淺談企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與處理舉措

張靜

摘 要：在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)的重要管理內(nèi)容。檔案如何建立、保管、運行成為現(xiàn)在企業(yè)管理的一個重要焦點。檔案文件管理是文秘崗位的主要職責(zé)，檔案信息已經(jīng)成為社會信息的主要組成部分。由于檔案的建立、保管以及相關(guān)信息的利用過程繁瑣，一旦沒有處理好，不僅會影響檔案資料的正常使用，還會影響企業(yè)的管理效率。信息化是時代的特點如何讓檔案管理搭上信息化發(fā)展的高速列車，已成為所有企業(yè)在檔案管理工作中研究的方向。

關(guān)鍵詞：檔案資料管理;現(xiàn)狀;處理措施

二十一世紀(jì)就是信息化的時代，伴隨著計算機科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，給我國的發(fā)展也帶了極大的便利。在飛速發(fā)展的時代中，盡管信息技術(shù)帶了許多的便利，但是也要認(rèn)識到，信息技術(shù)的使用使得社會競爭越來越激烈，如果相關(guān)的企業(yè)要想有更好的發(fā)展，就必須進行檔案管理的創(chuàng)新。企業(yè)不僅需要有健全的管理體系和經(jīng)營制度，還需要不斷完善企業(yè)檔案的精細化管理，使其更好地為企業(yè)服務(wù)。以往的傳統(tǒng)的檔案管理遠遠不能滿足事業(yè)單位日常工作的需要，常常找到一份檔案需要花費很長的實踐，所以就必須進行檔案管理的創(chuàng)新，來進行工作效率的提高，更好的去服務(wù)相關(guān)的人員，加強信息化的檔案管理建設(shè)。

1 現(xiàn)階段檔案資料管理工作中存在的問題

1）管理分組混亂。任何事情都會有一個十分明顯的界限，有的時候一件事情并不難，只要你找到了一個正確的方式方法。而在人事檔案的現(xiàn)存問題上，最主要的就是管理的分組不清，也就是所有權(quán)并沒有劃清一個明確完整的界限。我們都知道，個人的所有權(quán)就是我們所擁有的最為基本的，最主要的所屬權(quán)利，讓我們可以合法的對自己所擁有的事物進行占有，和隨意使用的權(quán)利?，F(xiàn)在在檔案管理上面，有幾種所有權(quán)的表現(xiàn)方式：國家擁有、團體（單位公司）擁有、以及個人占有。但是，現(xiàn)在很多單位和個人都沒有把這三種界限進行明確的分清楚，而是故意或無意的把界限模糊化了。比如說，在個人想要辭職的時候，人事檔案就在個人和企業(yè)的分配上面產(chǎn)生了分歧，讓勞動合同的解除變得復(fù)雜，為員工的工作帶來了困難。

2）干部人事檔案的管理工作缺乏重要的執(zhí)行力。人事檔案，從字面上來看就是把你本身的經(jīng)歷以及所獲得的獎項都記錄上去，所以就一定要寫的十分完整和真實，不能進行夸大或者是虛構(gòu)。但是，因為現(xiàn)在人事檔案管理工作的一些缺陷，而許多的三線城市的高質(zhì)量人才流動性強，他們都想到北上廣這種一線城市進行工作，為了更好的找到心儀的工作，許多人就會開始在自己的檔案上做一些小的手腳，所以檔案管理的能力急需提高。此外還有一個原因，就是在進行檔案的交接時，常常會由于交接的時間過長、距離的地點過遠，就會產(chǎn)生許許多多的問題。

3）沒有重視檔案管理工作。在許多人看來，檔案管理僅僅是需要把一些信息進行輸入就可以了，也不用把信息分類、整合、歸檔等步驟，并沒有將檔案管理放在心上，也不能一心做檔案管理工作，但是，這些都是十分狹隘的看法，嚴(yán)重將檔案管理工作進行低估。同時，多數(shù)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)自己也認(rèn)為檔案工作無關(guān)緊要，對于企業(yè)發(fā)展沒有什么作用，也不能給企業(yè)帶來實際經(jīng)濟效益，沒有發(fā)展的必要。但檔案管理往往是企業(yè)進行工作中最重要的一環(huán)，缺了檔案管理工作就難以進行，缺少了檔案管理工作，企業(yè)的人員編制就會有很大的缺失。比如說一位檔案管理人員不重視自己的工作，造成了疏忽，很有可能會將企業(yè)一些員工的資料丟失，從而造成了信息的泄露，嚴(yán)重影響自身企業(yè)的經(jīng)濟效益，甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)的日常工作，這樣的現(xiàn)象如果不即使進行糾正，企業(yè)的未來發(fā)展十分堪憂。

4）觀念過于陳舊，沒有創(chuàng)新意識。許多企業(yè)的檔案管理者并沒有一個具體的培訓(xùn)機制，因此檔案管理者的認(rèn)知相對較少，并不知道檔案管理是需要一個往信息化和科學(xué)化以及簡化方面去發(fā)展的。而且管理者思維稍微落后，享受著坐等代收的工作方法，進而出現(xiàn)了真正遇到了困難，無法快速解決的尷尬局面。

5）企業(yè)檔案管理人員缺乏科學(xué)的管理體系。檔案管理的重要性，就要求我們要有一個科學(xué)高效的管理體系。但是，在現(xiàn)在的生活中，大部分企業(yè)的人事人員都是公司的老員工，沒有創(chuàng)新性只會效法過去;活著就是剛剛畢業(yè)的新生，沒有足夠的技術(shù)支持他們創(chuàng)新，不專業(yè)，壓根跟不上現(xiàn)在社會要求他們做到的人事管理方法。在這個與生涯有關(guān)的檔案管理上，管理人員的技術(shù)水平以及他們自己的能力是非常重要的，所以就需要一個十分科學(xué)的管理體系來規(guī)范企業(yè)檔案管理人員，使他們變得更加的高效、有序。

2 現(xiàn)代檔案信息化管理的解決措施探討

檔案管理工作要解決的問題，是把企業(yè)有價值的文件收歸企業(yè)公有，提供給企業(yè)不同時期的所有人員共享信息資源，檔案的憑證作用和法律作用尤為重要，在企業(yè)里檔案發(fā)揮最多的作用是參考作用，別人是怎么做事情的，你不用自己親自做一遍，拿來結(jié)果直接用即可，節(jié)省下來的時間、人力、物力是無法估量的，為企業(yè)做出的貢獻是不能用具體數(shù)字所能體現(xiàn)的。

1）加強組織領(lǐng)導(dǎo)并統(tǒng)一管理。每個企業(yè)都是由若干個部門組成的，但由于部門太多，企業(yè)就并沒有一個完整的檔案管理系統(tǒng)，進而導(dǎo)致了企業(yè)在信息化建設(shè)中的腳步放慢，因此企業(yè)需要把現(xiàn)代檔案信息化管理放在企業(yè)管理中的一個重要位置上，并實地進行操作。并且企業(yè)還要優(yōu)化部門的組成，讓企業(yè)檔案管理工作專員、主管、企業(yè)政策改革部門人員、會計部門人員、資產(chǎn)管理部門人員等組成一個公司檔案管理部門的改良小組，做到行動上統(tǒng)一部署，各部門之間相互配合，監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題立刻處理，每個部門取長補短，對企業(yè)檔案進行信息化有序的管理。

2）加強建立符合信息化內(nèi)容的檔案管理體系。大中型企業(yè)檔案信息化管理的首要條件就是建立和企業(yè)有關(guān)管理體系相連接的檔案管理體系。檔案文件的格式與處理方法要朝著多樣化的發(fā)展趨勢去發(fā)展，還要完全保留紙質(zhì)檔案的所有功能，實現(xiàn)檔案的一體化發(fā)展。

3）加強培養(yǎng)現(xiàn)代檔案信息化管理的人才?，F(xiàn)代檔案信息化進程是由管理人才的基本素質(zhì)決定的，因此，企業(yè)要經(jīng)常進行內(nèi)部培訓(xùn)，培養(yǎng)高水平的檔案管理人才。不到要對理論知識理解透徹，企業(yè)也要積極組織員工進行模擬實驗，加強員工理論和實踐雙發(fā)展的良好趨勢。

4）加強防護現(xiàn)代檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)。為保證網(wǎng)絡(luò)的安全，在現(xiàn)代檔案的信息化管理中推薦使用封閉式網(wǎng)絡(luò)，必要的聯(lián)網(wǎng)時，要啟用網(wǎng)絡(luò)安全防火墻。同時，為了能夠從源頭上組織病毒侵入，企業(yè)要對現(xiàn)代檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)制定相應(yīng)的規(guī)章制度。另外，為了加強記錄檔案計算機的防病毒能力，需要安裝殺毒軟件，在開機時自啟，也可以有效的抵御病毒侵害。

5）加強實現(xiàn)信息資源共享。發(fā)展“信息資源共享”是檔案信息化管理的發(fā)展趨勢，現(xiàn)代檔案信息化管理要樹立更高更強的奮斗目標(biāo)，不斷向前發(fā)展，企業(yè)要對檔案的整理進行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，優(yōu)化檔案信息資源的布局，進而實現(xiàn)資源共享。

3 總結(jié)

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)加快信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，需要進行合理的規(guī)劃，并建立起一個完善的檔案管理機制，提高檔案信息化的管理質(zhì)量。檔案信息化管理是在檔案管理中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，我國在檔案信息的管理中，雖然取得了一些成就，但仍然有一些問題需要解決，將這些問題順利解決才能更快的發(fā)展檔案信息化。綜上所述，要把檔案信息化管理作為企業(yè)長期需要重視和發(fā)展的內(nèi)容，努力培養(yǎng)人才，來適應(yīng)復(fù)雜多變的信息化發(fā)展趨勢。

參考文獻

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