葛俊

摘 要：隨著信息化社會的飛速發(fā)展，檔案的科學化管理越來越受到重視，檔案的高效管理變的尤為重要。檔案作為企業(yè)及社會進行人員管理判別的重要依據(jù)，會非常直觀的影響到一個員工的提拔、晉升甚至是辭退，所以如何將現(xiàn)階段高科技化的管理手段融入到目前的檔案管理中，成為了一個非常現(xiàn)實且重要的課題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學技術(shù)；人員管理

在一個國家不斷發(fā)展的過程中其制度也會隨著社會的發(fā)展而進行合理的改變。而檔案管理的制度也在這樣的基礎(chǔ)上不斷進行完善，更關(guān)鍵的是如今檔案管理受到了越來越多用人單位及企業(yè)的高度重視，將其視為人才判斷的重要依據(jù)之一。而很多企業(yè)也在不斷的探索全新的檔案管理方式與理念，以保證檔案管理能切實符合公司的需求，實現(xiàn)檔案管理的科學細化。

而檔案管理與管理人員的整體素質(zhì)是密切相連的，只有檔案管理人員充分認清自己工作崗位的重要性并且要善于應(yīng)用與學習先進的檔案管理手段，切實的提高檔案的綜合使用性。同時隨著我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展，加上我國又是擁有十幾億人口的超級人口大國，這也讓檔案管理的數(shù)量迅猛增加，這對檔案管理人員是一個極大的挑戰(zhàn)。在這種情況之下，更需要檔案管理人員對自己嚴格高標準要求，不斷提升自己行業(yè)的整體素質(zhì)，才能在檔案管理系統(tǒng)日益龐大的今天，做到有效的檔案管理。

我們也可以將檔案管理看成是一項政治工作，因為檔案會涉及到每個人在社會活動中的身份認定。所以這也要求在檔案管理的過程中，尤其是檔案的管理相關(guān)人員，要嚴于律己，遵守我國檔案管理的各項規(guī)章制度，對工作做到盡忠盡責，并且不斷完善檔案管理出現(xiàn)的問題，保證檔案管理工作可以更加高效的執(zhí)行下去。

1 提升檔案管理科學化應(yīng)遵守的原則

1.1 服務(wù)原則

提升檔案管理科學化的第一原則就是加強服務(wù)化管理。早期的檔案管理對于權(quán)限的設(shè)置比較嚴格，只有國家有關(guān)部門相關(guān)人員才可以進行管理。而且檔案作為私密性較高的系統(tǒng)資料，長期以來都屬于嚴密的管理模式，所以導致很多的檔案資料都屬于長期的封存狀態(tài)，沒有得到很好的利用與管理，其自身的價值遠遠沒有得到有效的利用，而檔案其服務(wù)的功能一直處于弱化的狀態(tài)，所以提升服務(wù)，是科學化的管理檔案的首要執(zhí)行原則。

1.2 發(fā)展原則

我國目前處于信息化高速發(fā)展的時代，智能電子科技系統(tǒng)在不斷升級。這也給檔案管理帶來了升級發(fā)展的機遇，而檔案管理正面臨著巨大變革的考驗。所以檔案管理人員應(yīng)該從多方面去了解如今電子科學發(fā)展的各種手段與因素，以及其外在的發(fā)展因素。充分學習并掌握更先進的管理技術(shù)，開發(fā)新的檔案管理系統(tǒng)技術(shù)?？茖W化檔案管理的重要考核就是不斷的進行發(fā)展與功能的創(chuàng)造。

1.3 人員素質(zhì)原則

提升檔案管理科學化的重要因素是人才的培養(yǎng)，只有檔案管理人才的整體素養(yǎng)提高，才能帶動檔案管理更快的發(fā)展。尤其是在一些企業(yè)內(nèi)，相關(guān)的管理人員或者后勤保障人員都要認真意識到檔案管理的重要度。結(jié)合現(xiàn)階段最先進的檔案管理手段或系統(tǒng)應(yīng)用，不斷持續(xù)的提高自身的技能，將科學管理有效提高，不斷融入到實際的工作之中。

2 提升檔案管理科學化的重要路徑

2.1 樹立現(xiàn)代化的科學理念

管理檔案工作如果想要在質(zhì)量及效率得到有效的提升，首先要從思想層面進行有針對性質(zhì)的優(yōu)化。要堅持檔案管理工作科學化的發(fā)展理念不動搖，通過正確的科學化從而達到檔案管理的合理和前瞻性。并且，建立健全完善檔案管控機制是將檔案管理工作快速發(fā)展的助推器，因為這也可以讓檔案管理人員及時高效的進行檔案歸檔、檔案利用、檔案管控和檔案相關(guān)保密等工作。在電子科技高速發(fā)展的新時代下，檔案的管理機制要求更要嚴格縝密。而構(gòu)建多層架構(gòu)的檔案管理體系，并且加以不斷的完善在現(xiàn)實運用中起著舉重輕重的意義。尤其是一些企業(yè)內(nèi)部可以利用多層架構(gòu)和集中管控的管理模式進行全方位的開發(fā)性管理，從而實現(xiàn)整體機制的全面完事，為檔案管理工作日益走向規(guī)范與科學化奠定下堅實的基礎(chǔ)。

2.2 提高檔案管理信息化水平

檔案管理伴隨著如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展也發(fā)生著翻天覆地的變化，檔案管理也不斷向著高速電子信息化領(lǐng)域進行良好且快速的發(fā)展。當然信息科學化的檔案管理是需要專業(yè)的管理系統(tǒng)設(shè)備以及基礎(chǔ)設(shè)施作為發(fā)展的根基。在之前傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，紙質(zhì)是檔案管理最常見也是唯一載體方式。但是隨著電子信息化的發(fā)展，如今例如視頻類、音頻類的載體越來越多的呈現(xiàn)在各個領(lǐng)域之中。我傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體也有諸多的弊端。尤其是對于紙張資源的浪費，與我國現(xiàn)在倡導的無紙化的綠色辦公相悖，而且紙張載體隨著時間的流逝，因為其物理性質(zhì)的原因，其保存時間與電子資料相比相差甚遠。所以為了改變目前的現(xiàn)狀，檔案管理信息化系統(tǒng)必須得到大力的發(fā)展與提升，將電子科技與相關(guān)的設(shè)備設(shè)施更多元的融入到檔案管理工作之中。尤其是就是電子計算機的加入對于檔案管理信息化和科學化的建設(shè)起著關(guān)鍵性的作用。電子計算機自問世以來就因為其高效快速的運算系統(tǒng)受到了人們的廣泛青睞，通過計算機的相關(guān)系統(tǒng)應(yīng)用可以更好的獲得更全面的知識和信息，如今極速發(fā)展的電子計算機正在每個行業(yè)發(fā)揮著重要的作用。政府部門及企業(yè)的相關(guān)檔案管理部門及人員可以通過創(chuàng)建電子版的檔案數(shù)據(jù)庫，將相關(guān)信息進行系統(tǒng)的錄入，這樣可以通過互聯(lián)網(wǎng)建立的系統(tǒng)查詢平臺，用戶通過指定賬戶登錄的方式使得檔案的相關(guān)信息資料可以快速的查詢檢索，分析和保存，讓檔案管理的安全性得到極大地提高和改善，而檔案也可以突破傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的限制，不僅可以做到環(huán)保，更關(guān)鍵的是可以將存儲信息的有效時間得到更好的延長，能夠非常好的減少檔案管理的工作量。

2.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

雖然通過引進先進的電子科技系統(tǒng)可以更高效的助力檔案管理的科學化發(fā)展。但是我們絕對不能忽略的是檔案管理人員的綜合培養(yǎng)。首先來說，檔案管理人員的綜合性培訓是需要從多個方面入手的，不僅僅是提升檔案管理人員的計算機相關(guān)系統(tǒng)操作的熟練程度，更重要的是將實際學習的知識實際快速的應(yīng)用到檔案管理工作之中。而一些檔案管理人員受本身年齡和計算機操作能力的限制，不能夠及時的學習了解最新的電子操作管理系統(tǒng)，這時候更需要企業(yè)和政府部門足夠重視并正視這一問題，通過建立完善的培訓制度及崗位考核制度，促進有關(guān)管理人員的素質(zhì)的提高。舉例來說，在工程類的檔案管理中，檔案管理人員就必須要具備一定的工程知識概念和檔案的技能。當然檔案管理人員還應(yīng)該具備處理突發(fā)情況的能力與素養(yǎng)，在出現(xiàn)一些突發(fā)危機狀況時不僅要沉著應(yīng)對，更要熟練的應(yīng)用自己掌握的技能，將危機及時處理，以免造成更復雜的局面。

2.4 轉(zhuǎn)換檔案管理服務(wù)模式

如今現(xiàn)代化電子科技技術(shù)手段越來越多的融入到檔案管理工作中。這也讓檔案管理的工作及服務(wù)模式發(fā)生著巨大的變化，其中最顯著的轉(zhuǎn)變就是檔案相關(guān)的管理部門從信息的簡單的給予者變成了信息的查詢者。經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓的檔案管理人員必須要具備專業(yè)的組織管理能力，這是作為檔案管理工作者的一個重要考核要求之一。所以，傳統(tǒng)的檔案管理模式應(yīng)該發(fā)生改變，不應(yīng)該僅僅是停滯在保存和借閱的簡單層次，在檔案的網(wǎng)絡(luò)以及信息化的進程中，檔案管理的權(quán)限應(yīng)該有一定的下放，這是為了更好的構(gòu)檔案的電子信息化平臺，讓檔案資料不僅限紙質(zhì)檔案。而是可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行實時的查詢，真正意義上的實現(xiàn)跨地區(qū)的工作限制。讓檔案更靈活深入的應(yīng)用到各種工作之中。

2.5 創(chuàng)造保障體系

檔案管理的科學化進程絕對不是一朝一夕就可以改變的，是需要長期的系統(tǒng)化、專業(yè)化結(jié)合實際工作情況來進行不斷的加深和鞏固，這樣才為檔案管理工作科學化提供最為扎實牢固的保障。企業(yè)和政府部門的領(lǐng)導階層要不斷的深化檔案管理制度保障以及相關(guān)的體系建設(shè)，將檔案管理的科學化定為重要的工作考核目標之一，為檔案管理工作的有序開展提供最完整的保證。

2.6 提升檔案的利用程度

檔案管理的核心目的還是在于讓檔案資料更好的運用在工作之中。所以提高檔案的利用程度，也是一項核心工作。通過將檔案進行電子信息化歸檔等模式，將檔案的利用率大幅度提高，保證檔案可以最大程度意義上的發(fā)揮重要。當然檔案管理人員也要注意工作與實際結(jié)合，從而有效的提高檔案使用率。

3 舉例衛(wèi)生類科學化檔案管理方法

3.1 充分認識衛(wèi)生檔案管理工作的重要性

衛(wèi)生檔案管理是我國衛(wèi)生工作一項重要的工程項目，通過整體加強衛(wèi)生檔案的管理，可以有效的提升我國衛(wèi)生及醫(yī)療相關(guān)部門的服務(wù)水準以及管理的整體質(zhì)量。讓我國廣大的人民群眾，可以享受到更加良好的衛(wèi)生環(huán)境及更健全的醫(yī)療保障。所以各醫(yī)療機構(gòu)在工作中需特別重視對衛(wèi)生檔案管理的部署建設(shè)，同時建立特別部門對于衛(wèi)生檔案的管理起到監(jiān)管監(jiān)督的作用，從而保證衛(wèi)生檔案管理工作可以按照我國的相關(guān)規(guī)程，合法合理的進行運作，從而也保證了我國廣大人民群眾的基本權(quán)益。

3.2 保障衛(wèi)生檔案管理工作的有序開展

從上述我們可以了解衛(wèi)生檔案管理工作對于我們國家的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及人民權(quán)益的保障有著何等重要的作用，所以為衛(wèi)生檔案管理工作中加強工作的有序開展，尤其是相關(guān)部門之間要學會通力合作，切實的將衛(wèi)生檔案管理工作提到日常工作重點中來，與實際情況相聯(lián)系，同時做好協(xié)調(diào)，這樣才能推動整個行業(yè)的更快的發(fā)展。

3.3 加強各種門類和載體衛(wèi)生檔案管理

如今隨著社會信息化的快速發(fā)貨，檔案的載體不再單純是紙質(zhì)。而諸如錄音、視頻等形式資料的不斷革新出現(xiàn)，更是要求我們加強管理制度的規(guī)范。對于新形態(tài)下的電子類的檔案，我們要熟練掌握操作方法，保證各類檔案都可以正常歸檔調(diào)用。而其實這種新形態(tài)檔案的出現(xiàn)，也讓我們的檔案管理朝著多元化、信息化方向發(fā)展，這對于不斷發(fā)展的中國來說，無疑是一個非常好的信號。

3.4 規(guī)范衛(wèi)生專業(yè)的檔案管理工作

要依據(jù)我國衛(wèi)生檔案管理的相關(guān)規(guī)則制度與業(yè)務(wù)規(guī)范標準，切實加強對醫(yī)療、衛(wèi)生監(jiān)督、幼兒保健以及社區(qū)服務(wù)等的衛(wèi)生行業(yè)場所進行規(guī)范的檔案管理。這要求我們在行業(yè)日常工作中做到細致規(guī)范，例如醫(yī)院在給病人就診時，要非常規(guī)范的按照規(guī)章要求將病人的情況進行詳細的記錄歸檔，然后進行統(tǒng)一的保管，這樣可以起到對病人的信息進行隨時的追蹤，確保每一位病人得到后續(xù)全方位的保障措施。其實醫(yī)院是衛(wèi)生檔案管理工作中最典型的案列，當然如今有些醫(yī)院也存在著一些不足的地方。例如人員培訓系統(tǒng)要不斷的進行完善與規(guī)范，同時加強新的管理理念的引入，切實做好管理培訓。

同時我們還要不斷的將城鄉(xiāng)居民健康檔案進行建立和完善規(guī)范。城鄉(xiāng)健康檔案一直是衛(wèi)生檔案管理中最容易忽視的環(huán)節(jié)，正也是我國的醫(yī)療水平長期處于世界中下游的結(jié)果，沒有建立健全完善的醫(yī)療系統(tǒng)。所以在今后的工作中，這一方面的建設(shè)確實要加強重視，不斷將相關(guān)制度深化完善，從而達到我國居民健康檔案更加的科學化。

3.5 提高衛(wèi)生檔案人員的履職能力

提高衛(wèi)生檔案人員的思想意識同樣非常的重要，這也就要求有關(guān)用人單位要把檔案的管理工作融入到日常本單位的整體工作當中。不斷完善檔案的管理制度，同時要關(guān)注單位檔案管理人員的工作與生活，不要讓本單位檔案管理人員心中懷有不是本單位核心職門崗位的感覺，要重視建立檔案管理人員的獎勵機制，切實激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

提高整體的工作效率，加強服務(wù)意識。檔案管理工作的重要職能之一就是為了給領(lǐng)導提供單位用人的重要科學依據(jù)，為人才戰(zhàn)略的執(zhí)行打下堅定的基礎(chǔ)。所以說檔案管理工作的功能性非常之強，企業(yè)或者政府部門能夠科學的應(yīng)用好檔案，可以為整個社會的發(fā)展起著相當重要的作用與意義。

提高技術(shù)能力，加強教育宣傳培訓。檔案管理工作人員要樹立終生學習的端正態(tài)度，不斷的強化工作技能與經(jīng)驗，學會善于總結(jié)工作中遇到的困難與問題，并通過思考和學習進行問題的修繕。當然在加強個人專業(yè)素養(yǎng)的同時，更要緊跟時代的發(fā)展，不斷強化學習網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，以保證跟隨時代專業(yè)發(fā)展的最前端。也通過整體的學習，也可以讓衛(wèi)生檔案管理工作的技術(shù)性得到更大意義上的提升。

4 總結(jié)

提升檔案管理人員素質(zhì)推進檔案管理科學化主要就是管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。這要求檔案管理人員不僅要有崗位責任心，更重要的是要有持續(xù)學習的能力以及將所學專業(yè)技能結(jié)合到工作實際當中來。

參考文獻

[1]韓文琳.對提高檔案管理工作科學化水平的思考[J].吉林工程技術(shù)師范學院學報，2014（12）.

[2]陳冬菊.論如何實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化[J].華章，2013（19）.

[3]王利超.論電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2010（11）.

[4]李福英.淺析當代專業(yè)檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].才智，2013（32）.

[5]魯濤.提高管理人員素質(zhì)實現(xiàn)檔案管理科學合理發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（15）.

[6]范麗娜.檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].西安郵電學院學報，2009（02）.