油田企業(yè)檔案資料有效管理的重要性與策略

張意晗

摘 要：企業(yè)發(fā)展基礎(chǔ)之一是檔案資料，對企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展有著重要影響，需對它們開展有效的管理。檔案資料是珍貴的記錄，所記錄的范圍有企業(yè)經(jīng)營管理、技術(shù)研發(fā)以及文化創(chuàng)造等，其保管形式有圖像、音頻、視頻以及文字等。要想開展高質(zhì)量的檔案資料管理，則需要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)的管理模式與制度去吸納更多的專業(yè)人才。為此，油田企業(yè)需對檔案資料開展高質(zhì)量的管理，為企業(yè)發(fā)展提供更多的歷史依據(jù)，促使油田企業(yè)有更科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。

關(guān)鍵詞：油田企業(yè)；檔案資料；有效管理；重要性；策略

1 加強(qiáng)油田檔案管理工作的重要意義

可以為企業(yè)經(jīng)營管理者的決策提供原始依據(jù)。企業(yè)檔案一般都記載著企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所產(chǎn)生的重要信息和重大經(jīng)營成果，這可以為后來的經(jīng)營管理者研究本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績和企業(yè)的發(fā)展軌跡提供原始資料，促使企業(yè)經(jīng)營管理者了解企業(yè)歷史經(jīng)營狀況，從而制定科學(xué)的經(jīng)營策略。

有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定油田經(jīng)營成果，為油田與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理成果同油田經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了油田資源配置的取向和模式，決定著油田的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實(shí)現(xiàn)油田經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。所以說，做好檔案管理工作對于不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中競爭力具有重要意義。

2 油田企業(yè)檔案資料管理存在的問題

2.1 管理層對檔案資料管理工作不重視

隨著我國油田企業(yè)近幾年在石油方面的開采量不斷加大，油田企業(yè)在發(fā)展過程中，石油在石油開采過程中的難度也在不斷增加。因此油田企業(yè)為了保障良好、持久發(fā)展，需要不斷更新油田開采技術(shù)，并且通過采用先進(jìn)科技來提高采油效率，進(jìn)而保障企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。這樣往往會導(dǎo)致的一種現(xiàn)象就是，企業(yè)的管理層將發(fā)展重心放在創(chuàng)新企業(yè)油田開采技術(shù)上面，而忽視了對企業(yè)檔案資料的管理，因此企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作過程中往往非常容易出現(xiàn)差錯(cuò)，進(jìn)而對企業(yè)的檔案管理質(zhì)量造成一定影響。

2.2 檔案資料的信息化管理力度不足

隨著人類進(jìn)入21世紀(jì)以來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展日新月異，進(jìn)而使得我國企業(yè)開始朝著信信息化的方向發(fā)展。油田企業(yè)作為我國國有企業(yè)的重要組成部分，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)自身長期發(fā)展的目標(biāo)，就必須要不斷提高其生產(chǎn)技術(shù)以及企業(yè)管理，進(jìn)而使得企業(yè)不斷得到突破。從我國目前油田企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀來看，我國油田企業(yè)在檔案管理方面還存在著比較明顯的問題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。比如，企業(yè)在檔案管理過程中得不到相應(yīng)的資金支持，使得企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的實(shí)質(zhì)性作用不能夠良好的發(fā)揮出來，并對企業(yè)檔案管理造成一定的影響。另外，企業(yè)在發(fā)展信息化管理的道路上缺乏相應(yīng)的技術(shù)型人才，使得企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的過程中受到影響。

2.3 檔案資料管理人員綜合素質(zhì)不高

人參建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的前提，企業(yè)只有打造一批優(yōu)秀的人才隊(duì)伍的前提下，才能在為了有更遠(yuǎn)的發(fā)展。因此在油田企業(yè)中，人才隊(duì)伍建設(shè)的缺乏是導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作得不到提升的直接因素。就我國目前油田企業(yè)的人才隊(duì)伍組成結(jié)構(gòu)而言，我國目前油田企業(yè)的人才建設(shè)狀況并不理想。企業(yè)還沒有意識到人才隊(duì)伍建設(shè)在檔案管理工作方面的重要性。很多工作人員在工作中態(tài)度不夠端正，并沒有對檔案進(jìn)行細(xì)致歸類，胡亂將檔案放在一起，進(jìn)而使得企業(yè)檔案資料利用率低。

3 強(qiáng)化油田企業(yè)檔案資料管理質(zhì)量的措施

3.1 對檔案管理制度進(jìn)行完善

檔案資料是當(dāng)前油田企業(yè)實(shí)現(xiàn)高度發(fā)展的基礎(chǔ)，如果可以對檔案資料中鉆井、錄井、測井等技術(shù)進(jìn)行分析，對黨群工作與經(jīng)營管理內(nèi)容實(shí)施挖掘，則可以更好地掌握油田企業(yè)歷史發(fā)展的情況，立足這些歷史資料對未來發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃，促使企業(yè)得到更好的發(fā)展。為此，企業(yè)需通過多種措施提升檔案資料管理的質(zhì)量，為企業(yè)日后發(fā)展增添動力。首先，油田企業(yè)要對檔案管理制度進(jìn)行完善，以便開展更有效的檔案管理工作。其次，企業(yè)應(yīng)該對管理責(zé)任進(jìn)行清晰的劃定，以此對管理任務(wù)開展細(xì)致的規(guī)定，強(qiáng)化檔案管理的效率。最后，創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理體系，以高效的管理標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料進(jìn)行管理，讓管理工作可得到順利實(shí)施，以此逐漸走向正規(guī)化的管理道路。

3.2 增加信息化建設(shè)的力度

要想提升油田企業(yè)對檔案資料的保管質(zhì)量，需要增加信息化建設(shè)的力度。信息化建設(shè)是企業(yè)想實(shí)現(xiàn)更高層面發(fā)展的必要手段，因此需引用先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)實(shí)施管理創(chuàng)新可增加企業(yè)發(fā)展的技術(shù)性。通過引用數(shù)字化的技術(shù)則可以讓油田企業(yè)建立比較完善的數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保管。通過建立數(shù)據(jù)庫則能對油田企業(yè)多種信息進(jìn)行保存，可以開展數(shù)據(jù)共享工作，促使油田發(fā)展數(shù)據(jù)得到更高層面的共享，提升行業(yè)發(fā)展的先進(jìn)性。同時(shí)，油田企業(yè)在建立數(shù)據(jù)庫時(shí)，需關(guān)注數(shù)據(jù)庫的安全性，及時(shí)對各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，讓這些數(shù)據(jù)資料得到有效的維護(hù)。

3.3 對管理理念實(shí)施創(chuàng)新

除了對檔案管理制度進(jìn)行完善，增加信息化建設(shè)的力度之外，油田企業(yè)也需要對管理理念實(shí)施創(chuàng)新。首先，油田企業(yè)要重視對檔案資料進(jìn)行管理的意義。管理層需重視對檔案資料的合理保護(hù)，增加在此方面的資金投入，讓管理工作得到順利開展的保障。其次，從事檔案管理的人員要?jiǎng)?chuàng)新具體的管理理念。以先進(jìn)的管理理念才能開展高水準(zhǔn)的管理工作，滿足社會發(fā)展所提出的各項(xiàng)需求。只有實(shí)施這兩方面的管理工作，才能更好地開展檔案資料的管理，以提升檔案管理效率的方式為油田企業(yè)增加更多的數(shù)據(jù)支撐。

3.4 重視對管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)

油田企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)更高水準(zhǔn)的檔案管理工作，需要重視對管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。人才是企業(yè)高度發(fā)展的基礎(chǔ)，只有具備高素質(zhì)的專業(yè)人才，才能保障檔案管理的有效性。管理層需對檔案管理人才開展高效的培訓(xùn)，制定合理的培養(yǎng)方案，定期對管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，讓他們鞏固專業(yè)知識，更好地對檔案資料進(jìn)行管理。同時(shí)，管理人員也需要重視管理工作的重要性，遵守相關(guān)制度以便更好地開展檔案保管工作。

3.5 加大在企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)上的資金投入

為了確保檔案管理各項(xiàng)工作順利開展，還必須加大在檔案管理業(yè)務(wù)上的資金投入。首先，企業(yè)應(yīng)該投入一定金額的資金，對現(xiàn)有的檔案庫房建筑進(jìn)行修繕，確保庫房堅(jiān)固耐久，空間大小適當(dāng)，庫房的屋頂、墻壁和地面具有良好的防水、防潮、隔熱、防塵甚至防火性能。其次，要切實(shí)提高檔案保管條件，配齊滅火器、防火報(bào)警器、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備、去濕機(jī)、通信及閉路電視監(jiān)控設(shè)備、消毒滅菌設(shè)備等硬件設(shè)施，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。再次，在條件允許的情況下應(yīng)適當(dāng)提高檔案管理人員的工資待遇和社會地位，保障檔案管理人員的正常權(quán)益，提高檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

3.6 進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案安全管理工作

保護(hù)好檔案，確保一些載有重要商業(yè)機(jī)密或者信息的檔案不被泄密是檔案管理人員的重要職責(zé)之一。無論是檔案管理人員還是檔案的借閱者，都必須嚴(yán)格按照2017年5月江漢油田保密委員會辦公室印發(fā)的《江漢油田保密工作手冊》等相關(guān)管理規(guī)章制度，對檔案進(jìn)行管理和借閱。此外，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和先進(jìn)的信息化管理手段在企業(yè)檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，我們要進(jìn)一步構(gòu)建涵蓋檔案管理制度、工作人員、管理技術(shù)等在內(nèi)的計(jì)算機(jī)信息安全維護(hù)體系。通過采用加密技術(shù)、安裝防火墻和入侵防御系統(tǒng)等手段，來增強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全性。

4 結(jié)論

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容十分繁瑣而又責(zé)任性較大的業(yè)務(wù)。在我們油田檔案業(yè)務(wù)進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期，只有進(jìn)一步加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理，認(rèn)真做好各方面工作，才能更好地讓江漢油田檔案管理工作為中石化甚至社會服務(wù)，真正讓江漢油田成為中石化檔案管理和檔案的利用中心。

參考文獻(xiàn)

[1]韓聰敏.淺議油田企業(yè)檔案資料有效管理措施[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2017（09）：25-26.

[2]鄧鳳.檔案管理信息在油田建設(shè)應(yīng)用中存在的幾個(gè)問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：45.

[3]劉一靜.論加強(qiáng)油田企業(yè)檔案管理的有效途徑[J].延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，29（03）：99-100.