大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用

劉佳麗

摘要隨著信息時代的快速發(fā)展，社會經(jīng)濟(jì)水平也越來越高，隨著企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)在發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案信息也會越來越多，然而原始的處理企業(yè)檔案的方法已經(jīng)不太適用于現(xiàn)在的時代發(fā)展，在這樣一個信息化的大背景下，在大數(shù)據(jù)時代的快速持續(xù)發(fā)展中，企業(yè)檔案信息化不但可以完善企業(yè)信息資源的服務(wù)水平，還可以節(jié)省企業(yè)大量的人力物力資源，所以大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化的管理和建設(shè)已經(jīng)是我們企業(yè)未來發(fā)展的趨勢和需求。那么企業(yè)應(yīng)該如何把大數(shù)據(jù)運(yùn)用到企業(yè)檔案信息化建設(shè)中去，本文就大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞企業(yè) 檔案 大數(shù)據(jù) 信息化建設(shè)

一、前言

現(xiàn)在我們生活的時代是信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛普及運(yùn)用，使用者的海量信息衍生成了龐大的數(shù)據(jù)量，最后發(fā)展形成我們的新時代——大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)是一種資訊，這種資訊所涉及的資料的信息量規(guī)模龐大，有時候信息數(shù)據(jù)量大到目前的主流軟件工具都無法在合理的時間內(nèi)完成獲取、管理、處理、并整理成能夠有利于企業(yè)經(jīng)營管理決策的信息。在這大數(shù)據(jù)發(fā)展的時代，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的時候，不僅僅要對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，進(jìn)行資源整合，然后有效的信息能夠被共享再利用，還要完成企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)。

二、大數(shù)據(jù)運(yùn)用于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的要求

（一）企業(yè)檔案信息化建設(shè)的前提是企業(yè)能夠保證企業(yè)信息化建設(shè)中硬件設(shè)施的質(zhì)量，系統(tǒng)軟件設(shè)計的完美，企業(yè)一般的硬件設(shè)施包括：計算機(jī)、高速掃描儀、服務(wù)器、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、硬盤、光盤設(shè)備等等。企業(yè)在安排檔案管理人員時，要對他們進(jìn)行統(tǒng)一的集中培訓(xùn)管理，在短時間內(nèi)，可以盡快的讓檔案管理人員能夠提高自身的能力，也可以提升他們的職業(yè)素質(zhì)。在集中培訓(xùn)期間，讓員工學(xué)習(xí)技能的同時，還可以讓培訓(xùn)員工對企業(yè)的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)使用后能夠進(jìn)行評價，提出一些有用的建議。這樣可以督促企業(yè)對配備的設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化更新，為企業(yè)建立更完善的檔案信息化體系。

（二）企業(yè)各個部門的檔案資料要進(jìn)行集中的匯總和整理然后再錄入到檔案系統(tǒng)中，對企業(yè)的所有資料信息建立統(tǒng)一的信息化數(shù)據(jù)的格式，能夠減少檔案工作人員勞動力的反復(fù)使用在同一件事上，減少人力資源的浪費(fèi)，提高工作效率。

（三）企業(yè)應(yīng)該要對企業(yè)的檔案信息進(jìn)行分級保密處理，對企業(yè)的檔案管理工作人員進(jìn)行明確的責(zé)權(quán)分配，而且還要設(shè)置相應(yīng)的級別查詢權(quán)限和管理人員身份的驗(yàn)證，確保檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性。我們生活的時代是一個不斷發(fā)展變化的時代，所以企業(yè)的檔案工作人員要通過不斷的學(xué)習(xí)不斷的尋求創(chuàng)新來提升自我素質(zhì)技能，提高專業(yè)水平才能適應(yīng)時代不被淘汰出局。

三、大數(shù)據(jù)運(yùn)用于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)

為了符合時代的發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該注重大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的環(huán)節(jié)，并從以下幾個方面著手開展：我要在現(xiàn)有的企業(yè)檔案信息化原本的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)我們紙質(zhì)信息資源的轉(zhuǎn)化率，不斷豐富和擴(kuò)大檔案信息資源系統(tǒng)，加大開放檔案的力度和檔案的利用率，然后在把網(wǎng)絡(luò)連接加大檔案信息化建設(shè)，我們可以分門別類增加檔案的多樣性，方便使用者尋找也能滿足他們的多樣性需求。希望通過加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化環(huán)節(jié)建設(shè)來提高企業(yè)檔案的利用率，讓使用者在海量的數(shù)據(jù)中能夠?qū)ふ业阶约核枰闹R信息，來實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的共享并推動檔案信息化建設(shè)的目的。

四、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

在現(xiàn)代的企業(yè)中，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案信息化管理越來越被企業(yè)所重視，而我們現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息化的主要方向就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息存儲的數(shù)字化、檔案開發(fā)的智能化、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息服務(wù)的遠(yuǎn)程化。企業(yè)檔案信息化要達(dá)到信息資源的有效配置就要要求企業(yè)能夠整合處理企業(yè)內(nèi)部之間的各種真真假假的信息資源。但是，在檔案信息化建設(shè)的實(shí)際發(fā)展過程中，它們發(fā)展的進(jìn)程會受到很多因素的制約，信息化的發(fā)展速度也會相對的比較緩慢。在企業(yè)中，有時會發(fā)生企業(yè)內(nèi)部會出現(xiàn)信息資源的不統(tǒng)一，有明顯偏差等現(xiàn)象，會使企業(yè)內(nèi)部信息資料的運(yùn)行、傳輸達(dá)不到預(yù)期的效果，針對這一系列的問題，就需要企業(yè)對檔案信息進(jìn)行整合，讓企業(yè)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)。

五、大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用策略

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，它也促進(jìn)我國企業(yè)的合理規(guī)劃發(fā)展，企業(yè)決策分析拋棄了傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)和直覺，通過大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析得出結(jié)論?，F(xiàn)在大數(shù)據(jù)分析已經(jīng)是我國企業(yè)發(fā)展決策的重要依據(jù)。所以，利用大數(shù)據(jù)建立企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)是我們企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用策略應(yīng)該按照以下幾點(diǎn)進(jìn)行：

（一）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)支撐。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的開始就是企業(yè)傳統(tǒng)檔案資料的數(shù)字化，包括企業(yè)檔案信息的采集、數(shù)字化的處理、檔案信息的傳遞等一系列復(fù)雜的工作，當(dāng)然企業(yè)要想運(yùn)作這些工作，就需要先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及硬件設(shè)施和配套軟件的幫助支持。比如，企業(yè)應(yīng)該全面配備輸入設(shè)備（計算機(jī)、高速掃描儀）、打印輸入設(shè)備（打印機(jī)）、復(fù)印設(shè)備（復(fù)印機(jī)）、海量存儲設(shè)備（硬盤、光盤設(shè)備、繪圖儀器等），同時企業(yè)也要配備企業(yè)檔案管理應(yīng)用軟件，讓企業(yè)檔案信息能夠歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理現(xiàn)代化。

（二）完善企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是企業(yè)檔案信息化建設(shè)有效的法律保障，也是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的前提要求。數(shù)字化檔案的一系列運(yùn)作都必須達(dá)到標(biāo)椎化、有序化和規(guī)范化，防止出現(xiàn)種種問題。所以企業(yè)檔案管理部門要加快并完善企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立健全完善的企業(yè)檔案信息化制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。讓企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依，能夠順利的進(jìn)行建設(shè)。

（三）加強(qiáng)信息化條件下企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與保護(hù)。信息技術(shù)給企業(yè)檔案信息的使用帶來便利的同時，也會給企業(yè)檔案信息中的商業(yè)機(jī)密和企業(yè)核心商業(yè)數(shù)據(jù)的安全帶來許多危險，所以企業(yè)要從根本上消除這些危險和漏洞。當(dāng)然除了一般的抵御防護(hù)手段外，企業(yè)還必須加強(qiáng)檔案信息的保護(hù)，實(shí)行檔案信息的審計，信息資源的共享要有限，特殊情況時可以采用隔離等手段，為了更好的保護(hù)企業(yè)檔案信息的安全。同時，企業(yè)也不能忽視對紙質(zhì)檔案的安全保管，要確保建立的電子檔案與紙質(zhì)的檔案一致性的原則，讓企業(yè)檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展。

（四）加強(qiáng)培養(yǎng)企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍的素質(zhì)。要想企業(yè)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展就要加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍的素質(zhì)培養(yǎng)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要的是復(fù)合型的技術(shù)性強(qiáng)的人才，檔案工作人員不僅僅需要掌握基本的力公自動化及信息化軟件的正常使用，還要具有生產(chǎn)流程管理、復(fù)雜信息處理檔案的能力，所以企業(yè)要想能夠積極的推進(jìn)企業(yè)檔案信息化的建設(shè)，就必須加強(qiáng)信息技術(shù)人才的引進(jìn)和企業(yè)已有的檔案人員技術(shù)知識的培訓(xùn)，以此來提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的能力。

六、結(jié)語

企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部的信息資源，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，也是企業(yè)在作各種決策的重要依據(jù)。信息技術(shù)的發(fā)展給企業(yè)檔案信息化管理提供了有利條件，能夠加快企業(yè)檔案信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的有效共享和合理的被利用。所以企業(yè)應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的情況，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)體系，給企業(yè)以后發(fā)展決策提供科學(xué)有效地依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)的健康快速發(fā)展。