小議檔案信息化建設的重要性

李艷娥

【摘要】隨著計算機技術和儲存技術的飛速發(fā)展，無紙化辦公成為今后的發(fā)展方向，檔案管理也隨著社會的發(fā)展而逐步進入信息化建設時期，檔案信息化建設在當今社會越來越重要，本文就檔案的信息化建設做了一些探討和研究，希望引起相關部門的重視。

【關鍵詞】檔案信息化;信息化建設;重要性;意義

著計算機技術和儲存技術的飛速發(fā)展，無紙化辦公成為今后的發(fā)展方向，檔案管理也隨著社會的發(fā)展而逐步進入信息化建設時期，檔案的作用也日益凸顯。要實現(xiàn)檔案信息化，其基礎工作就是實現(xiàn)檔案的計算機管理，充分發(fā)揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，了解和掌握計算機的功能和作用;應用計算機技術管理館藏檔案;建立現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫。

一、檔案信息化的內(nèi)涵及信息化建設的必要性

什么是檔案信息化？《檔案信息化建設導論》一書把檔案的信息化定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。紙質(zhì)檔案作為一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點，檔案數(shù)字化建設，可改善檔案管理單一的操作模式，打破檔案利用的局限，是順應時代發(fā)展的新舉措。電子文件實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)省了文件周轉的流程，方便查閱。檔案數(shù)字化與電子文件的有效結合，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務職能轉變，為用戶提供高效，優(yōu)質(zhì)服務。

（一）檔案信息化建設中存在的問題

（1）缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視硬件系統(tǒng)的建設，忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設等軟件建設，具體表現(xiàn)在：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一;并且由于缺乏技術組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡技術的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準;這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

（2）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)跟不上時代的發(fā)展。老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理十分熟悉，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術;而年輕的檔案管理人員懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學習，也沒有通過系統(tǒng)培訓，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

（3）數(shù)據(jù)儲存、保護存在風險。目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數(shù)據(jù)庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風險所在。

二、檔案信息化建設的重點

檔案信息化的本質(zhì)就是在信息技術的武裝下，對檔案信息由保管向利用服務方向轉變，信息技術是其中的關鍵。檔案信息化建設的重點包括檔案標準規(guī)范建設，基礎設施建設，檔案信息化系統(tǒng)建設及人才隊伍建設等。

（一）加強檔案工作標準規(guī)范的建設。檔案信息化的首要任務就是檔案業(yè)務要規(guī)范，完善檔案信息化制度建設，并嚴格按照制度要求貫徹實施，層層把關，責任到人。根據(jù)相關的技術標準，各級檔案部門應加強電子文件的歸檔和日常規(guī)范管理，按照電子文件管理規(guī)定要求，保證已歸檔的電子文件的真實、完整和安全。

（二）加強檔案基礎設施建設。應配備必要的服務于檔案信息化的設備，滿足檔案信息資源開發(fā)，信息處理與傳輸對技術裝備的要求。

（三）建立檔案信息化系統(tǒng)。檔案信息的建設需要強大的，功能全面的檔案數(shù)據(jù)庫做保障，建立全文信息，圖像信息，數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能，滿足檔案原文檢索，實現(xiàn)信息資源共享。將檔案信息化系統(tǒng)納入單位辦公，為用戶提供主動的、現(xiàn)代化、大眾化與個性化相結合的服務方式。

（四）提高檔案管理人員的信息服務水平。檔案管理人員的觀念首先要“信息化”。檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。面對新形勢下的挑戰(zhàn)，檔案工作者應積極應對，逐步掌握信息技術，掌握檔案利用規(guī)律，增強服務的針對性。不斷提高服務水平，順應時代發(fā)展的需要。

三、檔案信息化建設的意義

檔案信息化，可遠程服務，資源共享;提高檔案信息利用的時效性。檔案人員要管好檔案，應該熟悉計算機基礎知識，這樣才能使信息發(fā)揮最大的作用。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化，可以給管理人員、職能部門帶來顯著的效果和收益。

（一）提高檔案利用效率，降低管理成本從企業(yè)管理角度看，檔案信息化建設將使企業(yè)現(xiàn)有的現(xiàn)代化設施、設備能發(fā)揮更大的作用，只需用少量的投入就可以獲得巨大的收益。

（二）檔案信息化管理是企業(yè)管理信息化的重要部分。檔案信息化的建設將為企業(yè)培養(yǎng)一大批適應信息化管理的科技人才、建設人才和管理人才，為企業(yè)積累依托信息化實現(xiàn)項目管理規(guī)范化的建設經(jīng)驗，為企業(yè)建設多項目管理信息化平臺提供了理論和實踐指導，為企業(yè)在多項目之間復制成功的項目管理經(jīng)驗提供了科學的實現(xiàn)手段。從而降低企業(yè)的項目成本，企業(yè)項目成本的有效控制將為企業(yè)創(chuàng)造新的利潤增長點。

（三）通過對各項生產(chǎn)流程和管理流程中所必需的各類報告、文檔和檔案進行電子化，有效節(jié)省了項目管理工作中的紙張購買、打印分發(fā)成本。長期看，檔案電子化管理，將大大減少紙質(zhì)文檔的數(shù)量，可為企業(yè)節(jié)省庫房和文檔保管設備成本開支，也可節(jié)省因紙質(zhì)檔案老化對其采取人工修復而產(chǎn)生的資金費用，從而大幅度減低紙質(zhì)檔案的管理成本。據(jù)統(tǒng)計，檔案信息化建設的成功實施，檔案信息利用人員的查檔時間可以節(jié)省40%;文件重復存儲率降低70%;由公司管理引起的法律和審計費用潛在降低為原來1/4;檔案利用率將比傳統(tǒng)文檔和檔案管理的利用率提高5-10倍。

參考文獻：

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[2]李穎.對檔案信息化建設的思考[J].科技檔案.