張景光

【摘要】筆者從自身多年工作管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出，作為中國(guó)科學(xué)院研究所的管理者，不僅要有專業(yè)的管理知識(shí)和能力，更要對(duì)研究所的各個(gè)學(xué)科專業(yè)有全面大體的了解，這就需要在工作中不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)與管理經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮自身特長(zhǎng)，真正成為一名學(xué)習(xí)型、專業(yè)型的辦公室主任。

【關(guān)鍵詞】辦公室主任；學(xué)習(xí)型；專業(yè)型

2015年10月14日，筆者從中國(guó)科學(xué)院某研究所科研管理處副處長(zhǎng)崗位調(diào)整至黨政辦公室主任崗位，環(huán)境不同，思維方式和工作方法都發(fā)生了變化。2016年6月24日，相關(guān)五個(gè)單元又組建成立了新的研究院，筆者經(jīng)過競(jìng)聘出任新成立的研究院辦公室主任。在這樣的關(guān)鍵崗位上需要“思想統(tǒng)一、定位準(zhǔn)確、熱情飽滿”地投入工作，帶領(lǐng)機(jī)關(guān)提升管理隊(duì)伍的管理理念、提高管理技能，促進(jìn)研究院管理團(tuán)隊(duì)的融合，切實(shí)有效地發(fā)揮好支撐和服務(wù)職能。

筆者到辦公室工作二年多來(lái)，充分認(rèn)識(shí)到“溝通、關(guān)愛、承諾、支持、感恩、責(zé)任、信任、共贏、珍惜”的重要性，工作中一定要增強(qiáng)公正意識(shí)，服務(wù)意識(shí)，有擔(dān)當(dāng)，有作為，不推諉，不扯皮，凝聚合力，提升動(dòng)力，激發(fā)活力，打造出一支卓越的管理團(tuán)隊(duì)，為研究院改革融合、戰(zhàn)略目標(biāo)的推進(jìn)發(fā)揮應(yīng)有作用。

辦公室是一個(gè)單位機(jī)關(guān)的中樞和要害部門，承擔(dān)著參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、審核把關(guān)、督促落實(shí)、服務(wù)保障、應(yīng)急值守、安全保密等職責(zé)，發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的作用，最能體現(xiàn)綜合能力。辦公室主任集領(lǐng)導(dǎo)者、管理者和執(zhí)行者三種職責(zé)為一身，思想境界看領(lǐng)導(dǎo)能力，工作重點(diǎn)看管理能力，關(guān)鍵時(shí)刻看執(zhí)行能力，結(jié)合筆者在科研、管理工作中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，總結(jié)出以下幾點(diǎn)體會(huì)：

習(xí)近平總書記指出：“要努力學(xué)習(xí)各方面知識(shí)，努力在實(shí)踐中增加才干，加快知識(shí)更新，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬眼界和視野，著力避免陷入少知而迷、不知而盲、無(wú)知而亂的困境，著力克服本領(lǐng)不足、本領(lǐng)恐慌、本領(lǐng)落后的問題?！绷?xí)近平總書記還指出：“夢(mèng)想從學(xué)習(xí)開始，事業(yè)靠本領(lǐng)成就?！蔽覀円獡?dān)當(dāng)時(shí)代重任，勝任本職崗位，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重積累，做到持之以恒，毫不放松。積土成山，積水成淵。堅(jiān)持學(xué)習(xí)積累，知識(shí)會(huì)越來(lái)越多，學(xué)問會(huì)越來(lái)越大，視野會(huì)越來(lái)越廣，能力會(huì)越來(lái)越強(qiáng)。

目前，中國(guó)科學(xué)院一邊在提倡建立專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)管理研究所，一邊又大量存在著非專業(yè)的管理人員管理著專業(yè)化的研究所。這里所說的專業(yè)既有管理方面的知識(shí)能力又有業(yè)務(wù)方面的知識(shí)。很多研究所依然是管理知識(shí)業(yè)余的領(lǐng)導(dǎo)人或是專業(yè)知識(shí)極度缺乏的中層管理者在領(lǐng)導(dǎo)著專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)、高水準(zhǔn)的研究員（業(yè)界俗稱大牛）、職業(yè)水準(zhǔn)的工程師們。筆者是本單位主學(xué)科博士畢業(yè)，專業(yè)技術(shù)職稱是研究員。曾經(jīng)在基層的野外臺(tái)站學(xué)習(xí)工作14年，后又在科研管理處從事科研管理工作10年，然后又到辦公室從事管理工作。從筆者自身的工作管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，作為中國(guó)科學(xué)院研究所的管理者，不僅要有專業(yè)的管理知識(shí)和能力，更要對(duì)研究所的各個(gè)學(xué)科專業(yè)有一個(gè)大致的了解，對(duì)科研人員尤其是高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員所從事的科研工作做到心中有數(shù)。如若接到來(lái)電、來(lái)函、來(lái)訪就某一專業(yè)問題進(jìn)行詢問、專訪、咨詢或是合作等，在腦海中馬上就要閃現(xiàn)出推薦什么人、什么團(tuán)隊(duì)，也許這樣一個(gè)準(zhǔn)確的信息有可能換來(lái)廣闊的合作前景，這樣的實(shí)例在本單位有很多。但經(jīng)常聽到的答復(fù)是“這個(gè)事不知道，不清楚，請(qǐng)自己查相關(guān)網(wǎng)站”，這樣不負(fù)責(zé)任的回復(fù)往往失去的就是機(jī)會(huì)。

在筆者主管的辦公室業(yè)務(wù)工作中，建章立制方面尤其需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，發(fā)揮專業(yè)特長(zhǎng)，筆者所在的單位是中國(guó)科學(xué)院擁有野外臺(tái)站最多的單位，而野外臺(tái)站及野外考察的相關(guān)安全管理規(guī)定只散見于研究所相關(guān)制度中，既不利于全面掌握，也不利于實(shí)際執(zhí)行。在中科院向全院征求《中國(guó)科學(xué)院科學(xué)考察安全管理規(guī)定（未定稿）》修改意見時(shí)，筆者首先對(duì)該規(guī)定進(jìn)行了深入學(xué)習(xí)，并根據(jù)自身多年在野外臺(tái)站工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與在行政部門的管理經(jīng)驗(yàn)，提出了修改意見與建議，相關(guān)意見建議被全部采納。在中科院正式印發(fā)《中國(guó)科學(xué)院科學(xué)考察安全管理規(guī)定》之后，筆者積極組織辦公室業(yè)務(wù)骨干，學(xué)習(xí)參考中科院管理規(guī)定，并結(jié)合本單位實(shí)際，制定了研究院的《科學(xué)考察安全管理實(shí)施細(xì)則》，成為全院唯一一家制定了科學(xué)考察安全管理實(shí)施細(xì)則的所級(jí)單位，并獲得中科院領(lǐng)導(dǎo)的高度評(píng)價(jià)與肯定。

同時(shí)，在深入學(xué)習(xí)、廣泛借鑒、細(xì)致研究相關(guān)兄弟院所的安全管理制度之后，結(jié)合自身在科研及管理中遇到的實(shí)際問題，組織團(tuán)隊(duì)對(duì)單位以往相關(guān)的安全制度進(jìn)行梳理、修訂，在全面征求單位領(lǐng)導(dǎo)、科研骨干及管理部門負(fù)責(zé)人意見建議后，制定了《安全保衛(wèi)責(zé)任制實(shí)施細(xì)則》《計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與信息安全工作實(shí)施細(xì)則》和《危險(xiǎn)化學(xué)品安全管理實(shí)施細(xì)則》。

在檔案管理方面，筆者發(fā)現(xiàn)一直以來(lái)本單位沒有制訂過相關(guān)管理規(guī)定，檔案管理主要依據(jù)的是國(guó)家、中科院及地方的相關(guān)管理規(guī)定，對(duì)于在具體的檔案管理中遇到的實(shí)際問題，一直是“摸著石頭過河”，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范要求，從檔案的收集到保管、整理、利用，檔案人員面臨著諸多無(wú)法解決的困難與問題，于是，筆者組織檔案室業(yè)務(wù)主管，通過學(xué)習(xí)國(guó)家及甘肅省相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和中科院及兄弟院所制定的檔案管理規(guī)章制度，結(jié)合自己在科研及管理崗位上對(duì)檔案工作的認(rèn)知，組織制定了本單位第一部《檔案管理辦法》，為檔案管理工作打下了堅(jiān)實(shí)的制度保障。