試論文書檔案的科學(xué)化管理

付麗君

摘 要：檔案記錄著社會(huì)以及單位發(fā)展的全過(guò)程，現(xiàn)階段，文書檔案管理模式出現(xiàn)了很大變化，其管理水平的提升，可以確保文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性。本文根據(jù)以往工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，并從文檔的一體化管理、文書檔案的信息服務(wù)觀念、利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)管理文書檔案、提升文書檔案管理人員的個(gè)人素養(yǎng)四方面，論述了文書檔案的科學(xué)化管理方案。

關(guān)鍵詞：文書檔案；科學(xué)化管理；信息服務(wù)觀念

站在實(shí)際發(fā)展角度來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代文書檔案管理模式出現(xiàn)了很大變化，一些新型管理模式的應(yīng)用，可以進(jìn)一步提升文書檔案管理水平，確保檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性。另外，由于科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，基于計(jì)算機(jī)的文書檔案處理形式應(yīng)用越來(lái)越廣泛，各個(gè)單位可以根據(jù)目前發(fā)展形式，對(duì)文書檔案管理提出新的要求，從而為后續(xù)工作提供新的參考依據(jù)。

1 文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

首先，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度不夠。在部分單位發(fā)展過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)人員并沒(méi)有對(duì)文書檔案管理工作提高重視程度，對(duì)其內(nèi)容理解也顯得不夠全面。在他們眼中，檔案管理就是做好收集、保存和歸納即可，只要檔案管理人員協(xié)調(diào)好文書檔案即可，以備不時(shí)之需。也正是由于這種錯(cuò)誤觀念的引導(dǎo)，阻礙了文書檔案管理工作的正常開(kāi)展。其次，各個(gè)部門文書檔案管理工作配合度不夠。歸檔工作需要從各個(gè)部門之中收集相關(guān)資料，有些部門只是為了自己工作的方便，并不愿意將文書檔案資料交到檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)工作進(jìn)展緩慢，不利于相關(guān)工作的順利進(jìn)行。最后，文書檔案管理措施不夠規(guī)范。很多單位存在文書檔案管理規(guī)范程度不夠問(wèn)題，主要體現(xiàn)在卷宗分類、案卷名稱不規(guī)范等內(nèi)容上。除此之外，文書檔案檢索效率不高等問(wèn)題普遍存在，而且很多單位檢索方式以人工為主，工作效率明顯不足。

2 文書檔案的科學(xué)化管理方案

2.1 文檔的一體化管理

在之前管理工作之中，文書處理和檔案管理一直是不同管理部門負(fù)責(zé)，而且檔案管理只能由檔案部門執(zhí)行，由于二者的分開(kāi)管理，參與其中的工作人員也不同，很容易出現(xiàn)檔案管理問(wèn)題，對(duì)整個(gè)管理效率產(chǎn)生了重大影響。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，文檔一體化管理逐漸將傳統(tǒng)管理模式取代，該種管理模式主要是將傳統(tǒng)管理上的文件處理以及檔案管理結(jié)合到一起，并形成一個(gè)整體，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案的有效管理。所謂文檔的一體化和科學(xué)化管理，就是將公文處理和檔案結(jié)合到一起，統(tǒng)稱為文書檔案，確保文書檔案可以獲得更加有效的管理方案[1]。

2.2 文書檔案的信息服務(wù)觀念

在現(xiàn)代檔案信息傳播過(guò)程中，很容易受到經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)和信息社會(huì)的雙重打擊，各個(gè)檔案部門在日常工作開(kāi)展上，一定要突破傳統(tǒng)思想束縛，對(duì)觀念進(jìn)行更新，提升檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。另外，站在現(xiàn)代社會(huì)公眾角度來(lái)說(shuō)，信息獲取不再滿足于單純的檔案管理部門，需要實(shí)現(xiàn)更高程度的社會(huì)檔案信息資源共享。因此，在檔案管理水平提高的同時(shí)，還要通過(guò)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的充分利用，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息服務(wù)工作的全面完善，并對(duì)其中一些信息共享機(jī)制等進(jìn)行深入探索，尋求問(wèn)題解決對(duì)策，讓整個(gè)文書檔案管理顯得更加科學(xué)化，最終實(shí)現(xiàn)文書檔案資源共享。

2.3 利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)管理文書檔案

近年來(lái)，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)始在生活之中得到應(yīng)用，讓文書檔案管理模式從傳統(tǒng)手工操作向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)階段，文書檔案存儲(chǔ)方式也出現(xiàn)了很大變化，之前主要以紙質(zhì)形式為主，現(xiàn)在基本上全部變成了電子信息管理模式。另外，在文書運(yùn)行、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)上，與辦公自動(dòng)化設(shè)備連接在一起，對(duì)文件進(jìn)行系統(tǒng)性起早和修改，還能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一登記，而且上述一系列工作均可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和操作。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理工作顯得日漸復(fù)雜，勞動(dòng)強(qiáng)度也較大，倘若能夠?qū)τ?jì)算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用，會(huì)讓文件整理工作變得更加迅速、有效。整體來(lái)看，通過(guò)此項(xiàng)改變，計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)可以充分展示出來(lái)，還能降低文書檔案工作人員的主體工作量，讓文書檔案管理工作顯得更加科學(xué)。

2.4 提升文書檔案管理人員的個(gè)人素養(yǎng)

現(xiàn)階段，我國(guó)文書檔案管理隊(duì)伍中存在很多問(wèn)題，各個(gè)工作人員自身知識(shí)結(jié)構(gòu)過(guò)于陳舊，沒(méi)有對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行深入研究。想要確保文書檔案管理效果，工作人員必須對(duì)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行熟悉，同時(shí)也要獲得一些管理人才。文書檔案管理工作之中的服務(wù)對(duì)象選擇顯得十分重要，應(yīng)具備較強(qiáng)的專業(yè)性。因此，檔案工作人員除了具備專業(yè)知識(shí)之外，還要對(duì)管理技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行深入性強(qiáng)化，確保文書檔案管理工作的精準(zhǔn)程度。具體來(lái)說(shuō)，文書檔案管理人員需要具備以下優(yōu)勢(shì)：首先，應(yīng)具備較強(qiáng)的職業(yè)素質(zhì)，通過(guò)責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化，讓工作人員可以主動(dòng)參與到文書檔案管理之中，提升其工作主動(dòng)性。其次，強(qiáng)化對(duì)具體服務(wù)對(duì)象的宣傳力度，做好文書檔案使用效果反饋工作。通過(guò)上述工作的開(kāi)展，管理人員便會(huì)意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，在工作中不斷完善自我[2]。

3 總結(jié)

綜上所述，在新的管理模式以及計(jì)算機(jī)技術(shù)作用下，讓文書檔案管理顯得更加科學(xué)。也正是由于上述原因，為文書檔案的科學(xué)化管理實(shí)現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)條件，在確保管理效率的同時(shí)，讓文化檔案管理走上了科學(xué)化道路。現(xiàn)階段，各個(gè)單位可以通過(guò)文書檔案管理的一體化和現(xiàn)代化，提升文書檔案資料的實(shí)用價(jià)值，為單位后續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)條件。

參考文獻(xiàn)

[1]劉萍.文書檔案管理的特點(diǎn)與創(chuàng)新策略的相關(guān)研究[J].科技風(fēng)，2018（35）：263.

[2]李蓉暉.以評(píng)估為契機(jī)加強(qiáng)民辦高校文書檔案管理[J].遵義師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，20（06）：168-170.