新時期做好企業(yè)干部人事檔案利用與服務管理的分析與思考

摘 要：本文將從人事檔案管理概述的角度出發(fā)，對人事檔案管理的定義以及目的進行闡述，從而分析新時期企業(yè)干部人事檔案利用與服務管理存在的問題，進而提出做好相關管理工作的對策，以期為管理人員的工作開展提供參考。

關鍵詞：企業(yè)干部；人事檔案；利用；服務管理

伴隨新時期的到來，我國的信息數(shù)據(jù)技術水平得到了很大提升。如今的企業(yè)干部人事檔案利用與服務管理工作已經(jīng)離不開先進的信息數(shù)據(jù)技術，這也是時代發(fā)展的必然趨勢。因此，有關人員必須深入分析思考人事檔案管理工作的意義，并充分掌握先進的管理技術，從而使相關工作得到順利開展。

1 人事檔案管理概述

1.1 人事檔案管理定義

人事檔案管理工作，主要負責收集、歸類、整理、保存、統(tǒng)計并提交人事檔案[1]。此項工作主要由勞資、人事以及組織部門合作負責，在日常工作過程中對員工的個人履歷、社會關系、學歷、工作態(tài)度、工作情況、獎懲經(jīng)歷以及職業(yè)素質等方面進行原始記錄。

1.2 人事檔案管理目的

1）核心任務是確保檔案完整，避免其受損。2）對檔案進行科學保管，以便企業(yè)在后期對檔案進行高效、合理的利用。3）對人事檔案進行保密，進而保守企業(yè)的商業(yè)機密。

2 新時期企業(yè)干部人事檔案利用與服務管理存在的問題

2.1 檔案管理缺乏信息化建設

雖然當前我國已經(jīng)進入了信息化時代，信息數(shù)據(jù)技術也已經(jīng)在各行各業(yè)得到了廣泛普及，然而在部分企業(yè)的干部人事檔案利用與服務管理工作中，信息化建設仍然未受到應有的重視。這部分企業(yè)在日常管理中依舊對很多工作內(nèi)容進行人工管理，計算機的作用僅僅體現(xiàn)在信息輸入方面，工作人員也并未把先進的技術融入到工作中，這在很大程度上會造成人力、物力、財力的浪費，也影響了后續(xù)的人才選聘、調(diào)配以及培養(yǎng)工作。

2.2 缺乏檔案管理的優(yōu)秀人才

人才的缺乏主要由于兩大原因：

1）企業(yè)自身的不重視：在部分企業(yè)中，很多領導、基層工作人員都對檔案管理工作不夠重視，僅僅將此工作視為對檔案進行收集、保存的簡單工作，從而忽視了后期檔案的利用、服務等管理工作；同時，部分管理人員自身也不具備管理責任感，這是不符合新時期檔案管理工作要求的。

2）檔案管理工作人員不專業(yè)：部分企業(yè)由于并不重視檔案管理工作，因此選聘的檔案管理工作人員專業(yè)能力不強，綜合素質也不高，理念不先進，導致企業(yè)干部人事檔案利用與服務管理工作很難得到順利開展。

2.3 相關管理的制度尚不完善

在新時期，很多企業(yè)人員的流動性越來越明顯，人員與企業(yè)的工作關系也在發(fā)生變化。同時，管理人員職責不明確，很多管理人員分散在各部門，這極易造成檔案管理工作發(fā)生混亂。另外，檔案整體流程也呈現(xiàn)混亂性，很多檔案審核流于形式，甚至很多人員的檔案與實際并不相符。

3 新時期做好企業(yè)干部人事檔案利用與服務管理的對策

3.1 重視檔案信息化建設

如今我國已經(jīng)步入了信息化社會，信息化技術在各行各業(yè)都起到了重要的作用。企業(yè)干部人事檔案利用與服務管理工作涉及很多的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、個人信息，而干部人事又是企業(yè)得以長遠發(fā)展的中堅力量，如果按照以往傳統(tǒng)的人工管理模式，不僅會降低整體的管理工作效率，甚至會造成很多工作誤差，使檔案資料不全面、不完整，最終影響了檔案管理工作的整體質量。因此，企業(yè)必須重視干部人事檔案資料的信息化建設，并結合企業(yè)自身的實際發(fā)展情況，及時引進先進的信息化系統(tǒng)及其相關硬件設施?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術是保證當前社會持續(xù)發(fā)展的核心技術之一，但因其容易受到黑客、病毒等的侵襲而造成信息的損壞甚至消失，所以企業(yè)必須在建設信息化檔案管理系統(tǒng)平臺的同時，強化網(wǎng)絡防御，并對企業(yè)內(nèi)部信息管理人員從上到下實施分級授權，這不僅能夠最大限度地確保企業(yè)干部人事檔案管理工作得以安全開展，更能夠全面提升此項工作的整體效率以及準確性。

3.2 打造專業(yè)的管理團隊

人才是確保企業(yè)干部人事檔案利用與服務管理工作得以順利開展的核心驅動力，因此企業(yè)必須全方位打造一支專業(yè)的檔案管理團隊。

一方面，企業(yè)應當及時提升企業(yè)上下所有人員對于干部人事檔案管理工作的重視程度，讓各部門、各人員明確自身的職責以及檔案管理工作對于企業(yè)健康發(fā)展的重要性，從而使有關部門將此工作列為常規(guī)工作之一。

另一方面，企業(yè)必須擴大選聘范圍，及時引進理念先進、基礎知識扎實、專業(yè)能力強且綜合素質較高的綜合型人才，并以之為核心打造專業(yè)的管理團隊。與此同時，企業(yè)也需要定期為檔案管理工作人員組織培訓、學習，使之能夠及時掌握先進的管理理念、知識以及技術，并不斷提升自身的工作素養(yǎng)以及道德情操，為相關工作的健康、順利開展夯實基礎。

3.3 建立健全相關的制度

制度是確保企業(yè)干部人事檔案利用與服務管理工作能夠持續(xù)科學開展的重要規(guī)范、標準，因此企業(yè)必須建立健全相關的體系、制

度[2]。首先，企業(yè)應當設立專門的監(jiān)管小組，嚴格遵循相關的監(jiān)管制度對檔案管理工作的全程進行實時、動態(tài)的監(jiān)管，并督促工作人員對新舊檔案進行定期審核，以確保檔案信息的準確性、真實性。其次，企業(yè)需要為工作人員制定合理的考評機制以及獎懲制度，通過定期考評以及不定期抽查促使其能夠不斷進行自我完善，并規(guī)范地開展檔案管理工作，避免玩忽職守現(xiàn)象的發(fā)生。最后，企業(yè)也應當完善自身的檔案審核制度，并使各部門明確自身的部門職責，并使審核人員具備責任感，在互不干擾的基礎上通力協(xié)作，從而進一步確保檔案審核的真實性以及準確性，進而確保檔案審核工作的質量。

4 結論

總體而言，企業(yè)干部人事檔案利用與服務管理工作專業(yè)性極強，這需要具備先進理念、專業(yè)技術的工作人員嚴格遵循企業(yè)相關規(guī)定開展工作。因此，有關部門必須明確當前此項工作存在的各項問題，并針對性地加以解決，努力打造專業(yè)的工作團隊，引進新的管理技術，并完善相關管理制度。

參考文獻

[1]潘曉蓉.以專項審核為契機完善干部人事檔案功能相關問題研究[J].價值工程，2017，36（17）：17-18.

[2]張洪.新時期做好企業(yè)干部人事檔案利用與服務的思考[J].人才資源開發(fā)，2017（06）：234-236.

作者簡介

楊芳（1982-），女，江蘇淮安人，本科，助理政工師，干部管理和干部人事檔案方向。