高新區(qū)行政單位內(nèi)部控制建設(shè)難點及對策

李子祥

摘要：本篇文章將高新區(qū)的行政單位作為研究對象，針對其內(nèi)部空間控制建設(shè)難點以及對策進(jìn)行研究。在研究過程中發(fā)現(xiàn)部分行政單位存在預(yù)算制定和執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)現(xiàn)象，缺乏合理的監(jiān)督和評價制度，鑒于此本文根據(jù)文獻(xiàn)研究法以及個人實踐經(jīng)驗，提出高新區(qū)行政單位內(nèi)部控制建設(shè)的對策。希望本文的研究能夠為讀者提供有益參考。

關(guān)鍵詞：高新區(qū);行政單位;內(nèi)部控制

行政單位是面向公眾的基礎(chǔ)單位，為高新區(qū)個人或機(jī)構(gòu)提供相應(yīng)服務(wù)。高新區(qū)行政單位本身有一定的自由發(fā)揮空間，由于缺乏必要的內(nèi)部控制制度，使其在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，不可避免地出現(xiàn)一些問題，而一套行之有效的內(nèi)部控制體系，能夠有效糾正工作人員的錯誤，從而更好地為人民服務(wù)。通過內(nèi)部控制，促進(jìn)行政單位工作效率和質(zhì)量提升，由此提升政府公信力，促進(jìn)社會穩(wěn)定和諧。

一、高新區(qū)行政單位內(nèi)部控制建設(shè)難點

（一）預(yù)算制定、執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)

高新區(qū)由于是新成立的開發(fā)區(qū)，該區(qū)域的各項工作預(yù)算缺乏足夠的歷史數(shù)據(jù)對比，因此各行政單位在制定工作預(yù)算時，往往不能準(zhǔn)確地制定出本單位的資金使用計劃，不能體現(xiàn)收支相等的要求。同時根據(jù)某單位的預(yù)算支出，發(fā)現(xiàn)在使用經(jīng)費(fèi)的過程中，部分工作人員并沒有按照預(yù)算使用計劃使用經(jīng)費(fèi)。

某單位在年度預(yù)算與工作總結(jié)上，缺乏對某些項目的資金控制方法，使得預(yù)算項目與具體工作內(nèi)容沒能一一對應(yīng)，導(dǎo)致預(yù)算分配、支出不合理的情況出現(xiàn)。此外，該單位在監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行方面不夠嚴(yán)謹(jǐn)，未形成對工作人員的約束力。造成這一原因，主要是制定預(yù)算時，只是從大體框架下決定經(jīng)費(fèi)的支出和所占比重，沒有詳細(xì)劃分各項目、工作流程，因此在這過程出現(xiàn)重復(fù)計算、漏算的問題，使得預(yù)算無法支撐高新區(qū)行政單位的工作。

由于高新區(qū)涉及的業(yè)務(wù)廣，國家也投入相對多的資源在這區(qū)域，因此該行政單位掌握了一定的資產(chǎn)。但是在資產(chǎn)利用率方面，仍存在以下幾點問題：1.錯誤地認(rèn)知單位資產(chǎn)，工作人員將這些資產(chǎn)作為本單位的私有資產(chǎn)進(jìn)行處理，忽視其背后國家所有的性質(zhì)，因此在資產(chǎn)利用上，只要遵紀(jì)守法，便不需要為此擔(dān)負(fù)責(zé)任。2.資產(chǎn)配置不均衡，行政單位內(nèi)有若干個部門，有的部門人數(shù)少卻配置大空間的辦公室，甚至部分科室存在獨(dú)立衛(wèi)生間等超標(biāo)配置。有的工作人員將單位內(nèi)的辦公耗材作為私人物品使用，以及部門超標(biāo)申請辦公設(shè)備、耗材，存在嚴(yán)重的閑置浪費(fèi)現(xiàn)象。3.由于單位個別部門資產(chǎn)責(zé)任意識不強(qiáng)烈，管理責(zé)任分散，使得追究資產(chǎn)利用責(zé)任沒有辦法落實到個人，出現(xiàn)超標(biāo)占用辦公資源、采用落后管理方法等問題，造成了單位資產(chǎn)浪費(fèi)，經(jīng)過長時間的閑置，出現(xiàn)辦公用品出現(xiàn)損毀，以及資產(chǎn)記錄丟失的情況[1]。

（二）評價與監(jiān)督存在問題

首先體現(xiàn)在組織架構(gòu)不合理，高新區(qū)相比其他區(qū)域，更注重行政單位工作人員的素質(zhì)，因此會優(yōu)先引入專業(yè)人才，以提高高新區(qū)管理、服務(wù)質(zhì)量。某單位在每年年終都會進(jìn)行一次內(nèi)部審計，按照部門的規(guī)模成立人數(shù)不等的審計小組。問題在于，審計小組成員的知識結(jié)構(gòu)有所欠缺，帶頭審計的組長并非財務(wù)專業(yè)，或欠缺審計所需的專業(yè)知識，從而審計過程不嚴(yán)謹(jǐn)。核查內(nèi)容更側(cè)重于賬目和票據(jù)審核，僅利用軟件核對賬目數(shù)據(jù)。

其次是獎懲機(jī)制不完善，使得各工作人員責(zé)任不明確，在行政單位進(jìn)行集體決策時，對外公開的政務(wù)安排經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)难芯亢陀懻?，理論上看這些決策的責(zé)任在于集體。但當(dāng)決策失誤時，追查具體的責(zé)任人因為對工作責(zé)任劃分不明確，存在“法不責(zé)眾”效應(yīng)。此外，行政單位內(nèi)獎懲機(jī)制不夠完善，對于部分工作人員的違法違規(guī)操作沒能及時發(fā)現(xiàn)，從而影響了遵紀(jì)守法的工作人員的情緒，缺乏遵守工作制度的動力，使得行政單位內(nèi)部控制流于形式。

二、完善高新區(qū)行政單位內(nèi)部控制的對策

（一）強(qiáng)化行政單位內(nèi)部控制執(zhí)行能力

上文提到，部分高新區(qū)的行政單位預(yù)算執(zhí)行差異率偏大等問題，存在預(yù)算執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)、資源配置不合理、監(jiān)督不到位的情況。鑒于此需要健全和強(qiáng)化資產(chǎn)管理機(jī)制，提高單位內(nèi)控效率。

1.重視預(yù)算制定、執(zhí)行

對于某些單位預(yù)算超支的情況應(yīng)加以重視，嘗試從預(yù)算的編制方法著手，改變傳統(tǒng)的制定方式，使其科學(xué)化、規(guī)范化、法制化?；谶@三個前提，可以采用先進(jìn)技術(shù)，如計算機(jī)軟件計算和分配本單位全年各部門、科室的資金。同時加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行全過程管理，要嚴(yán)格規(guī)范工作人員的資金使用行為，確保每一筆支出都有詳細(xì)記錄、有據(jù)可查。為了提高資金使用率，在單位內(nèi)推行零基礎(chǔ)的預(yù)算編制方法，通過單位領(lǐng)導(dǎo)指揮各部門、科室基于所處層級布置預(yù)算、審核、定額等工作，并將這些工作以報告的形式向上報送，以此強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督作用，更有效地監(jiān)督和審查某些預(yù)算計劃。單位各部門以季度為時間單位，對本部門的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行基礎(chǔ)分析，找出影響業(yè)務(wù)預(yù)算的各項因素，然后將此分析報告在每個季度開始的3日內(nèi)遞交上級。

為了實時監(jiān)督和控制預(yù)算情況，單位的財務(wù)部應(yīng)采用高新技術(shù)，對報送的預(yù)算報告進(jìn)行分析，使用比率分析、定量定性的方法，發(fā)現(xiàn)報告的異常情況應(yīng)及時上報。同時成立預(yù)算管理小組，由該小組成員負(fù)責(zé)對單位的預(yù)算情況進(jìn)行監(jiān)督，實現(xiàn)對本單位預(yù)算編制的內(nèi)部控制，確保相關(guān)工作科學(xué)合理性、執(zhí)行有效性。為了提高工作人員的積極性，將預(yù)算與實際執(zhí)行進(jìn)行對比，部門或科室的績效考核與預(yù)算契合率相掛鉤[2]。

2.深化單位財政體制改革

為了提高資產(chǎn)運(yùn)行質(zhì)量，應(yīng)在單位內(nèi)樹立優(yōu)質(zhì)化的管理理念，針對某一預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行詳細(xì)地分解，并將其分項目與考核評價相聯(lián)系，從而保證對預(yù)算目標(biāo)的全過程有效控制。精細(xì)管理理念結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，應(yīng)用到單位內(nèi)財政制度改革，以此完善各工作規(guī)范流程，明確各人員的責(zé)任，形成綜合的考評體系。

為了確保單位內(nèi)資金使用合理、高效，應(yīng)建立符合本單位的資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)，基于政府公文的要求，明確下級部門日常工作時的資金使用標(biāo)準(zhǔn)。制定單位資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)，需要考慮本單位的工作特點以及條件，例如行政單位在履行自身職能時，涉及的資產(chǎn)有房屋、汽車、電子辦公設(shè)備等，在制定配置標(biāo)準(zhǔn)時需要根據(jù)本單位的財力以及對應(yīng)資產(chǎn)的使用頻率，進(jìn)行針對性地調(diào)整，減少辦公用品閑置浪費(fèi)的現(xiàn)象。

因此在部門提出預(yù)算計劃前，先進(jìn)行資產(chǎn)購置審批工作，根據(jù)單位的資產(chǎn)存量高于應(yīng)有的資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)的部分。資產(chǎn)存量是來自本級或上級的財政安排，都不能將其劃入本部門預(yù)算范圍，同時也審批通過不合理的預(yù)算項目，通過這樣的方式控制單位資產(chǎn)增量。若是該部門的預(yù)算計劃中，資產(chǎn)存量低于資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)，在上級詳細(xì)審核之后，考慮通過此資產(chǎn)配置要求。

為避免辦公用品長期閑置造成的浪費(fèi)問題，需要規(guī)定各類辦公耗材的使用年限，因此要求各部門、科室在編制預(yù)算計劃時，關(guān)于辦公用品應(yīng)基于使用年限的要求，編制合理的預(yù)算計劃，確保每一項耗材都能夠在使用年限內(nèi)被利用到。若是部分資產(chǎn)實在無法利用，可以嘗試出租國有資產(chǎn)以及其他處置方式，并將其所得納入政府非稅收入。

3.強(qiáng)化行政人員的內(nèi)控意識

領(lǐng)導(dǎo)干部作為行政單位的決策者，應(yīng)注重自身修養(yǎng)，強(qiáng)化內(nèi)部控制意識，積極發(fā)揮其帶頭作用，嚴(yán)格遵守本單位的內(nèi)部控制制度，杜絕特事特辦、忽視制度的情況出現(xiàn)。此外，為了加強(qiáng)基層工作人員的內(nèi)部控制意識，應(yīng)定期或不定期在單位內(nèi)進(jìn)行培訓(xùn)活動，邀請專家召開講座等方式，強(qiáng)化其對于單位內(nèi)控的認(rèn)識，適應(yīng)單位內(nèi)控制度建設(shè)。

（二）健全行政單位監(jiān)督機(jī)制

某單位盡管成立了內(nèi)部監(jiān)察小組，但由于小組成員內(nèi)控意識薄弱、監(jiān)督制度不健全、權(quán)責(zé)不清晰等因素，表現(xiàn)為監(jiān)督工作落實不到位。鑒于此，需要健全行政單位的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，同時構(gòu)建科學(xué)、合理的獎懲制度，以此激勵和約束工作人員的某些行為[3]。

1.合理配置單位內(nèi)控人員

高新區(qū)對于工作人員有一定的專業(yè)性要求，為了確保行政單位內(nèi)部控制有效進(jìn)行，本單位的內(nèi)控小組成員配置，需要考慮相關(guān)人員的專業(yè)知識和能力，是否勝任這一工作。內(nèi)控人員主要對單位內(nèi)的會計、財務(wù)以及有資金往來的財務(wù)活動進(jìn)行監(jiān)督，確保這些工作內(nèi)容沒有出現(xiàn)違法違規(guī)現(xiàn)象，促進(jìn)財務(wù)工作的效率和質(zhì)量提高。要求內(nèi)控小組成員，能夠全面估計單位相關(guān)財務(wù)工作事務(wù)，了解各項工作內(nèi)容的細(xì)則，從而對某個財務(wù)工作流程進(jìn)行專業(yè)監(jiān)控，從中發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)操作人員的失職行為，并及時向負(fù)責(zé)部門或領(lǐng)導(dǎo)報告，并提出整改建議。

為提高內(nèi)控人員素質(zhì)，首先要求內(nèi)控小組的帶頭人具備較高的政治素養(yǎng)，強(qiáng)烈的內(nèi)部控制意識，清晰認(rèn)識到內(nèi)控工作對于本單位的重要性。響應(yīng)國家的號召，在內(nèi)控小組召開會議，針對新的內(nèi)控方針和政策進(jìn)行解讀，促進(jìn)各小組成員進(jìn)行充分溝通和交流，總結(jié)工作上的經(jīng)驗，分析遇到的難題，共同討論解決問題的辦法。通過這樣的方式，不斷提升內(nèi)控人員的業(yè)務(wù)能力，在日常工作中能夠自覺、主動地發(fā)現(xiàn)工作存在的問題，并進(jìn)行解決[4]。

2.劃分明確內(nèi)控責(zé)任，建立獎懲機(jī)制

為了確保行政單位內(nèi)部控制穩(wěn)定、有序進(jìn)行，為了避免內(nèi)控責(zé)任不清晰出現(xiàn)的內(nèi)部控制混亂問題，需要構(gòu)建職權(quán)清晰的內(nèi)控制度，制定科學(xué)、合理的考評體系，以此約束和引導(dǎo)內(nèi)控人員的工作行為。對于單位內(nèi)的預(yù)算管理、經(jīng)費(fèi)開支等重點財務(wù)工作，需要管理部門持續(xù)關(guān)注。在發(fā)現(xiàn)某些工作人員的違規(guī)操作后，根據(jù)相關(guān)內(nèi)控制度，進(jìn)行對應(yīng)處理。發(fā)現(xiàn)因為違規(guī)操作，造成本單位項目管理混亂、經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重超支的問題，對于其發(fā)生的惡劣影響，還要對涉事工作人員進(jìn)行追責(zé)，確保每個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時都有對應(yīng)的人員負(fù)責(zé)，通過這樣的設(shè)置，防治內(nèi)控人員監(jiān)督工作不到位的情況出現(xiàn)。

在單位內(nèi)控工作中建立獎懲機(jī)制，依靠制度的力量落實內(nèi)控制度，以此實現(xiàn)對內(nèi)控人員的客觀評價。制度指出某些行為的獎勵或懲罰條件，如此才有利于內(nèi)控小組成員在日常工作中有的放矢。通過獎懲機(jī)制，也能夠促進(jìn)單位內(nèi)各部門、科室的工作人員參與行政單位內(nèi)部控制建設(shè)，落實內(nèi)控制度。

三、結(jié)論

綜合上述，高新區(qū)行政單位因其管轄范圍的特殊性，在日常工作中不可避免出現(xiàn)預(yù)算制定執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)、評價與監(jiān)督存在問題等方面出現(xiàn)問題?；诖耍紫纫匾曨A(yù)算制定、執(zhí)行，通過規(guī)范預(yù)算編制方式方法，監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況，防止相關(guān)工作人員違法違規(guī)行為。其次要健全行政單位監(jiān)督機(jī)制，通過制度的力量，制約和規(guī)范內(nèi)部控制人員的工作行為，使其在日常工作中能夠有效落實內(nèi)控制度。通過以上措施，促進(jìn)高新區(qū)行政單位內(nèi)部控制建設(shè)。

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