法院檔案的信息化管理

龐吟萸

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)檔案的使用已經(jīng)不僅限制于紙質(zhì)檔案，電子檔案由于其便攜性、易儲(chǔ)存等特點(diǎn)，越來(lái)越廣泛地應(yīng)用在我們的日常生活及工作中。對(duì)法院而言，電子檔案的信息化建設(shè)是非常重要，然而，在法院進(jìn)行檔案的信息化的過(guò)程中存在很多難點(diǎn)，本文就法院進(jìn)行檔案的信息化的過(guò)程中存在的難點(diǎn)進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：法院；檔案；信息化管理

隨著信息技術(shù)的提高，法院為了簡(jiǎn)化工作，越來(lái)越重視檔案的信息化管理。然而由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，很多人尚且不能及時(shí)學(xué)習(xí)新的技能，而且在法院進(jìn)行檔案的信息化的過(guò)程中存在電子檔案質(zhì)量低、電子檔案易丟失或泄密、法院電子檔案管理規(guī)章制度不夠完善、缺乏建設(shè)資金等很多難點(diǎn)，本文就法院進(jìn)行檔案的信息化的過(guò)程中存在的難點(diǎn)進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的建議。

1 檔案的內(nèi)涵

檔案是指為了記錄某些過(guò)去某些重要會(huì)議或決策等其他重要信息留做備案的各種形式的材料。在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案的應(yīng)用十分廣泛，各行各業(yè)的信息儲(chǔ)存都離不開(kāi)檔案的使用。在過(guò)去，由于科學(xué)技術(shù)的限制，檔案不僅有一般紙質(zhì)的檔案，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了電子版檔案，包括電子文檔、表格、視頻、音頻等各種類(lèi)型。

2 檔案信息化的概念

檔案信息化是指利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)，設(shè)計(jì)一個(gè)檔案信息系統(tǒng)，不僅可以?xún)?chǔ)存收集到的電子檔案，對(duì)電子檔案進(jìn)行記錄保存。而且可以對(duì)紙質(zhì)版檔案的信息進(jìn)行錄入，一方面方便保存，防止丟失；另一方面，給檔案信息的提取調(diào)用帶來(lái)很大的便利，也有利于企業(yè)或個(gè)人對(duì)信息進(jìn)行整理和宏觀對(duì)比[1]。

3 法院檔案信息化的重要性

法院由于其特殊性，經(jīng)常會(huì)用到檔案，各種形式檔案是法院工作的重要組成部分。由于法院的日常工作涉及大量的檔案信息，因此，法院檔案信息化建設(shè)對(duì)法院具有非常重要的意義。法院檔案信息化建設(shè)具有以下優(yōu)點(diǎn)：1）可以減少法院工作人員的工作量；2）方便隨時(shí)隨地調(diào)用提取檔案信息；3）檔案信息化之后的儲(chǔ)存量更大；4）方便各個(gè)法院?jiǎn)挝恍畔⒐蚕恚?）能提高法院工作人員的工作量。除此之外，法院檔案信息化還有很多的難點(diǎn)[2]。

4 法院檔案信息化建設(shè)中的難點(diǎn)

4.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

由于我國(guó)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，法院檔案管理人員很多還處于過(guò)去那種使用紙質(zhì)檔案的階段，綜合素質(zhì)較低，缺乏相應(yīng)的技術(shù)能力。法院檔案管理是一個(gè)很穩(wěn)定且很少與單位外部人員接觸的工作，因此很多檔案管理人員滿(mǎn)足于現(xiàn)有工作狀態(tài)，只想混日子，而不想學(xué)習(xí)新的東西，認(rèn)為學(xué)習(xí)新的工作方法會(huì)給自己帶來(lái)額外的工作量，因此對(duì)法院檔案信息化的接受度不高。

4.2 電子檔案質(zhì)量低

為了對(duì)法院訴訟過(guò)程進(jìn)行電子留檔，很多法院已經(jīng)開(kāi)始逐步把訴訟過(guò)程中的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子版進(jìn)行歸檔或上傳共享。由于很多法院工作人員尚未意識(shí)到電子檔案的重要性，因此很多時(shí)候搜集到的電子檔案的質(zhì)量很低。

4.3 電子檔案易丟失或泄密

法院檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn)，但是也存在易丟失或泄密的問(wèn)題。一是由于機(jī)器設(shè)備的原因，如果機(jī)器設(shè)備發(fā)生故障，電子檔案容易丟失，而難以留下痕跡；二是如果操作不當(dāng)，電子檔案易被篡改或丟失；三是由于電子檔案不像紙質(zhì)版檔案有明顯的載體，容易被拷貝泄密；四是當(dāng)法院檔案進(jìn)行信息化，很容易被不法人員攻擊信息系統(tǒng)，造成網(wǎng)絡(luò)泄密。

4.4 電子檔案管理規(guī)章制度不夠完善

由于我國(guó)法院檔案信息化建設(shè)處于初期階段，尚未形成完善的電子檔案管理制度。在電子檔案管理的某些方面尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，管理人員往往根據(jù)自己對(duì)規(guī)章制度的理解，對(duì)電子信息進(jìn)行整理，借閱等，缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理。

4.5 缺乏建設(shè)資金

由于我國(guó)法院是非營(yíng)利機(jī)構(gòu)，因此，在財(cái)政方面更多的依靠國(guó)家財(cái)政撥款。而進(jìn)行法院檔案信息化建設(shè)不僅需要購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的設(shè)備，而且需要投入大量資金聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員為法院涉及符合法院工作需求的信息系統(tǒng)，并且在后期信息系統(tǒng)的維護(hù)方面也需要很多資金。因此在資金方面，存在很大問(wèn)題[3]。

5 法院檔案信息化建設(shè)的建議

5.1 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)技術(shù)能力培訓(xùn)

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)技術(shù)能力培訓(xùn)非常重要。因?yàn)榉ㄔ旱墓ぷ餍枰芏嗷鶎尤藛T協(xié)力合作才能完成。為了提高工作效率，要對(duì)檔案管理人員的技術(shù)能力定期進(jìn)行培訓(xùn)，并且要對(duì)每次培訓(xùn)的內(nèi)容進(jìn)行考核，將考核結(jié)果作為工作績(jī)效評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)之一，與工作人員的薪酬掛鉤。

5.2 提高電子檔案質(zhì)量

法院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)工作人員制作電子檔案的能力的培訓(xùn)，制定電子檔案質(zhì)量統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔錄入時(shí)進(jìn)行質(zhì)量辨別，將不符合要求的電子檔辨別出來(lái)，重新進(jìn)行制作或收集。

5.3 提高電子檔案的保密和安全

法院應(yīng)當(dāng)注意電子檔案的保密和安全，將檔案按照重要程度進(jìn)行加密保管，對(duì)調(diào)取和查閱檔案的人員根據(jù)職務(wù)和權(quán)力進(jìn)行授權(quán)。防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊法院檔案信息系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的維護(hù)。

5.4 完善電子檔案管理規(guī)章制度

法院應(yīng)當(dāng)完善現(xiàn)有的電子檔案管理規(guī)章制度，對(duì)電子檔案從制作、錄入、統(tǒng)計(jì)、調(diào)取、借閱等各個(gè)方面，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，方便對(duì)電子檔案以及各個(gè)使用者和使用情況進(jìn)行管理。

5.5 申請(qǐng)建設(shè)資金

由于基層法院沒(méi)有收入，而進(jìn)行法院檔案信息化建設(shè)又需要大量資金的投入，因此，基層法院可以向上級(jí)管理部門(mén)遞交撥款申請(qǐng)，說(shuō)明法院檔案信息化建設(shè)的重要性，以獲取上級(jí)部門(mén)的資金支持[4]。

6 結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)以上情況分析，我們可以看到，我國(guó)法院現(xiàn)行檔案信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段，在法院進(jìn)行檔案的信息化的過(guò)程中存在電子檔案質(zhì)量低、電子檔案易丟失或泄密、法院缺乏電子檔案管理規(guī)章制度、缺乏建設(shè)資金等很多難點(diǎn)。而信息化建設(shè)對(duì)法院日常工作有著非常重要的意義。因此，各級(jí)法院應(yīng)當(dāng)重視起來(lái)，提高工作人員對(duì)檔案信息系統(tǒng)的操作能力，制定信息系統(tǒng)管理制度，提高電子檔案質(zhì)量和電子檔案的安全，并及時(shí)向上級(jí)部門(mén)申請(qǐng)資金，盡快推動(dòng)法院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]劉爽，李坤.基層人民法院檔案信息化的建設(shè)與完善.職工法律天地：下，2017（10）：266-266.

[2]李向紅.談法院系統(tǒng)檔案信息化改革的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（18）：102-102.

[3]楊進(jìn)霞.法院檔案管理存在的問(wèn)題與建議[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2017（29）.

[4]許小青.基層法院檔案管理工作的問(wèn)題與對(duì)策分析[J].人力資源管理，2018（1）：215-216.