檔案數(shù)字化與高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)研究

魏婷

摘要：檔案是企業(yè)維持日常業(yè)務(wù)工作的重要工具，它記錄了企業(yè)的業(yè)務(wù)信息，是企業(yè)商務(wù)運作的重要資產(chǎn)和得力助手。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案不斷向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，各種不同形式的檔案資源全部轉(zhuǎn)化為了數(shù)字化的檔案信息。良好的人才隊伍是企業(yè)發(fā)展的主要動力，各大企業(yè)都致力于高素質(zhì)人才隊伍的建設(shè)，以鞏固企業(yè)長久穩(wěn)步發(fā)展。數(shù)字化形式存儲的檔案與企業(yè)高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)之間是否存在著某種關(guān)聯(lián)？如果存在，這樣的關(guān)聯(lián)又是何種關(guān)系？本文將針對檔案數(shù)字化和高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)的問題進行深入研究，旨在幫助各大企業(yè)確定二者關(guān)系，高層人員能夠更好地管理和發(fā)展企業(yè)。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 高素質(zhì)人才 關(guān)系研究

中圖分類號：G627 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）17-0218-02

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化是目前我國企業(yè)檔案管理的必然趨勢。利用網(wǎng)絡(luò)多媒體的存儲技術(shù)的數(shù)字化檔案相較于傳統(tǒng)的文字檔案有著諸多的優(yōu)勢，例如，數(shù)字化的形式存儲，通過網(wǎng)絡(luò)連接的形式使得檔案不易丟失，且方便管理，可以隨時提取利用，各部門之間可以共同利用檔案，實現(xiàn)信息互助，資源共享。這樣的檔案形式方便企業(yè)建設(shè)以及各部門管理，可以提升各部門人力資源工作效率，對高素質(zhì)人才建設(shè)顯然有所助益。同時這種全新的檔案形式也決定了它對高素質(zhì)人才的需求很高?；谶@樣的角度，兩者聯(lián)系一目了然。

一、檔案數(shù)字化與高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)的關(guān)聯(lián)性

企業(yè)檔案中記錄了企業(yè)文化和所有業(yè)務(wù)活動的重要信息，企業(yè)檔案對于企業(yè)管理員工有著不可或缺的重要作用。尤其是對于集團企業(yè)來說，分公司較多且分散各地，僅靠人員監(jiān)督管理是不夠的，必須實現(xiàn)集中制的統(tǒng)一管理。傳統(tǒng)文字檔案在這類公司就顯得捉襟見肘，力不從心了。數(shù)字化檔案對公司自身與分公司管理的助益很大。數(shù)字化檔案結(jié)構(gòu)有序，利用網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一管理，方便公司各部門及時使用企業(yè)業(yè)務(wù)資料，及時作出相應(yīng)的工作規(guī)劃。各部門之間也可以實現(xiàn)資源共享，更加利于各部門相互溝通，增加部門協(xié)調(diào)性。同時減少了管理成本，提升了辦公效率，還減少了檔案保存的風(fēng)險性，對于企業(yè)的高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)有著極大的助益，是各大企業(yè)建設(shè)高素質(zhì)人才團隊的重要方式。

二、目前檔案數(shù)字化存在的問題

（1）高素質(zhì)檔案管理人員的缺失。企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理人員多為傳統(tǒng)的文字檔案管理人員，檔案管理能力具有局限性，檔案管理人員的團隊普遍知識面過窄，專業(yè)知識單一，面向范圍小且掌握程度不足，對于數(shù)字化的檔案管理業(yè)務(wù)不熟練，流程不清晰。甚至是沒有數(shù)字化檔案的分檔管理能力，工作往往力不從心，由此引發(fā)的工作態(tài)度消極懈怠，有的管理人員自行其是，按照自己的意愿隨意分配，致使檔案管理不規(guī)范，數(shù)字檔案系統(tǒng)較為混亂，無法體現(xiàn)數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，甚至不如傳統(tǒng)文字檔案的作用。面對這樣的現(xiàn)狀，檔案管理人員并沒有意識到自身問題所在，沒有順應(yīng)時代發(fā)展，在工作工程中主動了解數(shù)字檔案的特點，學(xué)習(xí)數(shù)字檔案的管理知識。另一方面，現(xiàn)有的檔案管理人員沒有足夠的專業(yè)知識，細節(jié)領(lǐng)悟力不足，知識的運用實踐能力不強，且缺乏檔案部門服務(wù)大眾的工作意識和態(tài)度，檔案管理方式單一，技術(shù)不過硬，不了解計算機技術(shù)，或是會使用網(wǎng)絡(luò)卻不明白數(shù)字化的檔案管理技術(shù)，無法做好數(shù)字化的檔案管理工作。

（2）企業(yè)檔案管理制度存在缺陷。傳統(tǒng)的檔案管理人員不具備現(xiàn)代化檔案管理技能，很多無法勝任現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理員。同時存在著另一個問題，民眾對于檔案管理的工作的看法還停留在過去階段，檔案管理的工作性質(zhì)缺乏主觀能動性，沒有施展自身才能、抱負的平臺，高素質(zhì)人才缺乏對檔案管理工作的興趣，傳統(tǒng)的檔案管理員又無法滿足現(xiàn)如今的數(shù)字化需求。數(shù)字化檔案管理一時之間遇到了瓶頸。另一個方面，企業(yè)對于檔案管理工作也缺乏足夠的重視程度，檔案管理人員資金不高，待遇一般，也沒有什么特殊的福利項目，這樣的工作待遇，難以吸引高素質(zhì)人才。而且，現(xiàn)如今的網(wǎng)絡(luò)普及廣泛，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)達，信息量日益增多。在人事分配改革的背景下，各部門工作量也日益增多，這樣繁雜又豐富的工作量，使得檔案管理員的工作量變多，壓力變大。企業(yè)對于檔案管理的工作制度并不明確，檔案管理沒有明確的部門，也沒有明確的領(lǐng)導(dǎo)人員，工作難以實現(xiàn)部門對接，沒有專業(yè)的檔案團隊管理。這樣多種多樣的矛盾使得企業(yè)無法獲得專業(yè)素質(zhì)高的數(shù)字化檔案管理人員。

三、通過檔案管理實現(xiàn)高素質(zhì)人才建設(shè)的途徑

（1）轉(zhuǎn)變觀念，培養(yǎng)現(xiàn)有員工。企業(yè)檔案從傳統(tǒng)文字檔案轉(zhuǎn)變成電子的數(shù)字化檔案的過程，跨度太大，發(fā)展太快，企業(yè)檔案管理的員工一時之間難以適應(yīng)，且現(xiàn)有管理人員過于被動，主動學(xué)習(xí)的意識不足。因此，企業(yè)需要主動轉(zhuǎn)變員工觀念，培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化的檔案管理人才。首先，讓現(xiàn)有員工意識到時代在變化，只有數(shù)字化的檔案管理才能滿足公司的業(yè)務(wù)需求，讓檔案管理員認識到數(shù)字檔案對企業(yè)的重要性。培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)優(yōu)秀、個人素質(zhì)突出的數(shù)字化檔案管理團隊，安排所有的員工進行進修培訓(xùn)，分派或是聘請專業(yè)人員教學(xué)，讓現(xiàn)有員工掌握數(shù)字化的檔案管理的專業(yè)知識和技術(shù)，熟練使用網(wǎng)絡(luò)進行信息分類和存檔，在各個部門有需求的時候能夠快速熟練地找出相應(yīng)檔案，將檔案信息傳遞給需求部門。讓檔案管理員主動為各部門服務(wù)，進行檔案工作的重新定位，加強自身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)。

（2）公司制度的改變。通過數(shù)字化的檔案管理去實現(xiàn)高素質(zhì)人才建設(shè)，僅靠員工自我意識的覺醒是遠遠不夠的，公司應(yīng)當(dāng)改變現(xiàn)有的檔案管理制度，以一個合理的檔案管理制度迎合員工。首先應(yīng)當(dāng)改變民眾對于檔案管理工作的誤解，讓民眾意識到數(shù)字化檔案管理是一項高素質(zhì)人才才能勝任的工作，提升潛在員工的積極性，讓高素質(zhì)人才紛紛躍躍欲試，想?yún)⑴c到數(shù)字化檔案管理工作中。一方面是企業(yè)提高對于數(shù)字化檔案管理的重視程度，進行公司內(nèi)部和面向大眾的廣泛宣傳，更重要的是提升數(shù)字檔案管理人員的薪資待遇，根據(jù)數(shù)字化管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作態(tài)度發(fā)放獎金，給予管理人員展示自我實力的平臺和機會，提升員工積極性，鼓舞員工認真工作，主動服務(wù)。另一方面，企業(yè)需要進行現(xiàn)有制度的創(chuàng)新，改善現(xiàn)有的工作環(huán)境。檔案管理不能像以前一樣無組織無領(lǐng)導(dǎo)，數(shù)字化檔案管理要求有一個專門的檔案部門，與公司其他部門重要程度一致，其他部門取檔案被歸為部門之間的相互信息對接。且檔案管理部門的負責(zé)人不能使其他部門人員的兼職，必須是專業(yè)的數(shù)字化檔案的管理人才，完善檔案管理的組織性，增添檔案管理人員的歸屬感，建立高素質(zhì)人才團隊。

四、結(jié)語

數(shù)字化檔案管理與高素質(zhì)人才團隊建設(shè)之間的關(guān)系是互相的，檔案管理的數(shù)字化作用于高素質(zhì)團隊建設(shè)，起著正面促進作用；高素質(zhì)人才團隊的建設(shè)反作用于數(shù)字化檔案管理，彌補了檔案管理的諸多不足，起著側(cè)面推進作用。企業(yè)的發(fā)展離不開員工的努力，企業(yè)的進步需要高素質(zhì)人才團隊建設(shè)，高素質(zhì)人才團隊建設(shè)離不開良好的檔案管理方式。建立數(shù)字化檔案對于企業(yè)整體是絕對有所助益的。

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責(zé)任編輯：劉健