔案信息化建設的必要條件，高校相關管理人員應該根據實際情況制定一個檔案資料存儲的統(tǒng)一標準，自己開發(fā)或購買檔案專用軟件。各個職能部門按照學校要求對資料進行收集、整理、分類，數字化加工。檔案的信息化建設嚴格按照高校的規(guī)范化標準執(zhí)行，相關管理人員負責監(jiān)督，使高校檔案信息化建設更加規(guī)范，標準。

3.4 加強高校檔案管理人員的業(yè)務水平

高校檔案管理人員業(yè)務水平存在差異，工作沒有積極性，缺乏檔案專業(yè)的管理人員。檔案信息化建設離不開計算機專業(yè)人才，高素質的檔案專業(yè)人員。高校應該優(yōu)化檔案管理人員結構，引進檔案管理專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才，通過檔案相關業(yè)務知識培訓，提高檔案工作人員的綜合素質，提高檔案工作人員對信息的保密意識和安全意識，建設一支具有較高素質的專業(yè)性人才，才能更好地完成檔案信息化建設。

高校檔案信息化建設是社會發(fā)展的需要，是高校發(fā)展不可分割的一部分。只有重視檔案事業(yè)的發(fā)展，立足眼前，加大投入，培養(yǎng)和引進檔案信息化建設需要的復合型人才，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)；嚴格檔案查詢流程和保密制度；強化檔案信息化建設的規(guī)范標準；加強安全保障體系，使檔案利用價值最大化，實現共享。只有做好了檔案信息化建設，才能做好數字檔案館建設，為高校的發(fā)展提供有力的資料支持。

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