企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用

摘 要：隨著我國(guó)科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，各種各樣的信息管理模式慢慢的融入人們的生活，給人們的生活帶來(lái)了便利。企業(yè)在檔案管理方面也需要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的開發(fā)，讓檔案管理更加安全，可以更加數(shù)據(jù)化的進(jìn)行管理。本文主要對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化企業(yè)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)以及缺點(diǎn)進(jìn)行分析，提出利用網(wǎng)絡(luò)信息化管理檔案的要點(diǎn)，再對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化管理檔案的實(shí)際運(yùn)用方面提出一些建議，推動(dòng)企業(yè)和社會(huì)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；網(wǎng)絡(luò)信息化；開發(fā)利用

企業(yè)檔案管理是一種信息管理的方法，有條理的檔案管理可以有效的提高工作效率，但是傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)信息化的發(fā)展。隨著信息化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)開始普及到各個(gè)行業(yè)，這種信息工程技術(shù)可以在企業(yè)檔案管理方面有效的提高工作效率，讓檔案管理變得更加簡(jiǎn)單，同時(shí)提高企業(yè)管理的水平。

1 網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

隨著科技的發(fā)展，大部分企業(yè)已經(jīng)開始開發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理方法，這種方式可以將檔案和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合，將所有的檔案建入同一個(gè)系統(tǒng)，來(lái)更加系統(tǒng)化的進(jìn)行檔案管理，便于查詢。這種一體化的檔案管理模式是當(dāng)代企業(yè)檔案管理的一個(gè)新出發(fā)點(diǎn)，讓企業(yè)檔案管理順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

1.1 網(wǎng)絡(luò)信息化企業(yè)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1）提高檔案管理工作效率。信息化的管理企業(yè)檔案，打破原有的管理方式，這種系統(tǒng)化的管理方式不僅節(jié)約空間，并且減少了查找檔案的時(shí)間。工作人員在查找檔案的時(shí)候可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查找出需要的檔案，提高工作效率，避免出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤。

2）保存檔案原始內(nèi)容。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存的過(guò)程中會(huì)由于一些人為或者外界因素導(dǎo)致保存不夠完整。隨著時(shí)間的推移，就會(huì)出現(xiàn)字跡不清，保存不完整的現(xiàn)象，這種情況便會(huì)影響到日后對(duì)于檔案的查閱。但是網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法可以將紙質(zhì)版的文件，掃描為電子版的文件，這種電子版的檔案便可以保存檔案的原始樣貌了。

3）方便查找檔案。檔案查找是一件很復(fù)雜的工作，一個(gè)企業(yè)的檔案很多，傳統(tǒng)的檔案查找方法，只能根據(jù)年限以及代碼進(jìn)行查找。而網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理在查找的過(guò)程中，可以在管理系統(tǒng)中進(jìn)行關(guān)鍵詞過(guò)濾查詢。當(dāng)電子版的檔案錄入系統(tǒng)之后，管理人員便可以很快的查到所需要的檔案，這種方式更加具有針對(duì)性，并且節(jié)省了翻閱檔案的時(shí)間。

4）加強(qiáng)檔案的安全性。企業(yè)檔案中很多東西都具有私密性，網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理可以在系統(tǒng)中設(shè)置不同的權(quán)限，進(jìn)行分級(jí)管理。在工作人員登錄檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候還可以設(shè)置身份驗(yàn)證，來(lái)提高檔案的安全性。

1.2 網(wǎng)絡(luò)信息化企業(yè)檔案管理的缺點(diǎn)

1）無(wú)法保證檔案的完整性。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法雖然便捷，但是由于在上傳電子檔案的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)上傳不完整或者上傳錯(cuò)誤的現(xiàn)象。這種情況的發(fā)生讓檔案的完整性破壞，影響檔案的使用，還有可能會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展。

2）電子檔案性質(zhì)過(guò)于特殊。網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的形態(tài)就是一種電子信息，這種信息主要是存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中。所以在存儲(chǔ)的過(guò)程中很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失的問(wèn)題，并且工作人員對(duì)于檔案管理需要重視，避免在管理的過(guò)程中出現(xiàn)泄漏問(wèn)題。計(jì)算機(jī)在運(yùn)作的過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)故障，導(dǎo)致檔案丟失，這些情況屬于電子檔案的特殊性。所以對(duì)于檔案管理人員的技術(shù)要求也需要提高，避免出現(xiàn)不必要的損失。

2 網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理開發(fā)的要點(diǎn)

信息化的檔案管理需要企業(yè)制定明確的目標(biāo)，健全管理系統(tǒng)；制定專門的企業(yè)檔案管理計(jì)劃，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行分類管理，企業(yè)需要結(jié)合自身的情況，普及網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式，讓專業(yè)的工作人員進(jìn)行管理，重視檔案管理的安全性避免造成企業(yè)的損失。

3 網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理實(shí)際操作中的建議

3.1 提高網(wǎng)絡(luò)安全性

為了避免檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，需要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，安裝殺毒軟件以及可靠地防火墻，實(shí)時(shí)對(duì)系統(tǒng)安全進(jìn)行檢測(cè)；企業(yè)對(duì)于檔案管理的保密工作一定要重視，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)定專業(yè)的工作人員操作，進(jìn)行維護(hù)以及查找工作，避免造成不必要的損失；建立健全公司檔案管理系統(tǒng)的管理機(jī)制，要求工作人員系統(tǒng)的進(jìn)行操作，注意檔案管理系統(tǒng)的操作時(shí)間，保證檔案信息的安全性。

3.2 開發(fā)計(jì)算機(jī)軟件、硬件

網(wǎng)絡(luò)信息化檔案的管理與計(jì)算機(jī)軟件的發(fā)展相輔相成，一體化的檔案管理需要更加成熟的計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)支持，需要對(duì)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的安全性以及防護(hù)系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行更新，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)進(jìn)行更新，確保傳輸過(guò)程中不會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤。

3.3 建立專業(yè)的管理隊(duì)伍

網(wǎng)絡(luò)化檔案管理也需要配備專業(yè)的管理人員，需要對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范。隨著科技的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)是企業(yè)最需要的檔案管理方式，所以管理人員掌握的專業(yè)知識(shí)要更加多元化，不僅要熟悉電子檔案的管理模式，還需要能解決電腦故障的人才。所以對(duì)于管理人員的專業(yè)要求應(yīng)當(dāng)提高，這樣才能讓網(wǎng)絡(luò)化信息的管理更加順利的進(jìn)行。

3.4 提高檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)意識(shí)

企業(yè)的檔案是一個(gè)企業(yè)最重要的文件，企業(yè)需要對(duì)公司檔案進(jìn)行保護(hù)，避免管理檔案的過(guò)程中出現(xiàn)安全問(wèn)題。企業(yè)在簽訂文件的時(shí)候，要確保簽訂方對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行保密，協(xié)議的內(nèi)容不允許泄露給其他人。由于網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的特殊性，工作人員在管理檔案的時(shí)候，可能會(huì)出現(xiàn)檔案流失的現(xiàn)象，有很高的風(fēng)險(xiǎn)。所以檔案管理系統(tǒng)一定要設(shè)置檔案分級(jí)管理權(quán)限，不同的工作人員對(duì)于檔案的查閱權(quán)限也要進(jìn)行設(shè)置，避免檔案丟失或被盜用，減少企業(yè)損失。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理是目前需要重視開發(fā)的一個(gè)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理可以讓企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，更加穩(wěn)定的發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足目前企業(yè)的需求，網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理不但可以減少工作時(shí)間，還可以節(jié)約檔案占用的空間，給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)很多便利。在網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的同時(shí)，需要配備專業(yè)的檔案管理人員來(lái)管理系統(tǒng)，保證檔案管理的安全性，強(qiáng)化工作人員的產(chǎn)權(quán)意識(shí)，并且在管理的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，節(jié)約時(shí)間，提高企業(yè)的工作效率，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

曹同慶（1983-），男，漢族，山東安丘，大專，濰坊市市政公用事業(yè)管理處。