何海

檔案工作是維護歷史真實面貌，功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。它與人類文明的產(chǎn)生、發(fā)展相伴隨，并隨著社會文明程度的提高和對檔案利用需求的增長，越來越深入地滲透到人類生活動的方方面面。

檔案工作從狹議上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作。

1 檔案管理的作用

檔案具有特殊功能，主要是指檔案有人位社會活動中具有的其他文獻(xiàn)所不能代替的作用。它主要指檔案的憑證作用和參考作。

1.1 憑證作用

檔案是歷史的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。歷史研究是通過對特定的時間、地點、發(fā)生的歷史事件進行分析和綜合，以揭示和總結(jié)歷史發(fā)展的客觀規(guī)律，推動社會發(fā)展，可以提供歷史研究作為證據(jù)的主要是檔案史料。檔案是歷史的真憑實據(jù)，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所民具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。史書和地方志是一個政黨、一個國家進行政治斗爭不可缺少的材料，編史修志是我們科黨文化事業(yè)的重要組成部分，而編史修志最可靠的材料也是檔案，所以說檔案是進行歷史研究和編史修志的第一手史料。

有的歷史學(xué)家指出，我國的歷史著作一向以史料豐富著稱，運用檔案史料也最早。在國外，近百年來歷史著作的取材，也從文學(xué)性的回憶錄、書札等，轉(zhuǎn)到了文件性的檔案史料，這是一個進步?，F(xiàn)代國外學(xué)者，特別是歷史學(xué)家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。我國自古以來就是一個疆域遼闊的多民族國家。明清檔案中有大量文書、地圖載明我國的領(lǐng)土海疆。解放以來這些檔案為我國與友好的領(lǐng)國劃分邊界提供了大量可靠的依據(jù)。一些帝國主義分子和霸權(quán)主義者歪曲歷史，制造謊言妄圖侵占我國領(lǐng)土和海島，但謊言代替不了事實，我們保存的大量有關(guān)檔案和圖籍是揭露這些謊言和捍衛(wèi)我國領(lǐng)土的極好材料。

檔案不僅是國家進行經(jīng)濟、文化建設(shè)的可靠依據(jù)，同時還是文學(xué)創(chuàng)作的重要素材。許多文學(xué)創(chuàng)作的實例表明，檔案史料所反映的事實并對作品的取材、情節(jié)構(gòu)思起過重要的啟迪甚至是憑證作用。比如中國作家姚雪垠寫的《李自成》時，也是閱讀了大量的檔案材料的。

1.2 參考作用

檔案作為一所歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。這是因為檔案不僅真實記錄和反映了人類社會實踐活動的濃度，也反映了實踐活動的廣度，為人們認(rèn)識自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗。

檔案的參考作用具有較大的可靠性。檔案是原始記錄，是第一手資料。歷史學(xué)家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。檔案是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地記錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿、照片、錄音帶、錄像帶等。我國進行大規(guī)模經(jīng)濟建設(shè)中，如治理黃河、長江、海河等河流歷史上最大的洪水流量和最小的枯水量，成為設(shè)計三間賤人峽水庫、長江三峽水利樞紐工程的重要依據(jù)。在發(fā)展農(nóng)業(yè)中也大量利用檔案中晴陰錄等材料。從而掌握了近百年來氣候變化規(guī)律和水旱災(zāi)害情況，為制定我國農(nóng)業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供了有益的資料。我國是世界上四大文明古國之一，文化古跡遍及全國，成為中外游客觀光瀏覽的勝地，而這些古跡每屆修繕和陳列展覽，也都要利用大量歷史檔案。

2 檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 管理機構(gòu)不健全

檔案室并非是一個工作機構(gòu)，沒有列入政府機構(gòu)序列，沒有專門的人員編制，機關(guān)檔案室一般掛靠在黨政辦公室，加之這黨政辦公室由鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)都分管領(lǐng)導(dǎo)，但分而不管或管而不緊的工作狀況。鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的考核一般是對稅收、統(tǒng)計指標(biāo)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村特色工作等綜合考評排名次，檔案工作不納入考核范圍，不是年終考核的硬性指標(biāo)，這就導(dǎo)致了黨政領(lǐng)導(dǎo)對這塊工作疏于管理，更不用提及長遠(yuǎn)規(guī)劃和推進檔案現(xiàn)代化管理水平上去考慮加以謀劃了。

2.2 基礎(chǔ)建設(shè)滯后

鄉(xiāng)鎮(zhèn)的財力比較匱乏，辦公經(jīng)費一般用于重要所、站、辦的辦公設(shè)備維護及更新，缺經(jīng)費，缺庫房，缺設(shè)備導(dǎo)致檔案的保管條件簡單，嚴(yán)重影響著檔案安全。并且室藏檔案貧乏，翻閱歷年檔案資料，發(fā)現(xiàn)只是對上級紅頭文件、本級發(fā)文進行收集，缺乏反映本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的工作活動、大事、要事專項檔案影像資料、尤其缺少圖片、光盤等影像資料和在科技比較發(fā)達(dá)的今天應(yīng)該普遍常見的電子檔案等。

2.3 制度不健全，管理不規(guī)范

鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案工作基本處于松馳狀態(tài)，雖然也按照規(guī)定建立了檔案室、制定了檔案管理制度，但工作流于形式，缺乏有效的管理機制，管理不規(guī)范，不嚴(yán)格，職責(zé)不明確，任務(wù)不落實，人員不到位。檔案員多是由黨政辦工作人員兼任，一般還會負(fù)責(zé)其他工作，往往是工作量多而無暇顧及檔案工作； 檔案工作人員變動也比較頻繁，在人事調(diào)整時，黨政領(lǐng)導(dǎo)意識里將檔案崗位作為身體多病、待退休、待生小孩人員等“特殊人”的交接頻繁，導(dǎo)致檔案管理不嚴(yán)，措施不當(dāng)，擱置混亂，在查閱檔案中，發(fā)現(xiàn)對檔案疏于整理，存在殘缺斷頁、丟失損毀現(xiàn)象。

3 加強新時期檔案管理途徑

檔案管理的重要目的在于檔案的利用，檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會發(fā)展又快又好的一項基礎(chǔ)工作，對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。

1）檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強檔案基礎(chǔ)管理。除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檔索等工作。要加強對檔案備有的微縮和制作，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案室的設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害。

2）實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)有機結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，利用計算機等現(xiàn)代化手整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作的中影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準(zhǔn)確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。

科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉靜.新時期企事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探究[J].管理科學(xué)，2009（9）：31-32.