賈蓬濤

摘 要：主要介紹了當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理面臨主要問題，指出部分事業(yè)單位檔案管理工作仍然存在理念、技術(shù)、人員等方面的差距。分析了新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，提出事業(yè)單位檔案管理的存儲(chǔ)電子化、查閱智能化、應(yīng)用大數(shù)據(jù)化等三大趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理；大數(shù)據(jù)；發(fā)展趨勢(shì)；智能化

檔案管理工作模式基本是以集中管理為基礎(chǔ)，即使歷經(jīng)幾次變革，但在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，依然呈現(xiàn)出具有中國(guó)特色的檔案管理模式。隨著國(guó)家綜合改革的不斷深入，“服務(wù)型”單位的建設(shè)，信息技術(shù)的介入，事業(yè)單位在管理職能、管理理念、管理方式等都發(fā)生了巨大變化，檔案管理亦是處在深刻的變革當(dāng)中。信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)資料逐步過(guò)渡到數(shù)字化，很多傳統(tǒng)存檔的檔案資料都將信息錄入到計(jì)算機(jī)并存入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，這對(duì)于傳統(tǒng)的管理方式來(lái)說(shuō)也造成了較大的沖擊。本文旨在從分析問題入手，探討事業(yè)單位檔案管理未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，尋找破題對(duì)策，推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

1 檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 管理理念方面

當(dāng)前部分事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠。我國(guó)事業(yè)單位檔案工作的管理水平，較之發(fā)達(dá)國(guó)家相比，還比較落后[1]。部分單位對(duì)檔案工作的理解還存在等、靠思想，簡(jiǎn)單地認(rèn)為事業(yè)單位的檔案管理工作還停留在“送過(guò)來(lái)”“保存好”的工作層次上，從根本上制約了檔案工作水平的提升。

1.2 技術(shù)應(yīng)用方面

事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升缺少有力的制度支撐和技術(shù)保障。當(dāng)前國(guó)內(nèi)大部分事業(yè)單位檔案管理所需硬件達(dá)不到要求，沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化[2]。隨著檔案信息量的逐漸增多，以往簡(jiǎn)單的紙質(zhì)檔案，在保存時(shí)間上、信息查找上已經(jīng)不能滿足當(dāng)前高效、快捷工作的需要。隨著信息化的蓬勃發(fā)展，檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的技術(shù)挑戰(zhàn)。

1.3 專業(yè)素質(zhì)方面

事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)水平和能力素質(zhì)還有待提高[3]。作為一線的檔案管理人員，專業(yè)水平和能力素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作效能的發(fā)揮。信息化步伐的不斷加快，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。當(dāng)前檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和管理能力與現(xiàn)實(shí)需要還有很大差距。檔案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象仍然大范圍存在。檔案專業(yè)管理人員相對(duì)變動(dòng)較大，不能形成強(qiáng)有力的“傳、幫、帶”作用，許多同志只能摸索地開展工作，影響整體工作效率。

2 檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

2.1 檔案存儲(chǔ)電子化

傳統(tǒng)的管理檔案的方式正在逐漸被淘汰，電子檔案正在被廣泛應(yīng)用，成為主要的發(fā)展趨勢(shì)[4]。要實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化的管理，需要建立健全檔案信息化、數(shù)字化的管理制度，如檔案數(shù)字化、信息化資料的收集、整理、歸檔制度，目前，檔案的電子化管理工作面臨著很多的問題，例如管理人員信息化知識(shí)的缺乏、管理機(jī)構(gòu)職能的變化、檔案的保密、偽造以及鑒定等等。針對(duì)當(dāng)前存在的問題以及電子化管理的必然趨勢(shì)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)做出客觀、理性的判斷，立足當(dāng)前，展望未來(lái)，積極面對(duì)現(xiàn)在以及之后所面臨的所有問題。

2.2 檔案查閱智能化

在存留原始紙質(zhì)文件檔案外，借用其他方式來(lái)拓展檔案服務(wù)，使其向多元化方向發(fā)展。例如建立智能檔案室。將微電腦控制系統(tǒng)與檔案密集柜整個(gè)架體融為一體，實(shí)現(xiàn)了密集架的遠(yuǎn)程控制和庫(kù)房的網(wǎng)絡(luò)化管理。具有架體內(nèi)溫度，濕度及煙霧自動(dòng)檢測(cè)報(bào)警，自動(dòng)檢索條碼管理，觸摸屏控制，并且實(shí)現(xiàn)資料無(wú)序存放有序管理和無(wú)線自動(dòng)定位資料位置指示功能，運(yùn)行穩(wěn)定可靠，具有多重防護(hù)功能，大大提高了檔案、文書、財(cái)務(wù)憑證、書籍等物品的存取、查閱、統(tǒng)計(jì)管理的自動(dòng)化程度。

2.3 檔案應(yīng)用大數(shù)據(jù)化

傳統(tǒng)模式下，事業(yè)單位的檔案管理以查閱為主，檔案利用停留于被動(dòng)層面，檔案的價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案系統(tǒng)中不僅有海量的文獻(xiàn)，還有海量的數(shù)據(jù)。在這種情況下，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況建立數(shù)據(jù)模型，對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和歸類，實(shí)施相關(guān)性分析，挖掘出檔案之間的聯(lián)系性，開發(fā)檔案中潛在的知識(shí)，并通過(guò)手機(jī)短信、微信等處理平臺(tái)，將有價(jià)值的信息推送給社會(huì)大眾，進(jìn)一步凸顯事業(yè)單位檔案管理工作的價(jià)值，積極發(fā)揮出事業(yè)單位檔案信息資源的重要作用[5]。

3 結(jié)論

檔案管理工作是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，其存在和發(fā)展有著重大的意義。當(dāng)前許多事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在理念、技術(shù)、人員等諸多問題。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，事業(yè)單位必須提高檔案管理工作的重視度，投入必要的資金，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)，積極培養(yǎng)檔案管理方面的人才，促進(jìn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]王協(xié)舟，張玉香.圖書情報(bào)與檔案管理研究生人才需求與創(chuàng)新能力培養(yǎng)研究綜述[J].檔案學(xué)研究，2012（2）83-88.

[4]劉躍杰.理清幾個(gè)關(guān)系，搞好事業(yè)單位檔案管理[J].才智，2016（05）.

[5]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（12）：116-119.