淺析完善電子檔案管理的有效途徑

孫曉宇

摘 要：進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為任何組織和個(gè)人日常辦公的必要工具，電子檔案也已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案的主要存在方式，檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。通過建立電子檔案，不僅可以更加便捷的查閱、修改檔案資料，還能降低紙張的使用，減少檔案的占用面積，方便攜帶。但是，電子檔案管理也面臨著泄密、丟失等安全問題。因此，本文從完善電子檔案管理的意義切入，分析電子檔案管理的現(xiàn)狀，據(jù)此給出完善電子檔案管理的有效途徑，希望能幫助事業(yè)單位有效提高檔案管理的科學(xué)化水平，適應(yīng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的新要求。

關(guān)鍵詞：電子檔案;安全管理;完善途徑

檔案是部門或個(gè)人信息的重要載體，做好檔案管理工作尤為重要。而進(jìn)入信息時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，檔案電子化已經(jīng)成為檔案管理的主要方式。電子檔案是指通過計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備（如U盤）等工具，進(jìn)行檔案管理的方式。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案易于存儲(chǔ)、傳播，也方便進(jìn)行增添、修改，節(jié)省時(shí)間。同時(shí)，由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，檔案的安全性面臨威脅，泄密、惡意篡改等問題層出不窮。因此，為了完善檔案管理，便于檔案存儲(chǔ)、查閱、修改，同時(shí)也提升電子檔案的安全性，事業(yè)單位需要?jiǎng)?chuàng)新單位檔案管理模式，完善電子檔案管理的有效路徑，保證檔案管理職責(zé)的順利完成。

1 完善電子檔案管理的意義

1）提升工作效率，減輕檔案管理人員負(fù)擔(dān)。過去的檔案管理工作多采取書面記錄，不僅需要花費(fèi)大量精力進(jìn)行編寫整理，而且檔案的更新修改相當(dāng)不便。同時(shí)，紙質(zhì)檔案對(duì)存儲(chǔ)空間的要求較高，需要干燥避光，且占據(jù)空間較大。當(dāng)外界環(huán)境發(fā)生突變時(shí)，如浸水、失火等，紙質(zhì)檔案的保護(hù)難度很大。采用電子檔案進(jìn)行資料管理，保存方式簡(jiǎn)單，可以隨時(shí)增添、修改原有記錄，進(jìn)行數(shù)據(jù)查找方便，文件傳輸效率高，大大降低了檔案管理人員的工作任務(wù)，提高了檔案管理效率。同時(shí)，電子檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求不高，抵御外界環(huán)境變化的能力較強(qiáng)，降低了檔案管理成本[1]。

2）提升檔案管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案修改增添難度大，檔案質(zhì)量很大程度上依賴于最開始建檔時(shí)的資料完善程度。而很多情況下，將文件一次性收集齊全的難度較大，而且很多檔案需要實(shí)時(shí)更新，如人事檔案、工作檔案等。另外，如果檔案存在遺漏，再次進(jìn)行歸檔的難度大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而電子檔案管理則沒有以上的劣勢(shì)，檔案可隨時(shí)歸檔，如在使用中發(fā)現(xiàn)存在遺漏，可以隨時(shí)補(bǔ)漏增缺;而保存檔案后，只需對(duì)目錄進(jìn)行修改就可完成，這些都大大提升了檔案管理的質(zhì)量[2]。

3）一定程度上增強(qiáng)了文檔的保密性。首先，過去在查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，由于難以限制具體的查閱內(nèi)容，導(dǎo)致查閱者在翻閱檔案時(shí)，可能看到其他檔案內(nèi)容，甚至可能存在涉密內(nèi)容，使得保密性下降。采用電子檔案則可規(guī)避這些缺點(diǎn)。另外，如果有人對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行惡意修改，發(fā)現(xiàn)難度較大，而電子檔案大部分可以利用技術(shù)手段，恢復(fù)數(shù)據(jù)，同時(shí)查明文件修改時(shí)間和修改人，有效提升了檔案管理的保密性[3]。

2 電子檔案管理現(xiàn)狀

1）電子檔案修改方便，真實(shí)性難以保障。目前很多事業(yè)單位并不存在專門地抵御外部黑客攻擊的專業(yè)人才或職工，而互聯(lián)網(wǎng)的開放性導(dǎo)致事業(yè)面臨的網(wǎng)絡(luò)攻擊增加，檔案的泄密風(fēng)險(xiǎn)增加。當(dāng)計(jì)算機(jī)支持的信息網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)、傳真技術(shù)、光盤技術(shù)等遭遇安全攻擊時(shí)，也會(huì)導(dǎo)致信息安全問題，使電子檔案的真實(shí)性難以保證[4]。

2）電子檔案易傳輸，文檔內(nèi)容易被竊取。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)嵌入到社會(huì)的各個(gè)方面，與各行各業(yè)融合發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通給信息的傳輸帶來極大便利，用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件，同時(shí)，一個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。另外，沒用檔案查閱權(quán)限的人，可能通過網(wǎng)絡(luò)、他人擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)等，獲取到相關(guān)檔案，給那些有保密權(quán)限要求的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容造成泄密威脅[5]。

3）專業(yè)人才短缺，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)。目前，電子檔案管理人員的專業(yè)水平往往不高，專業(yè)技術(shù)人才缺失。很多檔案管理人員身兼數(shù)職，檔案管理僅僅是工作的一部分，而且大多數(shù)事業(yè)單位沒有聘用檔案專業(yè)的員工來負(fù)責(zé)相關(guān)工作，都是依賴于負(fù)責(zé)人員的自行學(xué)習(xí)摸索。這也就導(dǎo)致了檔案管理缺乏系統(tǒng)完善的管理機(jī)制，發(fā)生人員變動(dòng)或者檔案更新時(shí)，易出現(xiàn)紕漏，效率低下。另外，很多事業(yè)單位并沒有安排檔案管理人員參與相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作不能與時(shí)俱進(jìn)，難以適應(yīng)新技術(shù)、新形勢(shì)，嚴(yán)重影響電子檔案管理的整體效用。

3 完善電子檔案管理的有效途徑

1）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立完善的檔案管理規(guī)章制度。首先，事業(yè)單位要提升檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，從戰(zhàn)略層面重視檔案管理。同時(shí)，制定相關(guān)的檔案管理制度，明確責(zé)任清單，推動(dòng)管理工作制度化和規(guī)范化。制定應(yīng)急處理方案，電子檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲(chǔ)或外部載體保存，明確緊急情況發(fā)生時(shí)的應(yīng)對(duì)機(jī)制。其次，員工也要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。一方面，檔案管理人員要以身作則，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，提高檔案管理效率;另一方面，其他員工也要重視檔案，對(duì)于涉及自身的檔案要有足夠的責(zé)任意識(shí)，遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。

2）建立電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控體系，完善相關(guān)軟硬件設(shè)施。首先，建立檔案時(shí)，要多次核對(duì)，確保與真實(shí)情況一致;其次，在接收電子檔案時(shí)，要對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性進(jìn)行認(rèn)真鑒定，對(duì)有異議的電子文件要進(jìn)行認(rèn)真甄別，凡是不真實(shí)的電子文件不能進(jìn)行接收歸檔，最后，對(duì)于發(fā)生變動(dòng)或更新的檔案，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)主動(dòng)向檔案管理員反饋，進(jìn)行檔案更新或立卷歸檔。另外，入庫(kù)的電子檔案，要定期進(jìn)行抽檢，及時(shí)查缺補(bǔ)漏。對(duì)于涉及保密的檔案，除了對(duì)密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，還有及時(shí)更新安全防控技術(shù)。一方面要及時(shí)更新加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防火墻、殺毒軟件等軟件;另一方面，還有保證存儲(chǔ)設(shè)備有足夠的存儲(chǔ)空間和存取速度。

3）組建專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)，注重管理培訓(xùn)。事業(yè)單位要重視并組建高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)，提高管理人員素質(zhì)，以便實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理。首先，要聘用相關(guān)專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理。電子檔案對(duì)于人員素質(zhì)要求較高，需要負(fù)責(zé)人員具備檔案管理、計(jì)算機(jī)等多領(lǐng)域的知識(shí)，也要求他們學(xué)習(xí)相關(guān)理論和前沿知識(shí)，掌握檔案管理制度和規(guī)范要求，提高計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平，有效利用其開展檔案管理工作。其次，事業(yè)單位要積極組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富理論知識(shí)與實(shí)際操作能力。員工也應(yīng)積極參與培訓(xùn)，有效提升電子檔案管理水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

目前，采用電子檔案進(jìn)行資料管理已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。為了適應(yīng)新形勢(shì)，有效提升檔案管理效率，事業(yè)單位必須積極采取措施，完善電子檔案管理。因此，事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立完善的檔案管理規(guī)章制度，完善設(shè)施，培育專業(yè)的檔案管理人才。只有這樣，事業(yè)單位才能適應(yīng)形勢(shì)，更好地發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

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