高中學(xué)校檔案管理與工作效率的提升對(duì)策

張新霞

摘 要：高中教育一直以來都備受人們關(guān)注，而學(xué)校的檔案管理工作卻處于無足輕重的地位，很多學(xué)校沒有專門的綜合檔案室和專職檔案員，高中學(xué)校檔案管理工作作為目前學(xué)校教育管理工作當(dāng)中十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也應(yīng)當(dāng)受到高度重視。本文在研究過程中就從高中學(xué)校檔案管理工作中所存在的問題出發(fā)，針對(duì)性的提出幾點(diǎn)建議措施，希望對(duì)高中學(xué)校檔案管理工作今后更好的實(shí)施能夠起到一定幫助作用。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校檔案管理；工作效率提升；高中教育

學(xué)校綜合檔案包括黨政管理類，教育教學(xué)類，科研類等八大門類的檔案，特別是教育教學(xué)類檔案是記錄學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)的綜合資料，在學(xué)校日常管理過程中扮演著十分重要的地位，是學(xué)校教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)得以順利開展的重要幫手。但是隨著時(shí)間的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的高中檔案管理工作暴露出了很多的問題。而在如今的信息化時(shí)代當(dāng)中，必須要對(duì)其加以有效改善，不斷的提高檔案管理質(zhì)量以及檔案管理效率，進(jìn)而推動(dòng)校園運(yùn)行水平以及管理，不斷推動(dòng)學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的進(jìn)步。本文在研究過程中就從這個(gè)角度出發(fā)對(duì)高中學(xué)校檔案管理與工作效率提升的對(duì)策進(jìn)行了分析。

1 我國(guó)高中檔案管理工作存在的問題

從目前我國(guó)高中檔案管理工作所存在的問題上來看，主要包括工作人員水平有待提升、對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)有待提升、檔案管理方法陳舊，制度需要不斷完善以及各部門配合度較低等等。

1.1 工作人員水平有待提升

從目前的實(shí)際情況來看，很多高中對(duì)于檔案管理工作重視程度不足，絕大多數(shù)檔案管理人員也都是兼職這項(xiàng)工作，兼職人員也主要是本學(xué)校的任課教師或者教輔人員，而這些人員所從事的工作與本專業(yè)知識(shí)存在嚴(yán)重不符情況，卻要肩負(fù)著十分繁重的行精細(xì)化管理和分類就顯得比較困難，同時(shí)也不會(huì)全身心的投入到檔案管理當(dāng)中去，最終導(dǎo)致目前很多高中的檔案管理工作效果不是十分理想。

1.2 對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)有待提升

目前幾乎所有的高中都將關(guān)注重點(diǎn)放在了不斷提高本校重點(diǎn)本科升學(xué)率上，卻忽視了學(xué)生全方面發(fā)展的重要意義，對(duì)于檔案管理的重要程度也不是十分了解。從高中檔案的主要內(nèi)容上來看，其是對(duì)學(xué)生在高中期間的各種表現(xiàn)以及取得的成績(jī)進(jìn)行的記錄，例如學(xué)生學(xué)業(yè)情況信息、學(xué)生思想道德品質(zhì)方面的信息以及學(xué)生能力素質(zhì)方面的信息等等，因此對(duì)于學(xué)校管理以及教學(xué)活動(dòng)的開展都有著十分關(guān)鍵的作用。但是，一部分高中學(xué)校，并沒有對(duì)檔案管理工作給予高度重視，導(dǎo)致整個(gè)管理工作處于滯后狀態(tài)，人力、物力以及資金投入力度也比較小，這些對(duì)于高中檔案管理工作今后順利開展都是十分不利的。

1.3 檔案管理方法陳舊，制度有待完善

目前，很多高中學(xué)校在進(jìn)行檔案管理過程中，并沒有對(duì)其進(jìn)行良好創(chuàng)新，沿用的還是過去比較傳統(tǒng)的管理方法，沒有將現(xiàn)代化信息技術(shù)有效應(yīng)用到其中，發(fā)揮其作用。另外，一些高中的檔案管理工作人員在日常工作過程中，存在著不認(rèn)真、敷衍了事的情況，而這種情況如果不加以合理控制，長(zhǎng)期以往還有可能導(dǎo)致檔案信息資料變質(zhì)甚至是出現(xiàn)丟失的情況。另外一個(gè)方面就是目前學(xué)校的主要資金更多的還是被使用到了教學(xué)管理當(dāng)中，很多學(xué)校檔案室由于資金不足，硬件設(shè)施與時(shí)代出現(xiàn)了嚴(yán)重脫節(jié)情況，這對(duì)于其今后工作效率以及工作質(zhì)量都將會(huì)產(chǎn)生消極影響。

1.4 各部門配合度較低

很多高中學(xué)校在日常工作過程中將檔案管理工作完全交給學(xué)校檔案室進(jìn)行，這也就在一定程度上導(dǎo)致學(xué)校其他部門的工作人員認(rèn)為所有有關(guān)于檔案的工作任務(wù)都應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)交給檔案室處理，而沒有進(jìn)行良好配合，認(rèn)為事不關(guān)己，在日常工作過程中對(duì)檔案管理工作漠不關(guān)心。從實(shí)際情況來看，檔案管理工作本身有著比較強(qiáng)的系統(tǒng)性，要求學(xué)校各個(gè)部門之間都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行有效的配合，也就是說要擰成一股繩，學(xué)校的綜合檔案管理工作才能積極穩(wěn)妥的在今后開展下去。

2 提高高中學(xué)校檔案管理工作效率的對(duì)策

如今，隨著高中教育管理體系的不斷完善和補(bǔ)充，再加上管理力度的不斷加大，高中學(xué)校檔案管理工作的整體水平以及質(zhì)量也得到了比較明顯的提升，因此，本文也結(jié)合實(shí)際情況提出幾點(diǎn)有效提高高中學(xué)校檔案管理工作效率的對(duì)策，主要包括強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，促進(jìn)工作得以有效實(shí)施；提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平；信息化管理，提高工作效率；增強(qiáng)各個(gè)部門聯(lián)系，提高檔案利用率以及加強(qiáng)制度建設(shè)。

2.1 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，促進(jìn)工作得以有效實(shí)施

從高中學(xué)校管理者角度上來說，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作給予高度的重視，保證其在日常工作過程中能夠得以有效實(shí)施。學(xué)校管理者應(yīng)當(dāng)從發(fā)展角度出發(fā)去思考問題，意識(shí)到高中學(xué)校檔案管理對(duì)于學(xué)校今后發(fā)展所能夠起到的關(guān)鍵作用，端正對(duì)檔案管理的態(tài)度，保證資金的有效投入，并制定相關(guān)的規(guī)章制度對(duì)工作人員進(jìn)行合理的管理和獎(jiǎng)懲，力求能夠不斷的提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

2.2 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

如果想要保證高中學(xué)校檔案管理工作在今后能夠順利開展，學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)注重引進(jìn)專業(yè)化人才，這是因?yàn)闄n案管理人員綜合素質(zhì)水平的高低，對(duì)于檔案工作能否順利開展將會(huì)產(chǎn)生較大影響。另外，還應(yīng)當(dāng)組織本學(xué)校檔案室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理工作人員的責(zé)任心，保證其在今后工作中能夠順利完成任務(wù)。另外還應(yīng)當(dāng)對(duì)其職業(yè)技能，完善落后的較為傳統(tǒng)的工作方式，緊跟時(shí)代腳步，不斷提高工作效率。

2.3 信息化管理，提高工作效率

應(yīng)當(dāng)將如今多種高新技術(shù)也應(yīng)用到其中，使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，發(fā)揮大數(shù)字時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，合理的建立高中學(xué)校信息化檔案管理平臺(tái)。通過有效的數(shù)字系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行合理處理，真正的做到最大程度上的資源共享，將自動(dòng)化的檔案管理平臺(tái)作為自身基礎(chǔ)，不斷推動(dòng)高中檔案管理工作能夠得以高效實(shí)施。

2.4 增強(qiáng)各個(gè)部門聯(lián)系，提高檔案利用率

高中學(xué)校應(yīng)當(dāng)充分做好檔案材料的收集、分類、裝訂以及管理等多項(xiàng)工作，要將本學(xué)校各個(gè)部門都充分的結(jié)合在一起，每個(gè)部門都設(shè)立自己的專職檔案員，負(fù)責(zé)本部門的檔案材料收集整理工作，所有的工作人員要加大對(duì)檔案的審核力度，要嚴(yán)格禁止那些不符合要求的檔案進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中。同時(shí)，隨著學(xué)校內(nèi)部各個(gè)部門配合默契度不斷提升，也能夠保證工作效率得以不斷的提升。

2.5 加強(qiáng)制度建設(shè)

高中學(xué)校所開展的檔案工作為教育、教學(xué)服務(wù)，也為學(xué)校日常管理工作奠定了良好基礎(chǔ)。應(yīng)當(dāng)不斷的重視檔案管理工作的制度建設(shè)工作，在保留好紙質(zhì)文檔的大前提之下，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需要進(jìn)行現(xiàn)代化信息輸入的相關(guān)工作。要安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)不同項(xiàng)目的管理，要真正的做到明確分工，保證本學(xué)校檔案管理工作能夠得以穩(wěn)步開展。

3 總結(jié)

通過以上的論述能夠清楚的看到，高中檔案是教育教學(xué)研究以及改革的最為基本的依據(jù)，其不但能夠幫助教師借鑒過去的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還能夠適當(dāng)?shù)膶?duì)教學(xué)策略進(jìn)行轉(zhuǎn)變，同時(shí)也可以結(jié)合學(xué)生的考試，趁機(jī)對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)效率進(jìn)行合理掌握。因此高中檔案管理工作對(duì)于不斷提高高中教育教學(xué)水平，促進(jìn)學(xué)校在今后更好的發(fā)展下去有著十分積極的幫助作用。從學(xué)校管理者的角度上來說，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身思維，對(duì)本學(xué)校檔案管理體系進(jìn)行不斷完善，保證檔案管理工作能夠朝著科學(xué)化、現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變，促進(jìn)學(xué)校以及學(xué)生在今后更好的發(fā)展下去。

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