“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理模式研究

萬玉俠

摘要：運用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維優(yōu)化與變革檔案管理模式是當今以及未來社會發(fā)展的必然趨勢。本文從“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理的特征出發(fā)，分析檔案大數(shù)據(jù)特性的理論體系、資源體系、保障體系以及管理體系等四大變化給檔案工作帶來的機遇和挑戰(zhàn)，提出了在大數(shù)據(jù)視野下從法律法規(guī)、數(shù)據(jù)管理、責任追究、數(shù)據(jù)開放等方面提升檔案管理的改進措施。本文通過對“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理模式的研究，為促進檔案管理工作便捷化、科學化、系統(tǒng)化提供了一定了參考依據(jù)。

關鍵詞：檔案數(shù)據(jù)化 檔案管理體系

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）17-0219-02

隨著科學技術的不斷進步，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來給當今社會管理模式帶來了巨大變革和機會，促進新時期政府、事業(yè)單位、企業(yè)等組織團體不斷創(chuàng)新、變革管理和服務。對于檔案管理工作來說也不例外。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理的時代特征

（1）檔案管理數(shù)據(jù)化工作復雜繁重。各級檔案業(yè)務管理部門面臨的業(yè)務量是巨大的，需要對過去大量的紙質(zhì)檔案運用計算機數(shù)據(jù)全部完整地轉化為互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡檔案。而檔案數(shù)據(jù)資源量的增長速度與從事數(shù)據(jù)整理檔案人員的增長速度是不成正比的，這就勢必造成檔案數(shù)據(jù)管理人員工作強度日益加重。

（2）檔案資源利用率大幅提升?；ヂ?lián)網(wǎng)背景下的檔案管理信息化工作主要利用信息技術來進行歸納、分析、整理、總結。尤其是在資源共享的背景下，檔案的利用效率會大大提升，也就避免了大量的重復勞動。這更為今后相當長的一段時間內(nèi)的檔案管理工作的不斷優(yōu)化改進提供了先決條件。

（3）檔案管理信息化需要不斷更新。檔案管理網(wǎng)絡信息化的模式不是一成不變的，需要持續(xù)的變革創(chuàng)新。檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)模式下往往會存在一些技術瓶頸，檔案管理在新數(shù)據(jù)平臺環(huán)境下的法律法規(guī)相對不夠完善，進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理模式缺少專業(yè)性的法律武器做保障。檔案管理人員的業(yè)務技能和知識理念也需要不斷提升，不斷適應社會變革的需要。

因此，結合互聯(lián)網(wǎng)背景下的時代特征，檔案管理模式的嬗變特點有哪些，給社會帶來哪些變革；較之傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)代檔案管理模式有哪些改進等等，這些問題非常值得我們?nèi)ド钊胙芯俊?/p>

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理模式的變化

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，在檔案管理模式方面發(fā)生了巨大的變化，主要表現(xiàn)為以下幾個方面。

（1）檔案管理理論體系的變化?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代數(shù)據(jù)信息量的劇增這個突出特征，決定了檔案管理理論也要產(chǎn)生時代的演變。互聯(lián)網(wǎng)倡導的是一切數(shù)據(jù)皆有用，不再是抽樣數(shù)據(jù)。大檔案觀是將檔案管理工作定義為能夠囊括一切數(shù)據(jù)，將社會生產(chǎn)和人們活動中的信息以數(shù)據(jù)的形式真實地記錄下來，并為人們所使用?；ヂ?lián)網(wǎng)時代下的檔案管理工作的變革是既有服務層次、結構的深度變革，是服務需求領域寬度的變革，即在大服務觀理論指引下，為用戶提供數(shù)據(jù)文件本身的真實性以及數(shù)據(jù)文件所覆蓋的隱含信息。

（2）檔案數(shù)據(jù)資源體系的變化。傳統(tǒng)意義上的檔案數(shù)據(jù)資源是用館藏量來衡量的，用館藏資源來評價某個檔案管理部門的業(yè)績優(yōu)劣，這也就造成了各級檔案管理部門各自為政，在檔案的使用上設置各種壁壘，檔案的使用效率十分低下。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案資源是基于大數(shù)據(jù)、信息平臺化、資源共享的管理體系。數(shù)據(jù)資源的信息收集、數(shù)據(jù)存儲、資料使用等方面與傳統(tǒng)模式截然不同。在資源共享平臺下，各級管理部門的數(shù)據(jù)資源會呈現(xiàn)翻倍的增長，檔案管理部門間的協(xié)作配合、交叉作業(yè)的頻次也會空前迅猛加劇。同時，檔案數(shù)據(jù)的類型也會多樣化、多元化，不僅有文字紙質(zhì)，也有視頻、聲頻、實物等載體，為客戶的使用提供了極大的便利。

（3）檔案安全保障體系的變化。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，隨著檔案數(shù)據(jù)化、信息化、平民化，檔案安全保障工作的重要性逐漸上升。檔案安全保障是檔案安全管理部門履行政府職能的底線，也是行使檔案管理職權的基本紅線。面對日益增加的數(shù)據(jù)檔案，檔案部門利用大數(shù)據(jù)、云平臺來處理檔案業(yè)務已經(jīng)成為常態(tài)，但是互聯(lián)網(wǎng)的技術保障、信息保密等問題隨著數(shù)據(jù)共享程度的提升日益暴露出來，構成信息安全的威脅因素也越來越多，檔案安全保障面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。

（4）檔案行政管理體系的變化。檔案行政管理的基本原則是黨政統(tǒng)管、分層負責、減少干預。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，政府對企事業(yè)單位是集中管控，由政府主導并實施宏觀調(diào)控?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代下，企事業(yè)單位的檔案業(yè)務管理工作形式和內(nèi)容發(fā)生了變化，一些檔案業(yè)務的輔助服務開始尋求合作模式。檔案服務中介機構隊伍應時代而生并迅速發(fā)展壯大。作為檔案行政管理機構，不僅要適應這一變化，更要轉變觀念，在日常管理中要充分發(fā)揮監(jiān)督、指導與服務職能，確保檔案行政執(zhí)法的強制性，突顯檔案行政執(zhí)法的權威性。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代應對檔案管理模式變化的策略

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理模式不斷變化的客觀因素下，政府檔案管理機構需要從法律法規(guī)、檔案數(shù)據(jù)管理、責任追究機制、政府開放機制等方面不斷創(chuàng)新檔案管理，建立起能夠適應檔案管理模式不斷變化的新體系。

（1）完善法律法規(guī)制度，確保檔案管理信息化有法可依。《中華人民共和國檔案法》和《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》是現(xiàn)行的、開展檔案工作的依據(jù)和準則?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”檔案管理工作也要在傳統(tǒng)的法律法規(guī)的框架下不斷完善，結合新形勢，貼近新要求，盡快研究出臺新制度，從而規(guī)避風險，滿足新時代的工作要求。要樹立檔案管理的嚴肅性，加強頂層設計，運用好大數(shù)據(jù)管理特征，明確各行業(yè)、各專業(yè)、各業(yè)務領域的政策性指導意見，結合具體的業(yè)務背景、業(yè)務流程、導向意圖等因素來出臺不同的規(guī)章制度，從體制機制上來規(guī)范檔案數(shù)據(jù)管理工作，確保制度標準化、業(yè)務流程化、管理信息化。

（2）創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)管理，提升檔案多元化服務理念?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，檔案資源管理工作要用新思維和新方法，倡導人性化、個性化、智能化和知識化服務理念。在服務領域方面，不僅要在數(shù)據(jù)的歸檔、整理、甄別、分析上下工夫，使得檔案數(shù)據(jù)功能全面、真實、有效；而且也要在數(shù)據(jù)背后的實質(zhì)上下工夫，要勤于檔案的定性分析、檔案的注釋說明，完善檔案的預警機制，利用大數(shù)據(jù)技術，深入挖掘檔案知識，運用科學手段，提高檔案使用效率。在服務質(zhì)量方面，要精準匹配檔案數(shù)據(jù)采集對象、檔案數(shù)據(jù)使用目的、檔案數(shù)據(jù)開發(fā)路徑、檔案服務內(nèi)容、檔案數(shù)據(jù)服務方式等。

（3）強化責任追究機制，確保檔案安全管理責任到人。檔案管理的核心問題就是檔案安全問題。作為檔案管理部門，要健全檔案安全責任制，嚴格責任落實，逐步建立起自上而下的責任分級管理體系。要健全檔案安全應急管理制度，領導全體檔案工作者時刻保持高度安全意識，建立風險防控體系，定期梳理分析檔案管理安全風險源，制定整改措施，從源頭上規(guī)避檔案管理風險。要建立責任到人機制，明確崗位職責、機構職責，針對職責分工，分別制定嚴格的責任追責辦法，從制度上約束管理安全。

四、結論及啟示

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作內(nèi)容和形式是不斷變化的，檔案部門要學會適應和利用“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理工作的新特點，不斷在變化中求突破、求發(fā)展?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代的到來，給檔案管理工作帶來的影響是不言而喻的，通過對互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理模式的變化及其科學應對策略的深入研究，科學應對檔案管理模式的變化，尋求“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理的有效路徑，能夠促使檔案管理信息化帶來革命性的發(fā)展。

參考文獻：

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[2]韋曉青.基于信息化時代開展高校檔案管理創(chuàng)新建設[J].青海師范大學學報：哲學社會科學版，2011.

責任編輯：張蕊