淺析高職院校培訓(xùn)部門檔案管理存在的問題及其對策

盧敏

摘 要：近年來，隨著社會的進(jìn)步和高等職業(yè)院校的發(fā)展，高職院校培訓(xùn)部門在承擔(dān)校內(nèi)業(yè)務(wù)的同時，越來越多的企業(yè)依托高職院校對企業(yè)員工進(jìn)行培訓(xùn)。本文就目前高職院校培訓(xùn)部門檔案管理存在的問題，以廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，提出本人的建議和意見。

關(guān)鍵詞：培訓(xùn)部門;檔案;問題;對策

高職院校的培訓(xùn)部門承擔(dān)著重要角色：堅持雙證書制度，舉辦與本院各類專業(yè)有關(guān)的職業(yè)技能培訓(xùn)班，切實達(dá)到每屆畢業(yè)生職業(yè)技能證書持有率在80%以上;鼓勵在校生參加轉(zhuǎn)本銜接、專升本、自學(xué)考試、網(wǎng)絡(luò)教育等，提高就業(yè)競爭力;承接其他部門、企業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如移民局、扶貧辦、社保局等各種培訓(xùn)。培訓(xùn)部門業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大的同時，也出現(xiàn)了檔案管理工作跟不上的問題，這些都亟待解決。

一、高職院校培訓(xùn)檔案管理工作存在的問題

1.重視程度不足。整理而言，很多高職院校隊檔案管理工作重視程度不足，在信息化建設(shè)方面投入的資金和人力也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。盡管有些院校在檔案管理方面增加了新的軟件系統(tǒng)，檔案錄入方面取得了一定的進(jìn)展，但是當(dāng)前高職院校隊檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不足、整體檔案信息化開展存在較大的限制，工作進(jìn)展較為緩慢。以廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)更注重的是培訓(xùn)部的業(yè)務(wù)、業(yè)績，但對檔案管理方面不夠重視，雖然很多項目培訓(xùn)都有驗收，特別是材料的驗收，但都是為了完成驗收指標(biāo)而對培訓(xùn)檔案進(jìn)行整理，沒有更加系統(tǒng)更加完善地對培訓(xùn)檔案材料進(jìn)行分類歸檔。培訓(xùn)部門教職工本身對檔案管理認(rèn)識不夠重視，也沒有主動積極地把培訓(xùn)檔案完善。

2.培訓(xùn)部門沒有專業(yè)檔案管理人員，檔案管理水平不夠?qū)I(yè)。高職院校專職檔案管理數(shù)量很少，很多部門沒有檔案專業(yè)管理人員，都是培訓(xùn)部門工作人員兼職從事檔案管理工作，而本身就不是檔案管理專業(yè)，再加上沒有進(jìn)行過系統(tǒng)地全面地進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，所以檔案管理水平欠缺。每一個項目的培訓(xùn)只能按照驗收檢查的要求來進(jìn)行整理。像水庫移民的培訓(xùn)，除了給學(xué)員辦證需要的材料，整理后交到有關(guān)部門給學(xué)員去辦證，其他的檔案材料就是按照移民局的驗收進(jìn)行整理歸檔。這些都導(dǎo)致了培訓(xùn)檔案管理工作滯后，不能適應(yīng)新時期對培訓(xùn)檔案工作提出的更高要求。

3.培訓(xùn)檔案信息化系統(tǒng)沒有建立完善。目前很多高職院校培訓(xùn)檔案管理工作僅限于紙張文件和儲蓄水平，管理中心還是傳統(tǒng)的試題管理，并沒有隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而實現(xiàn)培訓(xùn)檔案的電子化。有些雖然使用現(xiàn)代化設(shè)備，但僅限于用電腦打印培訓(xùn)檔案的目錄，至于培訓(xùn)檔案的查詢和檢索要具體翻閱原來的紙質(zhì)檔案。比如學(xué)員的培訓(xùn)檔案，日后需要查詢每個培訓(xùn)學(xué)員的檔案，無法通過電子進(jìn)行檢索，只能查詢紙質(zhì)檔案。雖然諸如移民培訓(xùn)檔案都需要掃面電子版，但這也僅限于紙質(zhì)版檔案的電子版，沒有信息化功能。

二、高職院校培訓(xùn)檔案管理工作的對策

1.加強(qiáng)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視到位。每年都把檔案工作納入全年工作計劃，與各項工作同部署、同推進(jìn);定期召開專題會，研究部署檔案工作。機(jī)構(gòu)設(shè)置到位。成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，形成一個統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、層次分明、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。責(zé)任落實到位。嚴(yán)格實施檔案工作責(zé)任制，把檔案工作納入目標(biāo)管理，明確工作目標(biāo)，落實個人責(zé)任，形成一級抓一級，層層抓落實的檔案工作責(zé)任運(yùn)行機(jī)制。人員配備到位。明確培訓(xùn)部門一名專職檔案管理員打造了一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的檔案工作隊伍，保證了檔案工作的順利開展。在充分提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，大力加強(qiáng)檔案工作各項基礎(chǔ)建設(shè)。是加強(qiáng)制度建設(shè)。根據(jù)《檔案法》，建立完善了以檔案歸檔、保管、借閱、保密、鑒定、銷毀等為主要內(nèi)容的檔案制度體系，并把各項制度上墻公布，使檔案工作有據(jù)可依、有章可循。是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強(qiáng)信息化建設(shè)。檔案室配備了電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，建立了門戶網(wǎng)站和內(nèi)部局域網(wǎng)。通過研究實現(xiàn)了電子檔案和管理軟件的順利對接，建立了完善的檔案資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案的準(zhǔn)確、方便、快捷的查找利用。

2.加強(qiáng)檔案管理隊伍建社。一方面，組織檔案人員參加縣檔案局開展的檔案知識培訓(xùn);另一方面，每年進(jìn)行內(nèi)部檔案知識培訓(xùn)，組織人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法、檔案管理軟件使用等內(nèi)容，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。

3.加強(qiáng)檔案工作信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。人事檔案管理可以利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)進(jìn)行動態(tài)管理，建立培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使檔案數(shù)據(jù)化、信息化、實現(xiàn)檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計等工作的微機(jī)操作，快速、準(zhǔn)確、全面提供人事信息，改變過去但從紙質(zhì)檔案了解檔案信息的傳統(tǒng)方式，確保檔案信息的真實性何準(zhǔn)確性，不斷提高工作效率和質(zhì)量。

三、結(jié)語

檔案是對人類社會實踐活動的真實記錄，是人類認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是人類珍貴的遺產(chǎn)。做好檔案工作既是對過去工作成果的記錄和傳承，更是對勞動者的尊重和肯定。加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理是高職院校培訓(xùn)部門亟待解決的問題。高職院校培訓(xùn)部門檔案管理工作不是一朝一夕的事情，這往往需要一個較為長期的過程，需要單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員之間的配合。