加強(qiáng)高速公路工程檔案管理工作探析

曾艷

摘 要：工程檔案是一種重要的信息資源，是公路工程在施工各個(gè)階段的真實(shí)記錄，能夠?yàn)楣方ㄔO(shè)和發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)參考資料。所以加強(qiáng)檔案管理工作是十分必要的。本文主要對(duì)高速公路工程檔案管理工作進(jìn)行研究，然后，從高速公路工程檔案管理的特點(diǎn)、檔案管理工作中的主要問題等方面進(jìn)行分析，最后提出做好高速公路工程檔案管理的策略。為高速公路工程檔案管理工作提供一定參考。

關(guān)鍵詞：高速公路工程；檔案管理工作；問題；對(duì)策

隨著高速公路建設(shè)事業(yè)的迅速發(fā)展，形成了大量的工程檔案。由于高速公路建設(shè)時(shí)間長、項(xiàng)目多等特點(diǎn)，檔案資料經(jīng)常發(fā)生丟失的情況，導(dǎo)致檔案資料殘缺不全。同時(shí)由于檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)欠缺，造成很多資料出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象。這給檔案管理工作帶來了很多的問題。因此，加強(qiáng)高速公路工程檔案管理工作勢(shì)在必行。本文針對(duì)高速公路檔案管理的相關(guān)問題展開論述，提出了相應(yīng)的解決策略，為高速公路檔案管理工作的順利開展提供參考。

1 高速公路工程檔案管理特點(diǎn)

首先，檔案資料形成的周期較長。高速公路工程的施工量大，建造的時(shí)間較長，而且施工中會(huì)遇到各種問題對(duì)工期造成一定的影響。而高速公路工程涉及的檔案資料貫穿于整個(gè)施工工程中，包括施工前期的組織設(shè)計(jì)方案、開工報(bào)告等文件，施工期間的變更文件、各單位往來文件、工程評(píng)定文件、檢測(cè)匯總和統(tǒng)計(jì)表、施工記錄等文件，以及竣工階段的審計(jì)文件、決算文件、竣工圖等[1]。其次，高速公路工程檔案數(shù)量多。我國對(duì)于每一條高速公路工程都有詳細(xì)的資料記載。方便工作人員進(jìn)行檔案的管理和調(diào)閱借鑒。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國高速公路建設(shè)工程也越來越多，這也使得相關(guān)的檔案資料的數(shù)量也越來越龐大，為檔案管理工作帶來了很大的壓力。第三，檔案管理涉及的部門和單位眾多。高速公路工程檔案管理工作涉及原材料供應(yīng)商、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等。其中建設(shè)單位有時(shí)還分為總承包單位和分包單位。高速公路建設(shè)涉及的合作單位眾多，在施工過程中需要多部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。產(chǎn)生的往來文件等也就相對(duì)較多。

2 高速公路工程檔案管理工作中的主要問題

首先，項(xiàng)目資料員沒有經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力參差不齊。目前負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)人員專業(yè)水平高低不同，很多人員都是新參加工作崗位，對(duì)于檔案管理相關(guān)的工作流程并不熟悉。對(duì)于檔案管理的重要性和相關(guān)要求都不太了解，尤其對(duì)于高速公路工程相關(guān)文件難以進(jìn)行有效的鑒定。在日常工作中普遍存在檔案編號(hào)、標(biāo)題等不規(guī)范的情況。其次，項(xiàng)目人員流動(dòng)性大。在檔案管理工作中，人才流動(dòng)日益頻繁，人才流動(dòng)造成人檔分離，使檔案收集管理工作越發(fā)的困難。此外，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的保管方面的事物性工作，不是企業(yè)的重要工作，不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值等。檔案的管理效率不高等也是當(dāng)前高速公路文書檔案管理工作中容易發(fā)生的問題，需要給予高度的重視并找到有效的解決辦法。

3 高速公路工程檔案管理工作的提升策略

3.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，一是要建立健全的用人制度。檔案管理工作需要管理人員具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和理論基礎(chǔ)，才能對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理。因此，要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先要改變?cè)械挠萌酥贫?，?shí)行競(jìng)爭上崗。消除工作人員的惰性意識(shí)，增加工作人員的危機(jī)感。在用人方面要堅(jiān)持以能力為主，學(xué)歷為輔的用人原則，公平、公開進(jìn)行人員的聘用工作。聘用的人員要持有相應(yīng)的職業(yè)資格證書，構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理工作人員隊(duì)伍。二是要培養(yǎng)新型檔案管理人才。國家要大力培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作。根據(jù)市場(chǎng)和相關(guān)崗位的實(shí)際需求對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)，做到理論基礎(chǔ)與實(shí)踐操作緊密結(jié)合。高速公路單位也需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，針對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容來安排培訓(xùn)的重點(diǎn)。

3.2 建立健全的檔案管理工作制度

為了保證檔案管理工作的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，在工程項(xiàng)目開展過程中，相關(guān)單位應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況和特點(diǎn)以及相關(guān)的法律法規(guī)，編制詳細(xì)的檔案資料管理規(guī)定和檔案資料分類編號(hào)規(guī)則，使檔案管理工作循序進(jìn)行。在工程施工階段，應(yīng)組織人員編制竣工文件編制辦法，使施工過程中各種文件收集整理工作得以明確實(shí)施。同時(shí)將檔案資料的編制、裝訂、保管、組卷等方面的方式方法進(jìn)行詳細(xì)的說明，以便更好的對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行控制[2]。這樣就能有效的保證施工技術(shù)材料齊全、完善，資料真實(shí)可靠，保證歸檔文件及圖紙內(nèi)容規(guī)范、準(zhǔn)確。

3.3 增強(qiáng)檔案資料建設(shè)工作的真實(shí)性

檔案資料的真實(shí)性是高速公路工程驗(yàn)收的重要依據(jù)，也是檢驗(yàn)工程質(zhì)量的基礎(chǔ)。檔案資料包含很多的內(nèi)容，是高速公路施工各個(gè)階段的完整體現(xiàn)。包括施工設(shè)計(jì)、工程記錄、質(zhì)量檢測(cè)、驗(yàn)收記錄各種報(bào)表數(shù)據(jù)、申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件、圖片等。在高速公路工程施工過程中，要實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范的管理，在施工前夕就要提出明確的檔案管理要求。并且要重視各階段、各環(huán)節(jié)的文件收集整理工作，加強(qiáng)基礎(chǔ)性資料的管理。在基礎(chǔ)資料的形成階段，要根據(jù)不同階段的檔案管理要求對(duì)資料進(jìn)行真實(shí)性的核查工作。做到檔案資料真實(shí)、齊全。

3.4 堅(jiān)持建檔工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行

在高速公路工程建設(shè)的過程中，整個(gè)工程需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間，這些都會(huì)以文件資料的形式體現(xiàn)在檔案資料中，因此會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料。為后期的檔案收集整理工作帶來很大的困擾。因此，檔案管理人員要建筑項(xiàng)目建設(shè)和檔案管理工作同步進(jìn)行，建立健全的管理體系進(jìn)行檔案管理。將檔案管理工作在施工的全過程中展開。檔案管理人員要保證資料收集的及時(shí)性和完整性。避免人員崗位變更、調(diào)動(dòng)發(fā)生檔案缺失的情況。并對(duì)施工過程中變化的數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行更新，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確性。

3.5 建立數(shù)字化的檔案管理信息庫

檔案管理人員要提高內(nèi)部的管理水平，建立數(shù)字化的檔案管理信息庫。使高速公路檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)企業(yè)施工管理提供參考數(shù)據(jù)[3]。相關(guān)的檔案管理人員要及時(shí)對(duì)信息庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充和更新，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，減少重復(fù)錄入的情況，確保檔案資料管理工作的及時(shí)性和有效性。另外，在信息錄入的過程中要對(duì)內(nèi)容和數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保沒有遺漏和錯(cuò)誤。對(duì)于施工中的各項(xiàng)基本情況要進(jìn)行完整的記錄，確保檔案管理信息庫的實(shí)用性和完整性。最后，要加強(qiáng)檔案管理信息庫的安全防護(hù)工作。對(duì)于重要文件要進(jìn)行多方面的備份，以免因工作人員的誤操作使檔案資料遺失難以恢復(fù)。

4 結(jié)語

總而言之，高速公路工程檔案管理工作對(duì)于工程建設(shè)有著重要的作用。要想提高高速公路工程檔案管理工作，就要加強(qiáng)檔案管理人員的管理和選拔制度的建設(shè)，開展相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，提高工作人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)要堅(jiān)持建檔工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，保證檔案資料管理的及時(shí)有效性和真實(shí)性。此外，還要建立數(shù)字化的檔案管理信息庫，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。同時(shí)方便相關(guān)施工單位對(duì)工程管理進(jìn)行參考借鑒。

參考文獻(xiàn)

[1]龐然.加強(qiáng)高速公路工程檔案管理工作探析[J].技術(shù)與市場(chǎng)，2008（03）：67.

[2]吳孟生.強(qiáng)化高速公路工程檔案管理的策略[J].科協(xié)論壇（下半月），2012（03）：154.

[3]薛志超，楊秀生，馮凝.公路工程檔案質(zhì)量與管理控制探析[J].公路交通科技（應(yīng)用技術(shù)版），2012，8（08）：11.