信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

楊金香

【摘 要】隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)朝著信息化發(fā)展。文章主要對(duì)信息時(shí)代下檔案管理工作展開(kāi)分析和探討。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；管理創(chuàng)新；檔案信息

在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位每天都會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，如何高效合理地利用這些數(shù)據(jù)，這就需要檔案部門做到高效檔案管理工作。在實(shí)施信息化建設(shè)背景下，文件與檔案管理受到了重視?，F(xiàn)階段，單位要做好檔案的管理，必須正視檔案管理中存在的各種問(wèn)題，采用信息化的手段有效管理檔案，做到檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

一、信息化條件下的檔案工作

在信息化條件下，檔案管理工作從整體到局部、從內(nèi)容到形式、從軟件到硬件等等，各個(gè)方面都需要做出相應(yīng)的變化。例如，信息化改變了信息收集、整理、存儲(chǔ)的方式，以前的檔案都是紙質(zhì)形式，檔案的收集工作主要是將這些紙質(zhì)的文件進(jìn)行梳理、歸納、保存，以供有關(guān)部門或人員查閱，在信息化條件下，不僅包括紙質(zhì)形式的檔案，還包括大量數(shù)字化形式的檔案，并且，為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化，還需要將紙質(zhì)形式的檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式，這使得檔案從收集到存儲(chǔ)的整個(gè)過(guò)程都發(fā)生了變化。不難發(fā)現(xiàn)，以往檔案工作的思維和方式，已經(jīng)難以完全適應(yīng)信息化形式下的檔案工作?？梢哉f(shuō)，信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。一方面，信息化手段的應(yīng)用，給檔案工作帶來(lái)了很多便捷，在很大程度上簡(jiǎn)化了檔案工作的流程；另一方面，信息化的應(yīng)用，也給檔案工作提出了新要求，需要檔案工作人員革新觀念、創(chuàng)新技術(shù)，以更好地做好檔案管理與服務(wù)工作。

二、當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題

（一）思想觀念較為陳舊，對(duì)檔案管理不夠重視

雖然檔案管理在社會(huì)和企業(yè)中發(fā)揮著重要的作用，但是人們對(duì)檔案管理的重要性依然缺乏認(rèn)知，并且沒(méi)有對(duì)檔案管理工作加以重視。目前看來(lái)，大部分忽視了檔案管理建設(shè)，缺少一定的檔案管理意識(shí)，思想觀念較為陳舊，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到信息資源開(kāi)發(fā)和應(yīng)用的重要性。因此，現(xiàn)階段的檔案管理工作依然是一種你查我找的效率極低的狀態(tài)，而且，一些有利用價(jià)值的珍貴檔案也未能發(fā)揮它應(yīng)有的作用，造成了信息資源浪費(fèi)的問(wèn)題。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施無(wú)法滿足檔案信息化建設(shè)的需要

信息化基礎(chǔ)設(shè)施是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，為了促進(jìn)我國(guó)檔案管理水平的不斷提高，就要不斷提升信息化基礎(chǔ)設(shè)施的技術(shù)水平。但目前我國(guó)檔案管理部門的信息化設(shè)施不夠完善，在信息化配置上無(wú)法滿足各種建設(shè)的需求，對(duì)信息化建設(shè)水平產(chǎn)生了很大的阻礙因素。另外部分檔案管理部門配置的信息化設(shè)施不符合本單位建設(shè)實(shí)際，設(shè)施的運(yùn)維成本比較高，單位無(wú)法承擔(dān)這部分費(fèi)用，最終影響了信息化建設(shè)水平的提高。

（三）管理方法過(guò)時(shí)

目前，檔案管理工作依舊采用半傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理，檔案信息主要依靠紙質(zhì)文件記錄，但在這個(gè)數(shù)據(jù)快速增長(zhǎng)的時(shí)代，需要處理的數(shù)據(jù)信息越來(lái)越多，主要依靠紙質(zhì)文件記錄檔案，很容易丟失或缺頁(yè)，檔案數(shù)據(jù)不完整，單位的長(zhǎng)久發(fā)展會(huì)受到影響。同時(shí)，信息化手段管理也僅僅處于錄入信息，只進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分類整理，不方便今后資料的查閱與調(diào)用，導(dǎo)致出現(xiàn)形式化、單一化的錄入數(shù)據(jù)方式。

三、信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展策略

（一）重視檔案管理信息化

檔案管理信息化是十分必要的，相關(guān)的部門必須重視檔案管理信息化建設(shè)，努力宣傳檔案管理信息化建設(shè)，并鼓勵(lì)更多的人對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程。

（二）提高基礎(chǔ)設(shè)施的水平

基礎(chǔ)設(shè)施的水平對(duì)信息化建設(shè)有著重大的影響，目前我國(guó)檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施水平無(wú)法滿足信息化建設(shè)的需求。要綜合考慮我國(guó)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，采用合適的基礎(chǔ)設(shè)施開(kāi)展信息化建設(shè)。完善各類基礎(chǔ)設(shè)施以及輔助設(shè)施的建設(shè)，保證這些設(shè)施的作用能夠得到充分發(fā)揮和利用。

（三）實(shí)現(xiàn)技術(shù)水平的創(chuàng)新

從技術(shù)上創(chuàng)新，了解我國(guó)檔案管理工作在世界所處的地位水平，注重參與國(guó)際檔案信息交流，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，注重引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，應(yīng)用在檔案管理中。如對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化立卷、深化檢索的目的，使檔案實(shí)體只作為保管單位，以便于保管、保護(hù)和統(tǒng)計(jì)；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙?duì)象脫離實(shí)體，開(kāi)展深層次加工、貯存，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和在網(wǎng)絡(luò)傳輸。

（四）健全檔案管理與服務(wù)隊(duì)伍

培養(yǎng)適應(yīng)信息化時(shí)代的工作人員，建立健全檔案工作隊(duì)伍，是創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)工作中不可忽視的重要內(nèi)容。例如，完善原有檔案工作人員的職業(yè)培訓(xùn)制度，使他們充分認(rèn)識(shí)信息化條件下，檔案工作面臨的變化，提高他們的信息技術(shù)素養(yǎng)，以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理和服務(wù)工作；健全檔案工作隊(duì)伍，配備具有較高信息技術(shù)水平的工作人員，為檔案工作中軟、硬件設(shè)備的更新，以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全等工作，提供必要的人才支持。

（五）改變工作人員對(duì)數(shù)據(jù)管理的看法

數(shù)據(jù)錄入是一份十分重要的工作，它關(guān)系著企業(yè)今后的發(fā)展壯大。我們應(yīng)當(dāng)改變目前同事對(duì)其的想法，讓大家知道這不僅僅只是一份簡(jiǎn)單的、重復(fù)性的工作。通過(guò)召開(kāi)會(huì)議、開(kāi)員工聚會(huì)等方法讓其他部門接觸到檔案管理部門并了解到其重要性。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，檔案管理人員也開(kāi)始重視其工作，其他部門與檔案管理部門良好合作，工作效率提高，進(jìn)入可持續(xù)發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

（六）促進(jìn)檔案網(wǎng)站水平的提高

整合檔案信息，并以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)建設(shè)科學(xué)完善的檔案網(wǎng)站是我國(guó)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要措施。檔案部門要提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重視程度，根據(jù)本單位檔案管理情況建設(shè)檔案網(wǎng)站，定時(shí)更新網(wǎng)站信息，多發(fā)布與群眾生活、工作密切相關(guān)的信息，同時(shí)及時(shí)更新檔案網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)容，多推廣、宣傳檔案信息的重要性，讓廣大群眾充分了解檔案，以提高檔案網(wǎng)站的水平。另外，網(wǎng)站建設(shè)完成后，還要進(jìn)行綜合管理，及時(shí)解決網(wǎng)站建設(shè)中存在的各種問(wèn)題，做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作，防止不良人員的侵入，更好地提升檔案信息的利用率。

（七）完善服務(wù)機(jī)制

在高速信息化的時(shí)代，信息的傳播速度極快，所含的信息量巨大，一個(gè)單位可能無(wú)法兼顧所有方面。這就要求不同的單位在檔案管理方面積極合作，可以開(kāi)設(shè)大型的檔案管理體系，共同使用，共享信息，分工合作，實(shí)現(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)共享。這有利于完善檔案管理的服務(wù)機(jī)制，擴(kuò)展了空間范圍。通過(guò)檔案管理平臺(tái)的建立，人民群眾可以自由學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，促進(jìn)檔案管理的普及。有利于促進(jìn)檔案管理行業(yè)的人才培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，改變新型檔案管理人才缺乏的局面。這不僅有利于擴(kuò)展人民群眾的視野，豐富活動(dòng)種類，提高素質(zhì)，促進(jìn)全面發(fā)展。還能激勵(lì)檔案管理人員積極進(jìn)行學(xué)習(xí)，相互競(jìng)爭(zhēng)交流，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。有利于傳播先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，集思廣益，促進(jìn)檔案管理體系的完善與進(jìn)步，讓檔案管理者積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，在時(shí)代發(fā)展中充實(shí)自我，更好地完成本職工作。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案是一個(gè)社會(huì)重要的信息資源，要充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，需要綜合考慮我國(guó)檔案建設(shè)存在的問(wèn)題，并采取積極的措施解決這些問(wèn)題。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性的工作，要協(xié)調(diào)處理各個(gè)方面的關(guān)系，爭(zhēng)取得到政府部門以及廣大群眾的重視，在得到充分的支持后，借助先進(jìn)的信息化設(shè)施提高信息化建設(shè)水平。

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