張玉華

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）32-0252-01

為了順應(yīng)新時(shí)代教育教學(xué)理念的不斷更新、教育改革的不斷推行，我國(guó)許多高校都開展了學(xué)院制的改革，即為實(shí)行校、院二級(jí)管理。形成二級(jí)學(xué)院之后，學(xué)院不再是以前單一的教學(xué)為主的單位體系。學(xué)院擁有了更多的職能管理權(quán)利，同時(shí)也帶來了更多的工作任務(wù)和承擔(dān)。二級(jí)學(xué)院是組成基層工作的核心部分，也是學(xué)院管理和信息中樞機(jī)構(gòu)。面對(duì)新的改革任務(wù)和繁重的辦公室工作，何如優(yōu)化二級(jí)學(xué)院的辦公室工作，提高工作效率，更好地為學(xué)院服務(wù)，就成為了一個(gè)值得探究的問題了。

一、二級(jí)學(xué)院辦公室工作的定位

二級(jí)學(xué)院辦公室工作是一個(gè)綜合性的崗位，是學(xué)院師生的服務(wù)者；日常工作的組織管理者；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀者；各部門信息網(wǎng)絡(luò)的協(xié)調(diào)、聯(lián)系者[1]。

服務(wù)性。服務(wù)是辦公室工作的本職工作，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教職工、學(xué)生、教學(xué)、科研、行政部門等提供服務(wù)。

組織管理性。實(shí)行校、院二級(jí)管理后，辦公室成為學(xué)院開展、傳達(dá)各項(xiàng)工作的窗口和平臺(tái)，需要更加有效的組織和管理相關(guān)的工作。

聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)性。主要體現(xiàn)在與學(xué)校各職能部門、與學(xué)院內(nèi)部教職工的溝通協(xié)調(diào)。做好上傳下達(dá)的工作，促進(jìn)縱向和橫向工作保持暢通、順利的開展。

二、二級(jí)學(xué)院辦公室工作的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）工作任務(wù)日益繁重、工作人員缺乏

實(shí)行校、院二級(jí)管理之后，學(xué)校職權(quán)下放，直接加重了二級(jí)學(xué)院的辦公室工作。辦公室不僅需要做好學(xué)院的相關(guān)日常服務(wù)，還需要承擔(dān)更多的管理工作，需要隨時(shí)對(duì)接學(xué)校各個(gè)行政部門安排的工作。此外，對(duì)二級(jí)學(xué)院各項(xiàng)教育教學(xué)及管理工作也提出了更高的要求，如：高校學(xué)生的擴(kuò)招、加強(qiáng)學(xué)院的科研申報(bào)、教學(xué)教改活動(dòng)等等，都直接對(duì)接到了各個(gè)二級(jí)學(xué)院的辦公室。

二級(jí)學(xué)院辦公室人員缺乏。一般來說，高校更加重視一線專職教師的人員比例，從而減少辦公室等行政人員的比例。在一些二級(jí)學(xué)院辦公室只有一名工作人員，更有甚者辦公室的一名工作人員同時(shí)兼職好幾個(gè)崗位。

（二）工作效率低、重復(fù)率高

辦公室工作千頭萬緒，工作內(nèi)容非常繁雜，需要進(jìn)行科學(xué)的時(shí)間和工作的安排才能避免重復(fù)的工作和提高工作的效率。但二級(jí)學(xué)院辦公室工作又是對(duì)接學(xué)校各個(gè)職能部門的窗口，是職能部門所需信息的第一手來源。不同的職能部門之間下達(dá)任務(wù)互不通氣，把大量的、重復(fù)的工作就扔到了辦公室工作人員頭上。耗費(fèi)大量時(shí)間來處理重復(fù)的工作，無暇顧及其他工作，更加的降低了工作效率。

（三）工作地位、回報(bào)不對(duì)等

在二級(jí)學(xué)院辦公室工作任務(wù)量的不斷加重和工作要求不斷提高的同時(shí)，工作的地位和待遇卻沒有得到相應(yīng)的提高。高校在以學(xué)者為本的理論下，專職教師在收入、工作強(qiáng)度、工作量、工作時(shí)間彈性和重視程度上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于辦公室工作。這與高強(qiáng)度、低收入的辦公室工作形成了巨大的反差，也使得辦公室工作人員產(chǎn)生了強(qiáng)烈的自卑心理。

三、提高二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率和質(zhì)量的思考

（一）重視辦公室人員的學(xué)習(xí)及隊(duì)伍建設(shè)

重視辦公室工作，系統(tǒng)、全面、持續(xù)地開展對(duì)辦公室工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，是一項(xiàng)迫在眉睫的任務(wù)。在內(nèi)容上著重于管理能力、協(xié)調(diào)能力、文件處理能力、接待能力等，切實(shí)提高辦公室人員的素質(zhì)，有效的促進(jìn)管理隊(duì)伍專業(yè)化，提高二級(jí)學(xué)院辦公室管理效能。

（二）加速信息化建設(shè)，提高工作效率

高校應(yīng)加速建設(shè)全校的信息化管理，建立電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高辦公室工作效率。二級(jí)學(xué)院辦公室將資料分類管理之后，上傳到相關(guān)的信息平臺(tái)，各個(gè)職能部門需要什么信息，自行到信息數(shù)據(jù)庫(kù)提取。這樣，避免了職能部門多次、重復(fù)向二級(jí)學(xué)院辦公室索取數(shù)據(jù)的工作，減少工作的重復(fù)率。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使得辦公室得到更加全面的信息，能隨時(shí)監(jiān)控信息的變化，實(shí)時(shí)了解師生信息動(dòng)態(tài)，還能避免因時(shí)間過久或因工作變動(dòng)帶來的信息缺失或者誤差。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)、優(yōu)化激勵(lì)機(jī)制

根據(jù)辦公室工作性質(zhì)和特點(diǎn)，建立一套辦公室工作規(guī)范流程。制訂出既能明確辦公室權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)，又能夠促進(jìn)辦公室工作人員積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性的現(xiàn)代管理制度。規(guī)范辦公室工作，使工作人員在規(guī)范履行自身工作職責(zé)的同時(shí)又能看到自身發(fā)展的方向[2]。

科學(xué)優(yōu)化激勵(lì)機(jī)制，提升辦公室工作人員對(duì)自身崗位的認(rèn)同感和歸屬感?？茖W(xué)設(shè)置考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，在評(píng)價(jià)指標(biāo)中凸顯積極性、創(chuàng)造性、服務(wù)性等相關(guān)指標(biāo)。并以此進(jìn)行考核監(jiān)督，實(shí)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣、多勞多酬、優(yōu)能優(yōu)崗。讓辦公室工作人員可以合理規(guī)劃自己的職業(yè)生涯，對(duì)工作充滿希望，實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉立霞，陳洪芳，劉美榮.高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的新思考[J].黑龍江高教研究，2015（1）：65

[2]吳學(xué)晶.高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理創(chuàng)新研究.教育評(píng)論[J].2017（3）：65