如何做好中學(xué)人事檔案的接收與管理

何菁霞

摘 要：中學(xué)人事檔案管理對于中學(xué)日常的教學(xué)活動有重要的作用，一定程度上可以推動中學(xué)教育水平的提高。做好中學(xué)人事檔案的管理和接收工作，已經(jīng)成為判斷中學(xué)教學(xué)水平的重要因素之一。我國中學(xué)的人事檔案的接收和管理工作仍然存在許多問題，需要中學(xué)檔案管理層從多個方面完善人事檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案；中學(xué)；檔案接收與管理

中學(xué)人事檔案記錄了教職工的工作履歷、獎勵處分情況和思想道德、教學(xué)成果等等重要內(nèi)容，是中學(xué)合理配置人力資源的重要依據(jù)。我國中學(xué)的人事檔案接收和管理過程中，存在著對檔案管理工作不重視，管理方式落后，管理人員水平差等等問題。

1 中學(xué)人事檔案接收和管理的重要性

中學(xué)的人事檔案中記錄了教職工的個人社會經(jīng)歷，包括業(yè)務(wù)能力、思想道德和工作業(yè)績等，還包括教師的個人履歷、考核、職稱、學(xué)歷等等，以及對教師聘用、獎勵和退休、處分等等材料的記錄和整理，對教師的正常教學(xué)和職位調(diào)動有重要意義。

人事檔案管理體現(xiàn)了中學(xué)教職工的工作情況，詳細記錄了教職工的信息，是組織認可的個人資料，詳細記錄了教職工的教學(xué)能力、思想道德和工作經(jīng)驗，反映出教職工的真實水平[1]。中學(xué)人事檔案的有效管理有利于學(xué)校的人事變動的科學(xué)和合理性，是中學(xué)選拔干部的重要依據(jù)，對中學(xué)的人力資源的合理配置起到了重要作用。

2 中學(xué)人事檔案接收和管理中存在的問題

2.1 學(xué)校缺乏對檔案管理工作的重視

部分中學(xué)缺乏對人事檔案管理的重視，人事檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，不等管理人員甚至是兼職，由有教學(xué)任務(wù)或其他工作的人員擔(dān)任，主要精力放在了教學(xué)活動上，在人事檔案的管理上只做到了保管工作，對于人事檔案的接收、整理、查詢都沒有盡到自己的義務(wù)，導(dǎo)致中學(xué)人事檔案管理不善，無法為學(xué)校的人事變動提供依據(jù)。

2.2 中學(xué)的管理方式落后

多數(shù)中學(xué)的人事檔案管理使用的還是紙質(zhì)檔案，缺乏電子化數(shù)據(jù)庫接收并管理人事檔案。現(xiàn)今對人事檔案管理的要求越來越高，沒有現(xiàn)代化的電子數(shù)據(jù)庫，很難達到中學(xué)全部教職工人事檔案全面、完整的水平?，F(xiàn)今以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理方式比較落后，已經(jīng)不能適應(yīng)中學(xué)對人事檔案管理的需求，也不利于中學(xué)的合理的人員配置[2]。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

人事檔案管理需要管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)性，具備一定的識別、分類歸納能力。部分中學(xué)受人員和資金的限制，沒有聘請合適的專業(yè)管理人員，而是選擇退休人員或在職人員兼職，在工作中也缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員沒有專業(yè)的管理水平，人事檔案管理工作混亂。

2.4 缺乏人事檔案管理規(guī)范

部分中學(xué)對于人事檔案的接收和管理缺乏完整的制度規(guī)范，人事檔案在接收時缺乏一整套的入檔、查閱、歸納程序，導(dǎo)致人事檔案容易發(fā)生材料不齊全，紙張規(guī)格不一致的問題。在檔案管理過程中，檔案管理工作比較瑣碎，大多資料為員工手寫，在入檔和保存時很容易因為保管不善而造成檔案遺失或損壞。

3 做好中學(xué)人事檔案接收和管理的措施

3.1 加強中學(xué)對人事檔案接收和管理重視

人事檔案是反映中學(xué)教職工工作經(jīng)歷和經(jīng)驗的重要依據(jù)，對教職工的升遷、中學(xué)的人員調(diào)動有重要意義。良好的人事檔案管理有利于中學(xué)的人力資源開發(fā)和教職工的工作發(fā)展。因此，中學(xué)必須提高對人事檔案接收和管理的重視，提高人事檔案的管理質(zhì)量，最大限度地開發(fā)人事檔案的價值。

3.2 引進先進的檔案管理方式

近年來信息技術(shù)逐漸成為檔案管理的重要方式。通過計算機等硬件設(shè)施和數(shù)據(jù)庫等軟件設(shè)施，檔案管理已經(jīng)進入了集電子化、接收、儲存和查閱為一體的無紙化數(shù)據(jù)庫，大大提高了檔案管理的效率，減少檔案接收時的遺失、損壞的幾率，無紙化辦公也解決了檔案紙張規(guī)格不同的問題[3]。引進先進的信息技術(shù)軟硬件設(shè)施，通過掃面和數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆绞剑瑢⒔搪毠さ臋n案上傳到中學(xué)的人事檔案數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫可以做到良好的存儲和隨時調(diào)取查閱，有利于提高檔案管理工作

效率。

3.3 建立完善的人事檔案管理制度

要做好人事檔案接收和管理工作，就要制定完善的人事檔案管理制度，制定一套規(guī)范的接收、存儲、查閱流程程序，對人事檔案接收和管理工作作出嚴格的規(guī)定，完善人事檔案管理制度。加強對人事檔案接收和管理工作的監(jiān)管，督促管理工作人員做好人事檔案接收和管理工作，減少檔案的遺失和損毀現(xiàn)象的發(fā)生。

3.4 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)對檔案的接收和管理工作有重要影響。中學(xué)要提高人事檔案的管理水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過培訓(xùn)等形式，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理人員對檔案管理專業(yè)知識和能力的學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員對計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫等技能的學(xué)習(xí)。同時，提高檔案管理人員的職業(yè)道德，使人事檔案管理人員在工作過程中能夠盡職盡責(zé)，減少檔案遺失或損壞等情況，提高檔案管理、查閱的工作效率。

3.5 中學(xué)要培育引進優(yōu)秀的檔案管理人才

優(yōu)良的檔案管理人才是中學(xué)提高人事檔案管理水平的保證，在人事檔案管理人員多數(shù)為教職工兼職，檔案管理人員缺乏專業(yè)性的情況下，中學(xué)可以聘請專業(yè)的檔案管理人才進行人事檔案接收和管理工作，也可以加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高中學(xué)的人事檔案管理水平。

3.6 加強人事檔案傳遞的規(guī)范化

人事檔案的查閱、使用都是中學(xué)人事檔案在人事調(diào)動中的主要用途。人事檔案的傳遞過程也極易造成檔案的遺失和損壞，必須做到規(guī)范化傳遞。在人事檔案的傳遞過程中，要抓緊完成檔案材料的審核和歸檔工作，不符合要求的檔案材料要及時整改，保證人事檔案及時歸檔。人事檔案的齊全完整、內(nèi)容準確和規(guī)范性是檔案的基本要求，對于需要接收的檔案，要準確詳細地做好接收清單，將信息輸入電子數(shù)據(jù)庫。接收后的檔案材料要進行認真審核，按照人事檔案審核標準嚴格把關(guān)，不符合要求的人事檔案要及時整改。在檔案傳遞過程中，要嚴格遵循檔案傳遞的規(guī)定，防止出現(xiàn)丟失損毀現(xiàn)象，避免出現(xiàn)無頭檔案。在歸檔過程中，要做好移交清單和回執(zhí)的妥善保管工作[4]。要保證檔案的完整真實，及時歸檔和規(guī)范化保存。做好紙質(zhì)檔案向電子檔案的輸入工作，及時完成檔案的電子化進程，在此過程中要保證檔案的完整齊全。人事檔案反映教職工的個人經(jīng)歷和工作業(yè)績等等，必須要符合客觀實際。在檔案的整理過程中，要檢查與實際情況與個人信息是否符合，檔案基本情況要與本人一致，對檔案內(nèi)容要做好審核工作，不真實的檔案要及時清除處理，并做好整改工作。

4 結(jié)語

中學(xué)的人事檔案記錄了教職工的個人簡歷、工作經(jīng)歷和思想道德等重要信息，在中學(xué)的人員調(diào)動和人力資源調(diào)整中發(fā)揮重要作用。中學(xué)要做好人事檔案的接收和管理工作，就要加強對人事檔案管理工作的重視，建立完善的人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)，有效提高人事檔案接收和管理工作的水平。

參考文獻

[1]李葆華.如何優(yōu)化中學(xué)人事檔案管理工作之我見[J].時代金融，2016（35）.

[2]普瓊.優(yōu)化中學(xué)人事檔案管理工作之我見[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（10）：139.

[3]劉亦子.淺談人事檔案在中學(xué)人力資源管理中的作用[J].卷宗，2016（4）.

[4]于楊.淺析人事檔案在人力資源管理中的重要作用[J].決策與信息，2015（24）：147.