朱小青

摘 要：醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設活動中形成的第一手材料，不僅涉及到建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，還涉及交付后使用過程中的改建、裝修、設備安裝等施工過程和結果的記錄等。它是工程建設、使用管理、工程維護和改建擴建的重要依據(jù)。但是在當今醫(yī)院基建檔案管理過程中存在不少問題。本文通過對現(xiàn)在存在問題的分析，提出了一些解決方案。

關鍵詞：基建檔案；管理意識；管理程序；管理素質(zhì)

1 醫(yī)院基建檔案的管理存在的問題

我院2號病房樓從2012年6月26日正式投入使用，截至今日在長達6年多的時間里，由于種種原因，始終沒有進行竣工決算。今年下半年，經(jīng)過領導同意，決定委托社會第三方審計機構對此工程項目進行決算。根據(jù)審計程序要求，首先要求施工單位報送與決算有關的所有資料，它包括該項目在立項審批、勘察設計、招投標、施工監(jiān)管、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)以不同載體呈現(xiàn)的聲像、圖文等形式的資料信息。經(jīng)過多次催促，我院基建處始終沒有能夠提供完整的基建資料，竣工驗收資料不齊全，變更簽證以及招投標資料也無法提供。當時成立的項目部管理人員由于是臨時從其他部門抽調(diào)組建，項目結束之后，有的幾經(jīng)變換工作部門，有些已經(jīng)退休，所經(jīng)手資料無法查證，給決算審計帶來極大的麻煩，也為后期這個建筑的整改整修帶來巨大的損失。同時這些情況也充分暴露出醫(yī)院在基建檔案管理方面存在的一些問題。具體分析，基建檔案管理方面存在如下問題：

1.1 檔案管理意識不強

檔案管理意識不強，領導和檔案人員對基建檔案重要性的思想認識不夠。在項目建設中，醫(yī)院領導對基建項目的目標是加強對工程建設的管理，保證工程的質(zhì)量并在規(guī)定的工期內(nèi)完成，盡早建成投入使用，早出效益。對于基建檔案管理來說，工作人員大多是臨時組成的，其部門也是根據(jù)工程需要臨時建立，管理層對其并不重視，認為在檔案管理上花錢、花時間沒必要。有些甚至根本不重視資料的收集，哪里用完哪里丟； 有的項目管理人員甚至將自己所負責部分的資料當作個人的私有財產(chǎn)，自己保管，有的甚至退休之后還把資料帶到家里，為醫(yī)院后期的改建擴建尋找資料造成了很大的不便，嚴重影響了檔案資料的利用價值，造成的損失是無法彌補的。同時建設過程中工程隊伍流動性大，會造成基建檔案管理工作脫節(jié)嚴重的現(xiàn)象，相關部門缺乏溝通交流，使得檔案記錄缺乏準確性與實時性。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)差

醫(yī)院缺少相應的綜合型管理人才?；üこ添椖康臋n案管理人員大多屬于臨時抽調(diào)或者兼職，沒有經(jīng)過檔案管理的系統(tǒng)性培訓，普遍缺少檔案專業(yè)知識，不熟悉業(yè)務，對檔案工作處于應付狀態(tài)，用時才慌忙翻尋，不能規(guī)范的進行檔案的收集、歸類、整理、保管。建設單位缺乏既懂檔案專業(yè)知識又熟悉工程管理的人才，具備檔案專業(yè)知識的人員在檔案管理崗位由于種種原因不能長期干下去。另外，也由于基建工程項目和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建工程項目檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范。

1.3 硬件措施不到位

建設單位、監(jiān)理單位、施工單位往往將資料室設于工地現(xiàn)場臨時用房內(nèi)，一是為了方便施工資料的及時歸檔，二是為了能及時查閱所需文件。同時也造成了一定的弊端，首先是臨時用房牢固性、安全性差，一旦遇上像大風、大雪之類的惡劣天氣，造成臨時用房倒塌，將會導致基建資料毀壞。再次是臨時用房防蟲、防潮效果差，不利于基建檔案的存放。

1.4 檔案管理流程不規(guī)范，檔案移交不及時

項目竣工后，科室為方便自己使用、查找，往往不及時主動移交資料，部分工程人員對檔案管理工作的重視度不高、延期歸檔工作等原因會導致基建項目部分環(huán)節(jié)資料整理出現(xiàn)紕漏，另一方基礎項目工程建設由于搬遷、改建等不可抗因素導致部分環(huán)節(jié)檔案資料缺失。部分檔案管理人員只注重中后期施工監(jiān)管與竣工驗收時期的數(shù)據(jù)資料整理，而忽視了前期設計勘察、投標立項時的文件資料搜集，因此導致資料搜集不完善，前期資料缺失。

2 加強醫(yī)院基建檔案管理的措施

針對上述情況，我認為應該從下列幾個方面入手：

2.1 增強基建檔案管理意識

加強宣傳，利用會議及舉辦學習班向全體工作人員宣傳基建檔案的重要性，由領導牽頭帶領大家學習《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《重大建設項目檔案驗收辦法》等有關規(guī)定，使他們認識到檔案的重要性和潛在價值，充分認識到基建檔案不僅見證了醫(yī)院的歷史，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，而且基建檔案中投資預算的數(shù)據(jù)與施工過程中設計變更認量、經(jīng)濟簽證，投標過程中投標價格、合同、洽商記錄、竣工圖等一系列資料以及總決算的數(shù)據(jù)又是后期審計部門審查的重要依據(jù)，是控制經(jīng)濟流失、打擊貪污受賄、加強廉政建設的第一手資料，使加強檔案管理的觀念深入人心。

2.2 完善基建檔案管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員

現(xiàn)在醫(yī)院缺少既懂基建又懂檔案管理的綜合型管理人才，要想真正管理好醫(yī)院基建檔案，醫(yī)院領導必須下定決心重視檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)，根據(jù)基建檔案管理要求與基建工程項目特點，應設立相應的檔案管理部門，派遣專業(yè)的管理人員，明確各自職責，深化職能改革，加強各部門間的檔案管理人員與工程人員的溝通與交流，建立健全基建檔案管理網(wǎng)絡體系。要將基建項目的檔案管理工作與項目建設進程同步納入項目建設管理程序。通過宣傳、培訓等多種形式，廣泛宣傳黨和國家有關檔案工作的法律、法規(guī)和制度。同時選派檔案管理人員參加檔案員崗位培訓班學習，參加各種檔案及基建學術交流會，多渠道提高檔案管理人員綜合水平，促使其轉變觀念，不斷更新知識，改善知識結構，開闊視野，成為高素質(zhì)的復合型檔案管理人才。

2.3 改善硬件設施

醫(yī)院基建檔案的儲存條件是基建檔案管理的必備條件之一，硬件設施的好壞直接影響檔案的質(zhì)量。因此醫(yī)院領導應該加強對基建檔案儲存用房的投入力度，建立固定的儲存場所，避免因基建檔案資料的來回挪動，致使項目結束檔案資料也因此損壞丟失嚴重的結果發(fā)生。再次是醫(yī)院要為基建檔案室配備一套完整的檔案裝具以及電腦、復印機等。同時醫(yī)院對檔案庫房要做好防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施，保證檔案實體和信息的安全。

2.4 健全檔案管理的流程規(guī)范

基建檔案是由施工文件、監(jiān)理記錄、基建檔案、竣工圖紙等資料組成的，做好基建檔案資料的搜集、歸檔與驗收工作十分重要。工程人員應按照基建檔案管理流程進行整理工作，確保歸檔及時、搜集完備、保管安全、整理規(guī)范?；n案從整理、組卷、編目到保管、利用都有其既定的規(guī)律，各參建單位要嚴格遵守操作規(guī)程履行各自的職責，統(tǒng)一基建檔案管理標準和操作方法，同時保持檔案資料有機聯(lián)系，使其形成一個系統(tǒng)的、分類明確的整體?；椖扛鳝h(huán)節(jié)的檔案資料應按照不同類型進行搜集歸類，嚴格按照檔案管理的流程要求完成歸檔工作，對于工程周期較長的基建項目，應保證分段跟進檔案管理工作。

參考文獻

[1]關明杰.基建工程檔案管理存在的問題及解決對策[J].赤子（上中旬），2015，（23）：227.

[2]田岳海.淺談基建檔案管理中存在的問題與對策[J].檔案天地，2012（8）：49-50.