高職院校檔案管理存在的問題及改進

陳玄

【摘 要】檔案管理工作既是高職院校教育管理的一個重要的環(huán)節(jié)，也是高職院校管理的一個重要組成部分。檔案管理工作是評估和衡量學校教育質量和管理水平的重要依據，完善的高職院校檔案管理應體現(xiàn)出對檔案的科學管理水平。目前，在一些高職院校的檔案管理工作中存在著管理制度不規(guī)范、不健全，管理方式落后，管理人員專業(yè)水平不高等問題，必須通過完善高職院校檔案管理體制、增設檔案管理監(jiān)察、改革檔案管理途徑、創(chuàng)新檔案管理方式、加強管理人員培訓等措施來加以改進，這對于提高高職院校檔案管理工作效率與質量，增強其科學管理水平有重要意義。

【關鍵詞】高職院校；檔案管理；存在的問題；改進措施

一所學校的檔案管理工作代表著這所學校的軟實力。在信息現(xiàn)代化情勢下，高職院校只有不斷加強檔案管理工作的組織制度建設，創(chuàng)新檔案管理工作模式，提高檔案管理水平，才能為本院校提供一個良好的信息管理工作環(huán)境。然而，目前在一些高職院校的檔案管理工作中還存在著若干與現(xiàn)代社會發(fā)展與教育改革不相適應的問題，必須通過新的有效的措施來加以解決。

一、高職院校檔案管理工作存在的問題

目前在一些高職院校的檔案管理工作中還存在的問題主要包括檔案管理制度不健全不規(guī)范、管理方式落后、管理人員專業(yè)水平不高等。

（一）檔案管理制度體系不健全

至今在一些高職院校中還存在檔案管理制度不健全、不規(guī)范的現(xiàn)象。如檔案管理組織領導機構和工作制度不健全，缺乏嚴格的檔案管理監(jiān)察體系等。完善、規(guī)范的組織機構和管理制度為學校準確推行學校檔案管理的相關規(guī)定或政策，制定具體的實施措施提供良好的制度保障，有利于學校有制可尋，也便捷了檔案管理工作人員的工作，為學校提供更好的工作環(huán)境。反之，檔案管理組織機構和管理制度的不健全、不完善，嚴重影響了學校的工作效率，制約著學校的人、財、事、物等方面的管理。

（二）檔案管理的途徑方式落后

改善和創(chuàng)新高職院校的檔案管理工作，是為了更方便學校對各方面的管理資源、信息記載、工作人員的整合利用。然而，目前一些高職院校檔案管理工作的方式落后，仍然沿襲傳統(tǒng)的檔案記載方式，主要依靠管理人員人工記載，缺乏對現(xiàn)代信息傳媒技術的合理運用，沒有與現(xiàn)代科學技術相接軌，從而導致手續(xù)繁瑣，工作人員的工作量大，效率低，造成了學校的檔案信息丟失、管理混亂、管理制度形同虛設的現(xiàn)象。[1]

（三）檔案管理人員專業(yè)水平弱

高職院校檔案管理工作人員素質低，專業(yè)管理水平不高也是制約其管理水平科學化的一個重要因素。這首先表現(xiàn)在一些檔案管理人員在思想上對自己的工作重視不夠，沒有認識到高職院校檔案管理工作是衡量這所學校教學水平的重要參照標志，也是學生選擇學校的一個關鍵的參考標準；同時在專業(yè)知識與能力上也與新時期的要求有較大差距。檔案的管理需要專業(yè)性人才進行操作設計，但是在實際工作中，由于檔案管理工作者管理水平不高，專業(yè)知識和專業(yè)技能的掌握不到位，導致學校檔案信息常常出現(xiàn)誤差，從而引起學校管理工作的混亂，影響著學校管理工作的正常運行。

二、改進高職院校檔案管理工作的措施

改革和完善高職院校檔案管理必須采取優(yōu)化高職院校檔案管理體制、堅持檔案管理監(jiān)察、改革檔案管理途徑、創(chuàng)新檔案管理方式、加強管理人員培訓等措施。

（一）完善高職院校檔案管理工作體制

完善高職院校檔案管理工作體制，包括完善檔案管理工作制度和添設檔案管理監(jiān)察體系，目前最關鍵的是學院要設立檔案管理監(jiān)察體系。制度與監(jiān)察是管理工作的兩個重要的方面，其相輔相成，要想把制度落實到實處，就需要有人來監(jiān)督。因此，高職院校除了完善檔案管理工作制度以外，還要加強檢查和督促檔案管理工作人員的日常工作行為。在具體實施過程中，不僅要為檔案管理人員提供完善、合理的工作流程及要求，還必須規(guī)范職工的行為，要讓他們在平時的工作中就要養(yǎng)成良好的工作習慣。高職院?？梢酝ㄟ^設立懲罰機制的辦法起到約束檔案管理工作人員行為的作用，還可以運用公開表彰等方法來激勵工作人員，讓檔案管理的工作人員有更高的動力來完成工作。在具體操作過程中，高職院校要在內部公開學校檔案的基本情況，讓全體檔案管理管理人員及時了解高職院校檔案動態(tài)。在對高職院校檔案管理中，為防止職工產生消極、怠慢的工作態(tài)度，高職院校要加強對管理人員的監(jiān)管。制定高職院校職工違規(guī)處罰條例，如管理人員違反此規(guī)定，則作出相應的處罰。[2]高職院校在制定以上內容時，可以適當借鑒其他高職院校的檔案管理工作情況，并結合自身高職院校情況制定相應的獎勵及懲罰措施，以此來建立激勵或處罰機制，真正發(fā)揮檔案管理制度對學校檔案的制度管理作用。

（二）創(chuàng)新改革檔案管理的途徑與方式

伴隨著學校整體的不斷創(chuàng)新和改革，當前的學校檔案管理模式早以難以滿足學校的資源信息管理的發(fā)展要求。因而，創(chuàng)新學校檔案管理工作模式，提出新的管理檔案途徑與方式在學校改革中刻不容緩。總體來說，引進現(xiàn)代技術手段進行檔案管理，對高職院校檔案管理工作效率的提高、管理質量的改善都有著重大意義。因此，高職院校要充分利用現(xiàn)代計算機應用手段加強對學校檔案管理工作方式的改革和創(chuàng)新，這不僅節(jié)省了檔案管理工作人員的時間和精力，還有利于快速、高效的進行管理工作。因而，高職院校要適當培養(yǎng)檔案管理的相關工作人員了解更多關于計算機技術的相關應用程序的基礎知識，這樣就更能適應現(xiàn)代化對高職院校檔案管理工作的要求。把檔案管理與數(shù)字化技術，計算機網絡技術相結合，是對學校管理制度的一次新的突破。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，這些技術的運用創(chuàng)新了檔案管理的方法，還有利于檔案管理信息的快速傳播，有利于實現(xiàn)資源共享。[3]

（三）加強高職院校檔案管理人員培訓

加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高他們的專業(yè)水平是改善高職院校檔案管理工作，提高檔案管理質量最根本的措施。一般來說，高職院校在檔案管理事務中要減少相關工作人員因個人原因而產生的人為失誤，避免對學校造成的資源損失，就必須提高他們的素質，增強他們的業(yè)務能力、特別要提高他們的現(xiàn)代信息管理思想與現(xiàn)代信息管理技術。如果檔案管理人員的管理水平低，管理思想與能力差，無論組織機構和規(guī)章制度怎樣健全，添置的現(xiàn)代化設備如何先進，高職院校檔案管理混亂的情況也在所難免。因此，高職院校檔案管理應高度重視對檔案管理工作人員的管理，要加強對檔案人員隊伍的建設，不僅要為檔案管理工作人員提供良好的生活與工作條件，使他們安心和熱愛檔案管理事業(yè)，還要加強對他們的專業(yè)培訓和教育。其中首先應該幫助管理人員明確對檔案管理合理的價值定位。也就是說，要使毎一個檔案管理人員深刻地認識到檔案管理工作對于學校整個工作的運行，教育教學質量的提高起著至關重要的作用。

總而言之，高職院校在檔案管理工作中不僅要完善檔案管理制度，規(guī)范相關職工的工作行為方式，充分利用現(xiàn)代技術管理手段，還要加強對檔案管理人員的專業(yè)教育與培訓，以不斷提高他們的專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能為本院校提供一個良好的，適應現(xiàn)代高職院校發(fā)展和建設需要的信息管理工作環(huán)境。

【參考文獻】

[1]王建宇.淺析高職院校教學檔案存在問題及對策[J].廣東交通職業(yè)技術學院學報，2010（02）.

[2] 田紹軍.高職院校檔案工作芻議[J] .四川職業(yè)技術學院學報，2011（05）.

[3] 李惠華.論高職院校教學檔案信息化管理的問題及對策[J].湖南大眾傳媒職業(yè)技術學院學報，2010（01）.