淺議企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中的內(nèi)部審計(jì)

陶廣東

摘要：為了進(jìn)一步提升企業(yè)采購(gòu)管理的效率，有效利用財(cái)務(wù)資源，遏制采購(gòu)腐敗和浪費(fèi)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率的綜合提升，要加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)工作力度，針對(duì)內(nèi)部審計(jì)過(guò)程中遇到的問題和難點(diǎn)進(jìn)行分析，及時(shí)提出相應(yīng)的改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè);物資采購(gòu);內(nèi)部審計(jì)

物資采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)性工作之一，在實(shí)際的采購(gòu)過(guò)程中總是會(huì)出現(xiàn)各種各樣的漏洞和問題。為了保證企業(yè)內(nèi)部控制和財(cái)務(wù)管理工作的順利開展，要加強(qiáng)對(duì)于物資采購(gòu)的內(nèi)審工作，避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)的情況。

一、企業(yè)物資采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)

（一）物資采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)的目的

在物資采購(gòu)的過(guò)程中開展必要的內(nèi)部審計(jì)工作，可以完善和規(guī)范企業(yè)物資采購(gòu)活動(dòng)，建立健全采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部控制制度，把控制風(fēng)險(xiǎn)最小化，確保采購(gòu)部門和人員有效履行采購(gòu)職能，控制企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本。另外在企業(yè)預(yù)算管理的過(guò)程中，也會(huì)涉及到物資采購(gòu)的內(nèi)部審計(jì)，即強(qiáng)調(diào)企業(yè)采購(gòu)程序的合規(guī)性和合理性，并為財(cái)務(wù)記錄的完整性和真實(shí)性提供依據(jù)。

加強(qiáng)物資采購(gòu)的內(nèi)部審計(jì)可以暴露出企業(yè)的貪污腐敗情況，揭露出企業(yè)內(nèi)部控制的弱點(diǎn)和缺陷。避免出現(xiàn)虛假采購(gòu)、虛假付款以及虛假出庫(kù)的違規(guī)行為，從而讓物資采購(gòu)和實(shí)際經(jīng)營(yíng)活動(dòng)更好的對(duì)應(yīng)起來(lái)。防止出現(xiàn)賬款記錄出現(xiàn)誤差的情況，規(guī)避企業(yè)資產(chǎn)私人化的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）物資采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)的范圍

在企業(yè)的物資采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)環(huán)節(jié)中，從企業(yè)的內(nèi)部控制到供應(yīng)商的選擇都是屬于內(nèi)部審計(jì)的范圍。換言之，企業(yè)物資采購(gòu)所涉及的每一個(gè)程序和環(huán)節(jié)都會(huì)是內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)容，主要是針對(duì)采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中每一個(gè)節(jié)點(diǎn)，包括采購(gòu)計(jì)劃的制訂和執(zhí)行、采購(gòu)價(jià)格的確定、貨款結(jié)算的程序和物資入庫(kù)以后的倉(cāng)儲(chǔ)管理等活動(dòng)。

二、采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部審計(jì)中的問題點(diǎn)

（一）采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部控制流程及制度存在瑕疵

在公司物資采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部審計(jì)過(guò)程中，因?yàn)椴少?gòu)活動(dòng)的內(nèi)部控制流程及制度存在瑕疵導(dǎo)致了內(nèi)部審計(jì)的結(jié)果質(zhì)量不高。因?yàn)楹芏鄡?nèi)審人員在企業(yè)物資采購(gòu)的審計(jì)過(guò)程中，總是輕視甚至忽視內(nèi)控制度本身的合規(guī)性和合理性，直接根據(jù)企業(yè)已有的采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部控制的流程及制度等文件來(lái)檢查采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行制度的情況，并根據(jù)內(nèi)控制度的執(zhí)行情況來(lái)發(fā)表內(nèi)部審計(jì)意見，會(huì)出現(xiàn)由于這些內(nèi)控制度本身不符合國(guó)家在內(nèi)部審計(jì)制度上相關(guān)規(guī)范的相關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致內(nèi)審意見不準(zhǔn)確、不真實(shí)和不客觀。

（二）采購(gòu)計(jì)劃不符合實(shí)際

物資需求部門在申請(qǐng)物資采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，經(jīng)常有意或無(wú)意的申請(qǐng)多于實(shí)際需求的物資數(shù)量，對(duì)該申請(qǐng)計(jì)劃進(jìn)行審核的部門或人員也經(jīng)常疏于核實(shí)倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存量和申請(qǐng)部門的實(shí)際需求量，有時(shí)也為了個(gè)人利益，就簽字通過(guò)。財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行預(yù)算匯總檢查時(shí)，只是以已經(jīng)簽字審核的采購(gòu)計(jì)劃為依據(jù)，而不是實(shí)際情況。這樣由于在采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃及審核階段沒有嚴(yán)格把關(guān)，導(dǎo)致了財(cái)務(wù)資源在預(yù)算時(shí)就已經(jīng)超支和浪費(fèi)，給后續(xù)的內(nèi)部審計(jì)工作帶來(lái)了非常大的困難。

（三）采購(gòu)員和供應(yīng)商的串通腐敗

在企業(yè)實(shí)際的采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中，采購(gòu)員和供應(yīng)商主要存在以下問題：1.采購(gòu)人員為了自己的既得利益，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中的一些違規(guī)違法情況相互包庇和串通，隱瞞實(shí)際情況;2.采購(gòu)人員與供應(yīng)商相互勾結(jié)，以虛報(bào)價(jià)格的形式進(jìn)行利益輸送，獲取自己的回扣。3.部分采購(gòu)員在利益面前，放棄采購(gòu)工作的原則與底線，對(duì)一些質(zhì)量有隱患的配件物資視而不見，這不僅是職業(yè)道德的問題，還會(huì)給以質(zhì)量為生命的企業(yè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)上面埋下了巨大的地雷;4.在供應(yīng)商的選擇上面，供應(yīng)商由于商業(yè)利益的驅(qū)使，會(huì)千方百計(jì)的對(duì)有決定權(quán)的采購(gòu)員進(jìn)行賄賂，而抵制不住誘惑的采購(gòu)員就會(huì)為了個(gè)人的私利和供應(yīng)商串通起來(lái)，使得行賄的供應(yīng)商在被選擇的過(guò)程中處于有利位置，這樣不僅企業(yè)的采購(gòu)成本會(huì)上升，而且在提供的產(chǎn)品質(zhì)量上面可能也存在隱患。

（四）物資采購(gòu)價(jià)格虛高

在物資采購(gòu)實(shí)務(wù)當(dāng)中，很多中小型企業(yè)沒有建立完善的主要供應(yīng)商的信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，也沒有有效的采購(gòu)員的降本考核機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)的主要材料的價(jià)格供應(yīng)商說(shuō)了算，采購(gòu)員沒有能力，也沒有動(dòng)力去深究供應(yīng)商價(jià)格波動(dòng)的原因，企業(yè)的價(jià)格復(fù)核人員由于不了解物資的市場(chǎng)行情，導(dǎo)致其價(jià)格復(fù)核工作成為了一種擺設(shè)，內(nèi)部審計(jì)人員更是對(duì)物資價(jià)格審計(jì)頭疼不已，能避則避，導(dǎo)致很多中小型企業(yè)的部分物資采購(gòu)價(jià)格虛高。

（五）材料入庫(kù)驗(yàn)收走形式

在材料物資采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)的過(guò)程中，物資送到企業(yè)后，倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)及時(shí)通知材料物資入庫(kù)檢驗(yàn)員及使用部門的人員進(jìn)行驗(yàn)收，并將驗(yàn)收結(jié)果通知經(jīng)辦的采購(gòu)人員，并辦理入庫(kù)手續(xù)，但實(shí)際入庫(kù)過(guò)程當(dāng)中，要不采購(gòu)員充當(dāng)了檢驗(yàn)的角色，要不供應(yīng)商直接送貨入庫(kù)，所有的驗(yàn)收手續(xù)只是象征性的走一下形式，給內(nèi)部審計(jì)工作埋下重大的風(fēng)險(xiǎn)，也影響了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際效果。

（六）采購(gòu)付款內(nèi)控程序不嚴(yán)謹(jǐn)，審核把關(guān)不力

很多中小型企業(yè)的采購(gòu)付款審批程序設(shè)置不合理，一支筆現(xiàn)象嚴(yán)重，要不授權(quán)過(guò)當(dāng)，要不授權(quán)不足，再加上付款審批人員要不因?yàn)閭€(gè)人利益，要不對(duì)具體情況不了解，導(dǎo)致付款審批環(huán)節(jié)沒有起到應(yīng)有的作用，就算是設(shè)置了較為完善的付款審批流程，部分人員仍然違反規(guī)定報(bào)銷付款，給企業(yè)的貨幣造成了流失的風(fēng)險(xiǎn)。

三、采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部審計(jì)的方法和措施

（一）審查采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部控制制度的合法合規(guī)性

內(nèi)部審計(jì)人員在進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部審計(jì)時(shí)，應(yīng)先做好審計(jì)計(jì)劃，對(duì)擬審計(jì)的采購(gòu)活動(dòng)涉及的程序、規(guī)章等文件進(jìn)行通盤的了解，看看這些規(guī)章制度及流程是否符合國(guó)家法律法規(guī)，及內(nèi)部審計(jì)制度的要求，這樣首先在內(nèi)部審計(jì)的依據(jù)上站穩(wěn)腳跟，一些不合規(guī)、不合理的程序文件應(yīng)該作為內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的問題在內(nèi)審報(bào)告上進(jìn)行披露，并提出建議解決措施和完成時(shí)間，這樣先確保企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)控是完善和合規(guī)的。

（二）審查采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃的合理性

采購(gòu)計(jì)劃不僅是采購(gòu)活動(dòng)的起點(diǎn)，也是采購(gòu)預(yù)算編制和采購(gòu)內(nèi)審的依據(jù)之一，所以應(yīng)審查采購(gòu)計(jì)劃復(fù)核人員是否對(duì)計(jì)劃采購(gòu)的物資的實(shí)際庫(kù)存了解清楚，并對(duì)物資使用部門的實(shí)際需求量進(jìn)行調(diào)查，使得經(jīng)復(fù)核后的采購(gòu)計(jì)劃符合企業(yè)的實(shí)際需求。同時(shí)審查財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行預(yù)算匯總檢查時(shí)，是否從資金預(yù)算的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)采購(gòu)預(yù)算提出建議，從而使得以上述采購(gòu)計(jì)劃為依據(jù)的采購(gòu)預(yù)算在需求上是實(shí)際的，在資金上是合理的。并抽取近期的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行內(nèi)控測(cè)試。

（三）審查采購(gòu)人員和供應(yīng)商的日常

1.審查是否將采購(gòu)人員應(yīng)該遵守的原則作為日常培訓(xùn)的一項(xiàng)內(nèi)容并貫徹始終;2.審查是否對(duì)采購(gòu)人員負(fù)責(zé)的供應(yīng)商定期進(jìn)行輪換，防止長(zhǎng)期合作滋生腐敗;3.審查采購(gòu)之前，有無(wú)通過(guò)各種方式了解供應(yīng)商是否和特定采購(gòu)人員存在利益關(guān)系;4.審查有無(wú)對(duì)供應(yīng)商的日常供貨品質(zhì)、交貨及時(shí)率等信息進(jìn)行收集整理，并進(jìn)行打分考核，作為對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇和淘汰的依據(jù)，以減少人情等不合理因素對(duì)供應(yīng)商選擇的干擾。

（四）審查采購(gòu)人員跟蹤物資價(jià)格市場(chǎng)行情和比價(jià)流程

1.將企業(yè)的采購(gòu)入庫(kù)價(jià)格與同期的物資市場(chǎng)行情進(jìn)行比較，檢查差異是否在合理范圍之內(nèi);2.對(duì)執(zhí)行比價(jià)制度的物資采購(gòu)，審查采購(gòu)的比價(jià)過(guò)程，及最終采購(gòu)價(jià)格批準(zhǔn)流程。

（五）嚴(yán)查驗(yàn)收入庫(kù)流程及手續(xù)

在入庫(kù)的內(nèi)部審計(jì)過(guò)程當(dāng)中，嚴(yán)格審查已入庫(kù)物資是否有企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃單、供應(yīng)商的送貨單和企業(yè)負(fù)責(zé)物資驗(yàn)收人員簽字的檢驗(yàn)單，嚴(yán)格禁止未經(jīng)驗(yàn)收直接入庫(kù)的行為，對(duì)車間退下來(lái)的有質(zhì)量問題的材料追查至入庫(kù)手續(xù)和流程。

（六）嚴(yán)格檢查付款流程和權(quán)限，并檢查付款的準(zhǔn)確性

內(nèi)部審計(jì)人員要檢查發(fā)票內(nèi)容與申請(qǐng)單、驗(yàn)收單是否一致，從而確保采購(gòu)金額的正確性。要重視核查付款支付的授權(quán)審批程序的合規(guī)性，仔細(xì)核對(duì)申請(qǐng)單、發(fā)票的合法性和完整性。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)對(duì)企業(yè)非常重要，是企業(yè)生產(chǎn)的前提和基礎(chǔ)，因此保證采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部控制制度合法合規(guī)和切實(shí)有效執(zhí)行就顯得尤為迫切，它關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)成本、產(chǎn)品質(zhì)量，以及運(yùn)營(yíng)效率，所以采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部審計(jì)不光是找問題，而是要針對(duì)問題提出建議和解決措施，并監(jiān)督整改落實(shí)，轉(zhuǎn)化為實(shí)實(shí)在在的審計(jì)成果，體現(xiàn)內(nèi)審的價(jià)值。

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