“互聯(lián)網(wǎng)+”下高中檔案信息服務(wù)的研究

任世敏

摘 要：當(dāng)前，我國(guó)正處于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展階段，全社會(huì)信息服務(wù)具有實(shí)時(shí)性、便捷性、公開性等特點(diǎn)，因此高中檔案信息服務(wù)工作需順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，從本校實(shí)際情況出發(fā)，建立適宜的高中檔案信息服務(wù)體系，促使高中檔案信息服務(wù)模式成功轉(zhuǎn)型，便捷服務(wù)學(xué)校、社會(huì)。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；高中檔案；信息服務(wù)；微信公眾號(hào)

目前，高中檔案信息服務(wù)的效率與效益仍然處于一般水平，服務(wù)對(duì)象也以自我服務(wù)為主，面對(duì)日益增長(zhǎng)的社會(huì)需求，高中檔案信息服務(wù)工作面臨著巨大改革；如何利用現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高中檔案信息智能服務(wù)等功能，已成為當(dāng)前高中檔案信息服務(wù)的重點(diǎn)工作之一。

1 高中檔案室的基本現(xiàn)狀以及檔案信息服務(wù)的重要性

高中檔案真實(shí)記錄了各類重要的學(xué)校信息，筆者所在高中的檔案收藏以文書檔案、教學(xué)檔案、財(cái)會(huì)檔案、特種載體檔案、實(shí)體檔案為主，另外還有學(xué)校組織機(jī)構(gòu)沿革、全宗指南、學(xué)校大事記、學(xué)校榮譽(yù)、教職工獲獎(jiǎng)信息、學(xué)生獲獎(jiǎng)統(tǒng)計(jì)等編研成果。檔案載體主要為文字、圖片、音頻、視頻以及實(shí)物等。全校檔案工作重點(diǎn)是收集、整理、歸檔在辦學(xué)過程中形成的文書、學(xué)生學(xué)籍、會(huì)計(jì)、基建科技、榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等各類檔案資料。截止目前，筆者已將學(xué)校庫房五千多卷（件）檔案目錄錄入檔案管理軟件，近20年的永久、長(zhǎng)期檔案資料完成全文掃描并掛接到檔案管理系統(tǒng)，目前正從價(jià)值重要性、損壞程度上對(duì)其他庫存檔案加緊全文掃描。2015年我校檔案室順利通過了浙江省規(guī)范化數(shù)字檔案室的驗(yàn)收，2017年2月我校遷往新址以后，檔案室全力協(xié)助學(xué)校建設(shè)新校史館等各類校園文化建設(shè)。

隨著全社會(huì)對(duì)高中檔案服務(wù)的需求不斷提升、教育體制的改革、“最多跑一次”政策的大力推行，高中學(xué)校檔案信息服務(wù)的工作重點(diǎn)由“自我服務(wù)”轉(zhuǎn)變成“對(duì)外開放”，不斷提高學(xué)校檔案的利用效益，滿足社會(huì)群體的個(gè)性需求，擴(kuò)大學(xué)校在全國(guó)乃至全世界的知名度和影響力，為學(xué)校的發(fā)展贏得更多、更優(yōu)質(zhì)的社會(huì)資源。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”在高中檔案信息服務(wù)中的優(yōu)勢(shì)

當(dāng)前，高中檔案信息服務(wù)工作還停留在對(duì)內(nèi)服務(wù)、方式傳統(tǒng)、工效不高、流程繁復(fù)等問題，隨著移動(dòng)信息的普及，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)已越來越無法滿足當(dāng)代人的活動(dòng)方式與心理訴求。當(dāng)前形勢(shì)下，檔案工作如果不順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，其實(shí)際效益得不到正常發(fā)揮，檔案部門被社會(huì)的認(rèn)知度和接受度將會(huì)越來越低。

“互聯(lián)網(wǎng)+”概念是指以互聯(lián)網(wǎng)為主的一整套信息技術(shù)（包括移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等）在經(jīng)濟(jì)、社會(huì)生活各部門擴(kuò)散、應(yīng)用過程?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是將互聯(lián)網(wǎng)科技成果應(yīng)用到傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)等各領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)領(lǐng)域的行業(yè)重塑融合、信息結(jié)構(gòu)重建、資源有效整合、流程化繁為簡(jiǎn)、數(shù)據(jù)對(duì)外開放等。因此，應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的整合，促進(jìn)服務(wù)平臺(tái)檔案信息的共享，打通不同服務(wù)渠道的工作流程，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提供定制的檔案服務(wù)等，實(shí)現(xiàn)高中檔案信息服務(wù)工作的轉(zhuǎn)型，促進(jìn)中學(xué)服務(wù)理念的創(chuàng)新和檔案信息資源的共建共享。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”形式下高中檔案信息服務(wù)方向的思考

新形勢(shì)下，如何將“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)更好地應(yīng)用到高中檔案信息服務(wù)工作上面去，筆者主要從基于web的高中檔案信息服務(wù)方面去思考。

3.1 基于web應(yīng)用的高中檔案信息服務(wù)的思考

web1.0是系統(tǒng)向用戶展示內(nèi)容，web2.0是用戶主動(dòng)獲取并產(chǎn)生內(nèi)容，注重交互性，web3.0則是基于特征標(biāo)簽的個(gè)性化內(nèi)容的獲取，注重有效聚合和普適性，檔案的特點(diǎn)是職能性、原始性以及價(jià)值性，對(duì)檔案載體形式的要求比較嚴(yán)謹(jǐn)，筆者認(rèn)為基于web的高中檔案信息服務(wù)是web2.5的移動(dòng)應(yīng)用，在此情況下，每一個(gè)用戶或者賬號(hào)主體都能生成、傳播、交流、共享信息，這些信息將被有效聚合并具有一定的普適性。

目前，筆者所在高中已建立自有的檔案信息服務(wù)網(wǎng)，但是只針對(duì)校內(nèi)群體服務(wù)，展示的信息主要涵蓋學(xué)校政務(wù)、檔案情況、編研成果、網(wǎng)上查檔等?；趙eb的應(yīng)用，使不同終端都能展示檔案信息，滿足不同群體的個(gè)性化定制需求，通過對(duì)有效資源的聚合、信息結(jié)構(gòu)的重塑，將服務(wù)流程化繁為簡(jiǎn)，促進(jìn)信息的傳播交流，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的對(duì)外開放，筆者認(rèn)為，通過web技術(shù)的應(yīng)用，高中檔案信息服務(wù)將在服務(wù)群體、服務(wù)流程、信息傳播、社會(huì)影響力等方面發(fā)生根本性的改變。

3.2 基于微博的高中檔案信息服務(wù)

微博（微型博客）屬于博客的一種，即通過關(guān)注機(jī)制分享簡(jiǎn)短實(shí)時(shí)信息的廣播式的社交網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，微博的特點(diǎn)是注重時(shí)間軸、信息輕量化，同時(shí)支持Tags、SNS并擁有評(píng)論、RSS和Trackback（回溯引用）等功能，能很好地促進(jìn)用戶與用戶之間的交流，易于信息的傳播，因此微博給廣大非媒體用戶打開了一扇通向世界的大門，可以通過微博實(shí)時(shí)對(duì)外發(fā)布信息并及時(shí)傳播，同時(shí)有需求的用戶可根據(jù)關(guān)鍵字搜索獲取需要的信息。

基于微博的高中檔案信息服務(wù)，是指學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)通過開通學(xué)校檔案官方微博號(hào)，提供一個(gè)可認(rèn)證的官方平臺(tái)讓學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)與公眾分享可供發(fā)布的檔案信息，與公眾進(jìn)行檔案信息交流，獲取檔案信息服務(wù)效果反饋等，將官方公布的檔案信息以時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行聚合，同時(shí)因?yàn)樾畔⒆謹(jǐn)?shù)的限制，能讓公眾在短時(shí)間內(nèi)獲取大量有價(jià)值的信息，促進(jìn)信息交流的同時(shí)，官方也能及時(shí)收集反饋信息。因此，以開通學(xué)校檔案官方微博的服務(wù)模式，能彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)理念不強(qiáng)、主動(dòng)性不高、與公眾交流較閉塞等不足，逐漸將檔案服務(wù)理念從以“自我為主”轉(zhuǎn)變成為“主動(dòng)對(duì)外”。

3.3 基于微信的高中檔案信息服務(wù)

微信是一個(gè)為智能終端提供即時(shí)通訊服務(wù)的移動(dòng)應(yīng)用程序，作為web2.0應(yīng)用的優(yōu)秀產(chǎn)品之一，微信有廣泛的用戶基礎(chǔ)，其便捷的傳播模式、多樣化的信息服務(wù)，正好契合當(dāng)前高中檔案信息服務(wù)的發(fā)展需求。

據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今的微信基本已覆蓋了96%以上的智能手機(jī)，月用戶活躍度超10個(gè)多億，手機(jī)已經(jīng)成為了當(dāng)之無愧的第一大上網(wǎng)終端。學(xué)校也靈敏地感知到微信的潛在力量，于2015年5月29日開通了學(xué)校的微信公眾號(hào)，以第一篇《我在這里，你在哪里？》開始打造學(xué)校全新的宣傳互動(dòng)平臺(tái)。2015年推送21篇文章，2016年34篇，2017年35篇，2018年52篇，2019年截止到3月推送12篇，從這些數(shù)字中不難看出，學(xué)校對(duì)于微信公眾號(hào)的重視與日俱增，社會(huì)對(duì)于臨安中學(xué)的關(guān)注度也在不斷提高，據(jù)杭州教育統(tǒng)計(jì)，臨安中學(xué)微信公眾號(hào)的關(guān)注度排名一直靠前，這些成績(jī)的取得和檔案室積極提供檔案資源有著密不可分的關(guān)系。

基于微信的高中檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建，一是為學(xué)校微信公眾號(hào)提供直接的素材來源。隨著微信公眾號(hào)數(shù)量的增加，如何達(dá)到最好的信息發(fā)布效果，必須在選材上精挑最優(yōu)質(zhì)的資源。每條文章推送前，撰稿者都會(huì)到檔案室來查找相關(guān)文字、圖片、視頻等檔案資料，有時(shí)候?yàn)榱诉_(dá)到更好的宣傳效果，還要幫助他們做前期的數(shù)字化處理，檔案室不僅要提供“毛胚”，還要有主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，具備相關(guān)圖片處理、視頻剪輯等信息技能。這樣推送出去的文章才能贏得更多的關(guān)注、點(diǎn)贊以及轉(zhuǎn)發(fā)，擴(kuò)大我校的社會(huì)影響力，得到更多的社會(huì)資源。

二是基于微信公眾號(hào)的開發(fā)、應(yīng)用與宣傳，展示檔案室編研成果，借勢(shì)向社會(huì)大眾展示宣傳我校。通過開發(fā)學(xué)校官方公眾號(hào)，嵌入檔案信息服務(wù)模塊，以新的信息結(jié)構(gòu)來展示檔案內(nèi)容，滿足用戶對(duì)學(xué)校概況等的了解，便捷校友、師生等線上查詢檔案信息，簡(jiǎn)化用戶查詢檔案信息的流程。具體做法是，每年檔案室都會(huì)從庫存資料里抽取特色、專題檔案匯編成冊(cè)，常規(guī)的有本校組織機(jī)構(gòu)沿革、全宗指南、學(xué)校每年榮譽(yù)統(tǒng)計(jì)、教職工榮譽(yù)統(tǒng)計(jì)、學(xué)生獲獎(jiǎng)統(tǒng)計(jì)等等，這些編研成果極大的豐富了學(xué)校微信公眾號(hào)。2017年至今，因?yàn)闄n案室全力配合我校校史館的建設(shè)，產(chǎn)生了大量極具我校特色的檔案匯編成果，正好可以借助學(xué)校微信公眾號(hào)推送給大家，打破了傳統(tǒng)檔案查詢利用的地域時(shí)間限制。讓庫房里幾千卷（件）檔案不再枯燥的沉睡，而是更靈活更主動(dòng)的走到大家面前。關(guān)注者如果有正常的查檔要求，而其本人又因?yàn)楣ぷ?、地域等原因不能親自前來，可以通過我校微信公眾號(hào)留言，聯(lián)系檔案室，只要能提供本人身份證等有效證件，就可以遠(yuǎn)程辦理，通過微信發(fā)送或者快遞等方式提供給對(duì)方，使利用者足不出戶，即可獲得我校檔案信息服務(wù)，盡量讓利用者最多跑一次，甚至是零次。

三是基于微信群的檔案信息服務(wù)。微信交流群的便捷性以及及時(shí)性促進(jìn)了信息的發(fā)布與交流。可以通過組建微信群為校友、師生等提供線上檔案信息服務(wù)，通過家長(zhǎng)群定期發(fā)布學(xué)校重大事件，開展校史陳列室的參觀活動(dòng)等擴(kuò)大學(xué)校的影響力。尤其是在2017-2019年校史館建好之后，檔案室和學(xué)校微信公眾號(hào)結(jié)合，連續(xù)推送了多條編研成果，借勢(shì)宣傳我校，效果不錯(cuò)。

微信公眾號(hào)的檔案信息服務(wù)將檔案管理與服務(wù)群體緊密結(jié)合，切實(shí)為師生、校友等提供了便捷的服務(wù)，微信交流群的組建促進(jìn)了師生、家長(zhǎng)、校友之間的溝通與交流，增加了用戶粘度，有利于促進(jìn)該群體組織的團(tuán)結(jié)與融合。二者相輔相成，為學(xué)校檔案信息的傳播與服務(wù)提供了強(qiáng)大技術(shù)支持與用戶基礎(chǔ)。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)形態(tài)下高中檔案信息服務(wù)的展望

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)引領(lǐng)檔案管理模式不斷與時(shí)俱進(jìn)，檔案室也不再是清水衙門，尤其是引入微信公眾號(hào)這股活水后，學(xué)校各處室經(jīng)常會(huì)來互動(dòng)交流，這也為檔案管理提出更高更新的要求，工作沒有最好，只有更好。微博、微信等web應(yīng)用已被大眾所熟知，并已經(jīng)深深融入到我們的社會(huì)生活中，但是目前基于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的高中檔案信息服務(wù)的構(gòu)建仍處于初始階段，想要利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)實(shí)現(xiàn)當(dāng)今教育體系下高中檔案信息服務(wù)的信息結(jié)構(gòu)重建、資源有效整合、流程化繁為簡(jiǎn)、數(shù)據(jù)對(duì)外開放，面臨著技術(shù)、資金、人力等多方面的困難，尤其是出于對(duì)檔案密級(jí)要求以及信息安全等方面的考慮，暫不提供直接查檔入口。因此，今后檔案工作者需創(chuàng)新工作思路，主動(dòng)借助外部社會(huì)力量來推動(dòng)檔案信息服務(wù)工作的重構(gòu)與整合，想辦法解決安全技術(shù)層面的問題，提供高級(jí)接口，便于二次開發(fā)功能，比如，檔案公眾號(hào)和現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，提供給學(xué)校、社會(huì)非密級(jí)檔案的查詢功能，這樣如果沒有他們想要的檔案，就無需跑來辦理，有他們需要的檔案，能簡(jiǎn)化的辦理過程也可以進(jìn)行簡(jiǎn)化，讓大家真正享受信息時(shí)代帶來的便利，從而開拓檔案信息服務(wù)的新局面。

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