提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的有效途徑探討

馬巖斌

摘 要：房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在日常生產(chǎn)和經(jīng)營的過程中會逐漸形成大量的具有一定社會價值的原始數(shù)據(jù)，這些就是屬于專業(yè)層次的檔案。檔案管理是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)內(nèi)部管理中的重要工作內(nèi)容，同時也是確保企業(yè)正常生產(chǎn)和經(jīng)營的必備文件資源，提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的水平，能夠有效的促進房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的健康發(fā)展?；诖?，本文主要對提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的有效途徑進行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)開發(fā)；檔案管理；有效途徑

隨著我國城市化進程的不斷加快，現(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍也在不斷的擴大。大部分的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)都是走以房地產(chǎn)項目開發(fā)為主，其它相關(guān)業(yè)務(wù)輔助的綜合發(fā)展道路。這也使得房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中會產(chǎn)生大量的檔案文件，這些檔案文件涉及到人力資源管理、服務(wù)、管理決策以及企業(yè)經(jīng)營等多方面，記錄了企業(yè)在不同部門和項目管理的全過程，這就使得房地產(chǎn)檔案文件具有多樣化和復(fù)雜化的特征，從而在一定程度上加大了檔案管理的難度。只有提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的能力，才能夠有效的增強企業(yè)競爭力，促進房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容

在社會主義市場經(jīng)濟體制下，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟管理模式也發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)為了更好的適應(yīng)市場變化，在激烈的市場競爭中獲得優(yōu)勢，不斷的擴展和延伸自身的經(jīng)營規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍，并積極的學(xué)習(xí)西方先進的管理經(jīng)驗，形成了靈活多變且具有動態(tài)管理特征的經(jīng)營管理方式，為房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在激烈的市場競爭中獲得勝利創(chuàng)造了良好的條件[1]。但是與此同時，在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的在經(jīng)營管理的過程中，逐漸形成了眾多的管理方向，比如：經(jīng)營管理、行政管理、財務(wù)管理、物業(yè)管理、法律管理、技術(shù)管理、廣告宣傳等，并產(chǎn)生了大量的文字和聲像檔案資料。這些檔案文件中包含了企業(yè)管理活動中各個方面，即可以獨立使用也可以相互關(guān)聯(lián)，能夠真實的反映出房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的全過程。

2 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1 對于檔案管理的重視程度不足

很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中不注重檔案管理工作，在企業(yè)內(nèi)容也沒有制定相關(guān)的檔案管理制度和條例。日常的檔案管理工作也只局限于檔案的收集和儲存，缺乏相應(yīng)的規(guī)范約束。另外，企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，導(dǎo)致在檔案管理的過程中存在很多不規(guī)范操作，降低檔案的綜合利用率，從而嚴(yán)重影響房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的發(fā)展壯大。

2.2 檔案管理保密性較差

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)中包含了人力資源管理部門、行政部門、財務(wù)部門、采購部門、銷售部門、工程技術(shù)部門以及物業(yè)管理等眾多部門和下屬公司，這些部門在經(jīng)營管理活動當(dāng)中所形成的文件保管由于沒有進行明確的責(zé)任，基本上都是分散管理的，或者直接交由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人進行管理。由于缺乏有效的監(jiān)督管理機制，一旦出現(xiàn)問題，就會出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象，從而加大文件流失的幾率[2]。另外，一旦重要員工“跳槽”之后，就會導(dǎo)致企業(yè)管理出現(xiàn)斷層的現(xiàn)象，這樣不僅會增加企業(yè)管理的成本，同時對于檔案管理也會造成極大的不良影響，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理混亂，給不法之人提供了可乘之機，使得企業(yè)機密信息流失，從而給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟損失，甚至?xí)斐刹槐匾拿袷录m紛。

3 提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的有效途徑

3.1 正確的樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念

具體可以合理的借鑒國外一些比較成功的管理經(jīng)驗，加強自身企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)。房地產(chǎn)檔案包含了整個房屋建設(shè)過程的資料，其內(nèi)容十分的繁雜，所以管理難度比較大[3]。因此，管理人員需要及時的樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，積極的完善各方面的操作，同時還應(yīng)該合理的優(yōu)化館藏設(shè)置結(jié)構(gòu)和管理體制等，以此來有效的提升館藏結(jié)構(gòu)的科學(xué)合理性。我國當(dāng)前已經(jīng)著手研究和探索和房產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理相適應(yīng)的數(shù)字化館藏手段，并且還進行了各方面數(shù)據(jù)的整理和挖掘，以此來為房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)信息整理和加工提供資源保證和技術(shù)支持，將房產(chǎn)檔案的價值充分的發(fā)揮出來。

3.2 積極的創(chuàng)新房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的操作方式

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的社會信息具體包括以下幾方面：1）具備自然屬性的信息。這主要就是指在房地產(chǎn)實際開發(fā)過程中，建筑自身所具備的自然屬性，例如層高、層數(shù)以及實際占地面積等等；2）具備空間性質(zhì)的信息。這一方面主要就是指房地產(chǎn)開發(fā)工程所處的具體地理位置；3）具備社會屬性的信息。主要包括建筑所有權(quán)、建筑形式以及建筑規(guī)劃等各方面內(nèi)容[4]。房地產(chǎn)在實際信息化建設(shè)中，最為重要的一項成就就是引入了GIS這項技術(shù)，這項技術(shù)能夠為這三種信息建立相互對應(yīng)的良好處理關(guān)系，促使管理中數(shù)據(jù)圖形結(jié)合以及相互應(yīng)用和查詢等的真正實現(xiàn)。除此之外，GIS技術(shù)的應(yīng)用還能夠?qū)⒎康禺a(chǎn)開發(fā)企業(yè)中相關(guān)的檔案轉(zhuǎn)變成為電子文件，這樣也就實現(xiàn)了實體檔案和電子檔案的結(jié)合管理，同時這也是房地產(chǎn)檔案管理進一步發(fā)展成熟的重要表現(xiàn)之一。

3.3 將檔案信息化管理歸入房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的總體規(guī)劃中

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案信息化建設(shè)屬于一項艱巨且系統(tǒng)性的任務(wù)。要想更加順利的完成這項任務(wù)，那首先就得加強管理層對檔案信息化建設(shè)的重視，然后積極的采取各種措施來檔案信息化建設(shè)提供良好的環(huán)境。尤其是因為信息化檔案建設(shè)屬于高科技的范圍，因此在實際建設(shè)中，必定會消耗大量的財力、人力以及物理。所以房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工程的順利開展絕對離不開企業(yè)管理層的各項決策以及政策的支持，只有企業(yè)做到將檔案信息化建設(shè)以及管理真正的歸入到房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的總體規(guī)劃中，才能夠促使這項工程更好的發(fā)展和建設(shè)。

4 結(jié)語

綜上所述，提升房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的信息化水平，能夠有效的增強房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)整體服務(wù)能力，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)當(dāng)要樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，革新檔案管理的方式，通過信息化檔案管理的方式提升企業(yè)檔案資源的利用效率，從而提升房地產(chǎn)企業(yè)在市場競爭中的優(yōu)勢，從而使得房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)能夠在未來得到更好的發(fā)展。

參考文獻

[1]鐘潔穎.淺談提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的有效途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，13（1）：173-174.

[2]王洪全.淺談提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的有效途徑[J].商品與質(zhì)量，2017，04（26）：323-324.

[3]董光華.房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程竣工檔案管理編制問題與策略[J].房地產(chǎn)導(dǎo)刊，2017，36（15）：99-100.

[4]董光華.房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程竣工檔案管理編制問題與策略[J].房地產(chǎn)導(dǎo)刊，2017，12（15）：158-159.