盧艷紅 楊麗 張運(yùn)如
摘 要:高校自2019年1月1日起執(zhí)行《政府會計制度——行政事業(yè)單位會計科目和報表》(財會【2017】25號,以下簡稱政府會計制度)。政府會計制度對高校財務(wù)提出了管理更細(xì)化和報表信息更全面等新要求,但在人員有限的基礎(chǔ)上如何完善財務(wù)報銷模式,為高校師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)將是一個難題。因此,從財務(wù)報銷模式出發(fā),分析現(xiàn)有財務(wù)報銷模式的特點及存在的問題,并針對所存在的問題探索性提出完善財務(wù)報銷模式的建議。
關(guān)鍵詞:政府會計制度;高校;財務(wù)報銷
中圖分類號:F23 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A ? ? ?文章編號:1673-291X(2019)14-0153-02
近年來,高校大多采用網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng),無須報銷人員排隊等候,提高了報銷效率。但同時也存在一定問題,如報銷單據(jù)不規(guī)范、審批手續(xù)不全、經(jīng)費審批困難、支付進(jìn)度慢等問題。目前,在政府會計制度下,財務(wù)管理更細(xì)化、報表信息更全面,給有限的財務(wù)人員帶來了挑戰(zhàn),如何完善財務(wù)報銷模式為高校師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)顯得尤為重要。
一、現(xiàn)行高校財務(wù)報銷模式
高校財務(wù)報銷模式由傳統(tǒng)的手工填寫單據(jù)并簽字后排隊等候報銷模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)行的網(wǎng)上自助報銷模式,即報銷經(jīng)辦人將報銷單據(jù)收集整理后登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)填寫報銷單,經(jīng)辦人打印報銷單并簽字,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)或者項目負(fù)責(zé)人簽字審批后投遞到財務(wù)處報銷窗口,審核制證會計在會計核算系統(tǒng)中進(jìn)行賬務(wù)處理,經(jīng)復(fù)核會計復(fù)核后轉(zhuǎn)出納,出納在國庫系統(tǒng)或銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)支付。
二、網(wǎng)上自助報銷模式的特點
1.通過網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)填寫報銷單,節(jié)約報銷人員排隊等候時間,提高工作效率。報銷人員不用拿著單據(jù)排著長長的隊等候報銷,可以隨時隨地登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng),根據(jù)要求填寫報銷單。由于網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)建立了連接關(guān)系,財務(wù)人員通過會計核算系統(tǒng)可以提取報銷信息,自動生成會計憑證,財務(wù)人員只需要審核修改相關(guān)信息就完成了制證工作,節(jié)約了憑證手工錄入時間,并且提高了核算的準(zhǔn)確性和工作效率。
2.信息傳遞及時,財務(wù)資源共享,提高經(jīng)費使用效率。在傳統(tǒng)的報銷模式下,報銷人員對報銷明細(xì)和經(jīng)費余額把握不準(zhǔn),容易造成額度超支和項目互串等現(xiàn)象,影響項目結(jié)題,同時也給財務(wù)人員帶來了大量的調(diào)賬工作。網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)則具有統(tǒng)計與查詢功能,報銷人員可以看到每一筆報銷業(yè)務(wù)、每一項經(jīng)費余額,甚至可以統(tǒng)計每一類業(yè)務(wù)的經(jīng)費使用情況,實現(xiàn)財務(wù)資源共享。報銷人員能夠及時準(zhǔn)確地掌握經(jīng)費使用情況,不需要到財務(wù)部門找財務(wù)人員打印經(jīng)費使用明細(xì)和查詢經(jīng)費余額,便于報銷人員和項目負(fù)責(zé)人及時使用經(jīng)費,合理安排支出,提高經(jīng)費使用效率。同時,各職能部門也能查詢分管項目經(jīng)費的使用情況,便于監(jiān)督和督促,提高經(jīng)費使用效率。
3.減輕財務(wù)人員的報銷壓力,緩解教職工與財務(wù)人員間的矛盾,提升教職工滿意度。教職工通過網(wǎng)上自助報銷模式進(jìn)行財務(wù)報銷,只需要把審批后的單據(jù)投遞到指定地方,不用耗費大量的時間和精力在財務(wù)部門排隊等候;財務(wù)人員無須面對眾多師生現(xiàn)場審核制證,減輕了心理壓力。因教職工不用在財務(wù)部門排隊等候,教職工與財務(wù)人員接觸時間短,避免了教職工間及與財務(wù)人員間的爭執(zhí)和矛盾,減少教職工對財務(wù)部門的抱怨,提升教職工的滿意度。
三、網(wǎng)上自助報銷模式存在的問題
1.報銷系統(tǒng)不穩(wěn)定,對瀏覽器要求較高,問題咨詢工作量大,教職工登錄自助報銷系統(tǒng)填寫單據(jù)時,經(jīng)常會因為系統(tǒng)升級出現(xiàn)原瀏覽器無法正常填寫報銷單或者打印報銷單等問題。報銷系統(tǒng)有時也會不穩(wěn)定,造成報銷人員無法登錄報銷系統(tǒng)填寫報銷單。有些報銷人員因長時間沒有報銷忘記登錄賬號和密碼。遇到這些情況,財務(wù)部門需要解答大量的咨詢問題。
2.財務(wù)報銷審批難度大,財務(wù)報銷進(jìn)度慢。因網(wǎng)上自助報銷模式現(xiàn)階段大多是在系統(tǒng)中填寫完報銷單打印出來后找領(lǐng)導(dǎo)或項目負(fù)責(zé)人簽字審批,往往因相關(guān)審批人出差在外無法審批影響報銷進(jìn)度。傳統(tǒng)手工報銷也存在這個問題,網(wǎng)上自助報銷模式?jīng)]有設(shè)置經(jīng)費審批功能,沒能解決財務(wù)報銷審批難度大的問題,財務(wù)報銷進(jìn)度慢。
3.報銷單據(jù)不合格時需要進(jìn)行有效溝通,影響報銷效率。網(wǎng)上自助報銷模式下,財務(wù)人員不再與報銷人員面對面審核單據(jù),當(dāng)財務(wù)人員發(fā)現(xiàn)報銷單據(jù)不合規(guī)、審批手續(xù)不全等問題時,不能面對面溝通,只能通過電話、微信或QQ等方式進(jìn)行溝通,有些問題可能只需要解釋說明,有些則可能需要報銷人員取回修改后重新投遞,耗費財務(wù)人員大量時間和精力,影響報銷效率。
4.手工操作支付系統(tǒng),報銷業(yè)務(wù)支付進(jìn)度慢。網(wǎng)上自助報銷模式大多還是采取傳統(tǒng)手工報銷模式的支付方式,盡管報銷人員在報銷系統(tǒng)中填寫報銷單時已經(jīng)填寫了單位或個人的賬戶信息,但是出納需要再次把這些信息輸入到國庫支付系統(tǒng)或者銀行網(wǎng)銀系統(tǒng),工作量大,并且二次輸入容易出現(xiàn)錯誤,支付進(jìn)度也較慢。
四、政府會計制度下完善財務(wù)報銷模式的建議
1.定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù),提高系統(tǒng)的兼容性。財務(wù)部門應(yīng)協(xié)同信息技術(shù)部門做好報銷系統(tǒng)的維護(hù)工作,定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù),提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性。同時,要增強(qiáng)報銷系統(tǒng)的兼容性,讓不同的瀏覽器都可以正常填寫報銷單據(jù),讓教職工能夠很順暢地使用報銷系統(tǒng),減少系統(tǒng)使用過程中的問題,減少咨詢工作量。
2.開通網(wǎng)上經(jīng)費審批功能,節(jié)省審批時間。針對網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)中還沒有開通經(jīng)費審批功能,經(jīng)費負(fù)責(zé)人無法進(jìn)行網(wǎng)上簽字審批,建議開通網(wǎng)上簽字審批功能,讓經(jīng)費審批人可以隨時隨地在系統(tǒng)中進(jìn)行簽字審批,以解決報銷人員因經(jīng)費審批人外地出差無法簽字影響報銷進(jìn)度的問題。
3.加強(qiáng)政策宣傳,做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。平時可以通過財務(wù)部門網(wǎng)站、微信或QQ等平臺不定期進(jìn)行政策宣傳工作,特別是每年上半年新政策集中出臺時和下半年引進(jìn)新老師招收新學(xué)生時,需要進(jìn)行專題培訓(xùn)工作,把學(xué)?,F(xiàn)行的相關(guān)政策和實際報銷中的規(guī)范做法仔細(xì)宣講到位、培訓(xùn)到位,降低報銷單據(jù)的返工率,提高報銷效率。
4.建立銀校互聯(lián),加快支付進(jìn)度。將網(wǎng)上報銷與銀行系統(tǒng)連接,當(dāng)報銷人員在系統(tǒng)中填寫報銷單據(jù)信息時就將付款信息填寫完整準(zhǔn)確,通過會計審核,出納核對無誤后直接對外支付,以減少付款信息再次輸入的工作量,避免二次輸入錯誤,加快支付進(jìn)度。
綜上,高校現(xiàn)行的網(wǎng)上自助報銷模式雖然較傳統(tǒng)手工報銷模式存在很多優(yōu)勢,但在政府會計制度下,因管理更細(xì),工作量更大,在人員有限的情況下應(yīng)加強(qiáng)財務(wù)信息化建設(shè),定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù),開通網(wǎng)上經(jīng)費審批功能,加強(qiáng)政策宣講和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,建立銀校互聯(lián),完善財務(wù)報銷模式,提高服務(wù)滿意度。
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