呂姍姍

摘 要：檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性工作，其質(zhì)量的高低不僅反映了檔案服務(wù)水平，也反映了一個企業(yè)的發(fā)展風(fēng)貌，因此，規(guī)范檔案管理工作、提升檔案管理工作的質(zhì)量是各行各業(yè)需要充分重視的問題，不應(yīng)該被忽視。本文主要強調(diào)了企業(yè)檔案管理工作的必要性，從安全、信息化建設(shè)、意識、人員素質(zhì)等方面分析了檔案管理工作存在的問題，并根據(jù)這些問題提出了相應(yīng)的改善措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理工作;新思路

近年來，各大企業(yè)的信息化意識已逐步增強。與過去很長一段時間相比，各大企業(yè)已逐步重視起企業(yè)檔案管理工作，并投入更多的資金、人力與技術(shù)，對檔案管理系統(tǒng)加以建設(shè)。但是，在檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，問題層出不窮，需要各大企業(yè)樹立長遠目光，做到統(tǒng)籌兼顧，從源頭上解決問題。

一、加強企業(yè)檔案管理工作的必要性

企業(yè)檔案是詳細、準(zhǔn)確地記錄企業(yè)各項活動的信息資源，是重要的企業(yè)文化，對企業(yè)經(jīng)濟有著良好的促進作用，有利于實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。加強企業(yè)檔案管理工作極具必要性，具體分析如下：首先，企業(yè)檔案的主要內(nèi)容為大事記、組織沿革等，能夠清晰地反映企業(yè)的發(fā)展歷史，通常以手稿、錄像的形式呈現(xiàn)，幾乎不會存在隨意篡改的可能性，因此，企業(yè)檔案可成為企業(yè)管理者進行科學(xué)決策與管理的重要依據(jù);其次，企業(yè)檔案不僅記錄著企業(yè)的發(fā)展軌跡，同時還監(jiān)督著企業(yè)的各項經(jīng)營活動，對企業(yè)行為有著約束作用，能夠從根本上改善企業(yè)的管理狀況，以促進企業(yè)自身的長效發(fā)展;與此同時，21世紀(jì)是知識信息時代，各類信息都潛藏著巨大的經(jīng)濟價值，而企業(yè)檔案則是至關(guān)重要的信息資源，只要得到了合理的開發(fā)與利用，則能夠為企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)濟效益;此外，加強企業(yè)檔案的管理工作為企業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展提供了新的可能性，其原因在于檔案管理工作是對企業(yè)運營過程中產(chǎn)生的重要文件進行匯總、分類整理、立卷，也是對企業(yè)成功經(jīng)驗以及失敗教訓(xùn)的有效總結(jié)，在此過程中，企業(yè)的管理模式會得以優(yōu)化，管理手段也會實現(xiàn)創(chuàng)新。

二、企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀與問題

（一）缺乏檔案管理意識

就當(dāng)前而言，部分企業(yè)普遍缺乏檔案管理意識，主要體現(xiàn)為三大方面：一方面，對企業(yè)檔案的認(rèn)識出現(xiàn)錯誤。無論是管理階層，還是底層員工，都簡單地將企業(yè)檔案定義為人事檔案，認(rèn)為企業(yè)檔案管理工作就是人事工作，卻不知企業(yè)檔案幾乎囊括了所有的企業(yè)歷史行為，是企業(yè)重要的決策依據(jù)。另一方面，沒有意識到企業(yè)檔案管理工作的重要性。一些企業(yè)將盈利作為唯一的目的，不愿意招納專業(yè)的檔案管理工作人員，甚至為了短期利益而盲目地將檔案管理資金挪為它用，這是最為錯誤的做法。此外，為了應(yīng)付國家相關(guān)部門的檢查，部分企業(yè)存在“重管輕用”、“重形式輕內(nèi)容”的檔案管理行為，它們雖然做到了妥善保管紙質(zhì)檔案，卻沒有將紙質(zhì)檔案及時轉(zhuǎn)化為電子檔案，也沒有將檔案信息進行合理的分類、整理、編號，這嚴(yán)重阻礙了企業(yè)內(nèi)部的資源共享。一定程度而言，這些錯誤的檔案管理行為使得大量的檔案信息被閑置，造成了嚴(yán)重的信息資源浪費。

（二）檔案管理人員力量薄弱

大部分企業(yè)并沒有專門招聘或培育檔案管理人員，而是隨意地將退休的轉(zhuǎn)崗人員或后勤人員調(diào)至檔案管理崗位，表面看來，這樣可以有效地緩解企業(yè)的資金緊張問題和下崗員工再就業(yè)問題，但實質(zhì)而言，這樣的做法通常會帶來極大的負面影響，具體分析如下：一方面，現(xiàn)有的檔案管理人員多為半退休的中老年人，他們學(xué)習(xí)新事物的能力相對較弱，難以在短時間內(nèi)吸收一些新型的檔案管理技術(shù)，這將嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的順利開展;另一方面，現(xiàn)有的檔案管理人員調(diào)動頻繁，企業(yè)難以對檔案管理人員進行集中培訓(xùn)，這使得檔案管理人員的檔案管理水平參差不齊，企業(yè)始終無法形成相對成熟的檔案管理模式;與此同時，現(xiàn)有的檔案管理人員大多已經(jīng)擁有職業(yè)倦怠情緒，加之檔案管理工作相對枯燥、無味，他們的工作熱情很難重新燃起。

（三）信息化建設(shè)薄弱

目前，由于企業(yè)資金投入不足，企業(yè)沿用的依然是人工與紙質(zhì)管理相結(jié)合的檔案管理模式，這樣的管理模式缺乏計算機信息技術(shù)做支撐，存在著諸多弊端，譬如數(shù)據(jù)流失、檔案破損、檔案編號索引混亂、檔案利用率低等。大多數(shù)企業(yè)都存在信息化建設(shè)薄弱的問題，其主要原因多為資金投入不足，使得企業(yè)無法吸納檔案管理專業(yè)人才，也無法引進先進的檔案管理技術(shù)及設(shè)備。一定程度而言，合理地加大資金投入是加強檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在，也是促進企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵所在。

（四）檔案管理缺乏安全保障

一方面，受多方面因素的制約，大部分企業(yè)都難以形成完善的檔案管理制度，沒有制度做支撐的檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性、方向性，加之檔案管理人員的責(zé)任意識較為薄弱，由此造成了嚴(yán)重的安全隱患，影響了企業(yè)的決策安全。另一方面，檔案管理人員多為后勤轉(zhuǎn)崗人員，他們普遍缺乏檔案管理意識、網(wǎng)絡(luò)安全意識，即使初步接觸了如何制作、管理電子檔案，也很難有效地防御各類網(wǎng)絡(luò)陷阱。上文中已經(jīng)提及，企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，記錄著企業(yè)的各項經(jīng)營活動，一旦被不法分子非法運用，將嚴(yán)重危害企業(yè)的切身利益，甚至擾亂社會的正常秩序。由此可見，企業(yè)檔案管理的安全防御工作不容懈怠。

三、企業(yè)檔案管理工作的新思路與優(yōu)化措施

（一）加強對企業(yè)檔案管理的重視程度

無論是從企業(yè)的決策出發(fā)，還是從企業(yè)的管理出發(fā)，企業(yè)檔案管理工作都極具必要性，因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)加強自身對企業(yè)檔案管理工作的重視程度，從人力、物力、財力等各個方面扶持公司的檔案管理工作，以帶動全體員工共同認(rèn)識到企業(yè)檔案管理工作的重要性。在此大背景下，企業(yè)還需作出如下努力：第一，重新開辟檔案管理人員的招聘渠道，不再將招聘渠道局限于公司內(nèi)部，而應(yīng)該面向全社會進行公開招聘。第二，專門設(shè)立獨立的檔案管理部門，力圖公司的每一個部門都做到各司其職，以改變長期以來的檔案管理混亂局面。第三，適當(dāng)?shù)靥嵘龣n案管理人員的工資水平，完善檔案管理人員的福利制度，以吸納專業(yè)素養(yǎng)過硬的社會人才，為企業(yè)的檔案管理部門注入新鮮血液。第四，加強與國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)的合作，積極引進一些先進的檔案管理技術(shù)、人才與設(shè)備，對傳統(tǒng)、陳舊的檔案管理技術(shù)及設(shè)備進行及時更新。

（二）對檔案管理人員的專業(yè)性進行提升

上文中已經(jīng)提到，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高是較為突出的問題，需要得到及時解決。一方面，企業(yè)可以從源頭上解決該問題，即徹底地摒棄后勤人員轉(zhuǎn)崗再就業(yè)的現(xiàn)象，重新招納新的檔案管理人員，且必須是檔案管理相關(guān)專業(yè)出身。另一方面，定期組織高質(zhì)量、嚴(yán)要求的培訓(xùn)，對已有的檔案管理人員進行集中培訓(xùn)、檢測，每一位檔案管理人員都必須掌握整理、歸檔、入庫、上架等基本的檔案管理流程，對不合格的檔案管理人員進行二次培訓(xùn)和輔導(dǎo)，對合格的檔案管理人員進行物質(zhì)和精神獎勵。與此同時，為本公司的檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)機會，定期派送他們?nèi)ヒ恍﹥?yōu)秀公司進行實地學(xué)習(xí)，并積極引進先進的檔案管理技術(shù)，與本公司的檔案管理實際相結(jié)合。此外，加強檔案管理人員的德育教育，提升他們的服務(wù)意識、創(chuàng)新意識、責(zé)任意識等職業(yè)素養(yǎng)，讓他們充分地意識到企業(yè)檔案管理工作是一項重要、光榮的任務(wù)，對企業(yè)的進步與發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

（三）增強企業(yè)檔案管理的安全性

如若企業(yè)檔案管理缺乏安全保障，則會對整個企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展造成威脅。因此，各個企業(yè)都需要從意識和能力兩個層面出發(fā)，切實地增強企業(yè)檔案管理的安全性，具體分析如下：第一，增強檔案管理人員的安全意識。一方面，企業(yè)需要構(gòu)建完善的檔案保密制度，約束、監(jiān)督檔案管理人員的一言一行，對違規(guī)者進行嚴(yán)厲懲處;另一方面，企業(yè)可以定期召開宣講會，幫助他們潛移默化地強化自我的安全意識、責(zé)任意識。第二，提高檔案管理人員對網(wǎng)絡(luò)陷阱的辨別能力、抵御能力。一方面，定期向檔案管理人員普及網(wǎng)絡(luò)安全知識，并進行嚴(yán)格考察，對不過關(guān)者進行批評、指正;另一方面，向檔案管理人員介紹一些先進的檔案管理設(shè)備及計算機技術(shù)，并讓他們進行實戰(zhàn)操作，引導(dǎo)他們在實戰(zhàn)操作中發(fā)現(xiàn)錯誤、改正錯誤、實現(xiàn)進步。

（四）運用集成化信息管理體系

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在諸多弊端，如紙張受損、字跡模糊、修改困難、查找緩慢等，這些弊端都會嚴(yán)重阻礙企業(yè)的高效發(fā)展。為改變此現(xiàn)狀，企業(yè)需要努力構(gòu)建成熟、健康、穩(wěn)定的集成化信息管理體系，實現(xiàn)電子版檔案儲存與調(diào)用。在此大背景下，企業(yè)才能更加快速地完成檔案錄入與輸出工作。一定程度而言，完善的信息管理體系需要具備以下幾方面內(nèi)容：第一，有序的檔案管理系統(tǒng);第二，配套的后期維修系統(tǒng);第三，資源豐富的檔案數(shù)據(jù)庫;第四，正常運行的資源共享中心。在構(gòu)建集成化信息管理體系的前期，企業(yè)需要適當(dāng)?shù)丶哟筚Y金投入，以引進一些專業(yè)人才、新進技術(shù)與設(shè)備;在構(gòu)建集成化信息管理體系的中后期，體系已經(jīng)基本成熟，企業(yè)可以靈活地對其進行運用，并不斷完善，以充分挖掘檔案信息資源的經(jīng)濟價值。值得注意的是，企業(yè)還需要制定一些科學(xué)、合理的規(guī)章制度，以約束檔案管理人員的工作行為，輔助集成化信息管理體系發(fā)揮出更大的價值。

四、結(jié)語

檔案管理工作看似簡單，實則繁雜，是一個龐大的工程，需要檔案管理人員投入更多的熱情、時間與精力，也需要企業(yè)投入更多的資金、技術(shù)支持。在開展檔案管理工作的過程中，檔案管理人員還需要掙脫傳統(tǒng)束縛，積極運用創(chuàng)新手段，以更加高效地管理、運用企業(yè)檔案，從而促進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

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