加強(qiáng)對檔案電子文件“三性”的保護(hù)

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一、電子文件的特點(diǎn)及其存在的問題

(一)檔案電子文件的特點(diǎn)

檔案電子文件的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在高效性、共享性、便捷性以及需要利用現(xiàn)在辦公設(shè)備等四個方面。第一，電子文件必須利用現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行閱讀和管理。眾所周知，電子文件的保存、閱讀、處理和傳遞都需要利用計(jì)算機(jī)和手機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備才能完成。第二，電子文件具有高效率性，其可以直接借助現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行快速傳遞和處理，在很大程度上節(jié)省了人們的辦公時間，提高了工作效率。第三，電子文件具有共享性，電子文件可以在同一時間供多人閱讀和處理，并且不受地點(diǎn)和距離的影響。第四，電子文件可以便捷保存，相較于紙質(zhì)版文件，電子文件不會受到空氣潮濕的影響，并且不會占用過多的面積，但是對環(huán)境的防磁性有較高的要求。

(二)電子文件存在的問題

電子文件在帶給人們工作便捷的同時也給人們帶來了更多的挑戰(zhàn)，其原始性、真實(shí)性和完整性也面臨著諸多困難，這主要是由于以下幾個原因。第一，電子文件容易修改。并且電子文件一經(jīng)修改不會留下任何痕跡，難以保證文件信息的準(zhǔn)確性。第二，電子文件容易被盜。電子文件在網(wǎng)絡(luò)上很容易被他人非法獲取，給人們的工作帶來巨大損失，因此電子文件的安全性得不到保障。第三，電子文件容易復(fù)制。易于復(fù)制就很難保證電子文件的唯一性和真實(shí)性。第四，電子文件的格式容易改變。在互聯(lián)網(wǎng)時代，計(jì)算機(jī)和智能手機(jī)等設(shè)備更新迭代非常迅速，各類辦公軟件隨之不斷更新改革，這樣就會使電子文件原有的格式發(fā)生改變，甚至出現(xiàn)文件丟失的情況。第五，電子文件的原始性難以保證。電子文件與紙質(zhì)文件有很大的不同，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件可以進(jìn)行簽名、蓋章，不同的字跡會使文件具備一定的防偽性質(zhì)。但是電子文件不具備這些功能，因此其原始性就難以保證。

二、加強(qiáng)檔案電子文件“三性”的保護(hù)

(一)建立健全電子文件的管理制度

檔案電子文件從形成到開發(fā)利用的過程中需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都會影響到檔案電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性。因此，建立健全電子文件的管理制度，明確每一個環(huán)節(jié)的職責(zé)，就變得至關(guān)重要。檔案文件形成后就應(yīng)及時收集文件的信息并保存，建立檔案電子文件的收集制度和歸檔制度。另外，對于檔案電子文件的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及歸檔內(nèi)容都需要進(jìn)行明確的規(guī)定，并建立嚴(yán)格的審查制度以及對不符合檔案文件要求的篩選制度，只有完善各個環(huán)節(jié)的管理機(jī)制，才能有效的保證檔案的真實(shí)性、原始性和完整性。

(二)建立電子文件的記錄系統(tǒng)

檔案電子文件形成后如果利用不同的辦公設(shè)備和辦公軟件，就很容易使檔案文件的格式和內(nèi)容形式發(fā)生改變，如果缺少相關(guān)電子文件的信息記錄系統(tǒng)，就很難證實(shí)檔案電子文件發(fā)生變化與否，電子文件的原始性、真實(shí)性及完整性就很難保證。因此，應(yīng)該建立完善的電子文件記錄系統(tǒng)，保證檔案文件的收集、積累及處理等能夠得到有效的記錄。由于電子文件記錄系統(tǒng)的記錄具有原始性，因此，檔案電子文件的原始性就得到了保證，并且能夠有效證實(shí)檔案電子文件的真實(shí)性。另外，在建立電子文件的記錄系統(tǒng)時應(yīng)保證該系統(tǒng)的安全性和可靠性，尤其是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動記錄功能。

(三)提高檔案工作人員的專業(yè)能力

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速變化，檔案工作人員必須適應(yīng)檔案管理工作的不斷變革，利用互聯(lián)網(wǎng)和各類學(xué)習(xí)資源進(jìn)行知識儲備和知識更新，提高自身計(jì)算機(jī)信息技術(shù)方面的能力和自身的專業(yè)水平。相關(guān)檔案管理部門也應(yīng)對工作人員進(jìn)行專業(yè)能力的培訓(xùn)，使工作人員適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要及適應(yīng)檔案管理工作的不斷更新。另外，在對檔案電子文件管理的工程中，工作人員需要適時提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的密碼難度，從而使檔案電子文件的安全性得到提高。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案電子文件的管理工作需要及時完善自身技術(shù)上的疏漏，建立健全檔案電子文件的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及管理制度，不斷提高自身的專業(yè)技術(shù)水平，從而使檔案電子文件的原始性、真實(shí)性及完整性得到保障。