探討事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

陳雯

摘 要：本文從事業(yè)單位的人事檔案的功能方面闡述了檔案管理的意義，并從檔案管理意識、方法、人員素質(zhì)、信息化建設(shè)等方面闡述了其中存在的主要問題，針對具體問題提出解決對策。希望為相關(guān)人員提供幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理工作；存在問題；解決對策

檔案象征著人的身份，事業(yè)單位的人事檔案可為相關(guān)工作開展提供重要依據(jù)，促進(jìn)事業(yè)單位人事工作的順利進(jìn)行。人事檔案在事業(yè)單位中的管理具有重要作用。良好的管理工作利于增強(qiáng)職工對單位的信賴，提升事業(yè)單位的人事管理水平，促進(jìn)單位發(fā)展。但是，當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理工作還存在不足之處，需要找出相應(yīng)對策加以解決。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義

事業(yè)單位的人事檔案關(guān)乎著人員的職業(yè)發(fā)展，從組織的角度來講，可了解人員歷史信息，作為干部選用的依據(jù)。檔案中記錄著人員基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等，能反應(yīng)出人員的品質(zhì)、能力、貢獻(xiàn)等情況。因此，做好檔案管理可促進(jìn)事業(yè)單位中的人事工作有效展開，促進(jìn)單位發(fā)展。

2 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

2.1 制度不完善

國家出臺檔案管理?xiàng)l例，主要目的是利于國家積累干部資料，更好地為事業(yè)單位干部的工作提供服務(wù)。但是，當(dāng)前部分事業(yè)單位中，對人事檔案的管理存在意識不足的現(xiàn)象，相關(guān)的規(guī)章制度，也沒有對此項(xiàng)工作內(nèi)容具體明確，導(dǎo)致相關(guān)管理者思想出現(xiàn)松懈現(xiàn)象，同時在管理過程中流程不完善，導(dǎo)致人事檔案材料的收集內(nèi)容不全面。甚至部分人事檔案的真實(shí)性出現(xiàn)問題，導(dǎo)致檔案不能將人員真實(shí)信息反映出來，人事檔案質(zhì)量較低，影響了后期對檔案的利用效率[1]。

2.2 管理方式不規(guī)范

在人事檔案的管理工作中，管理方式和流程是保障檔案真實(shí)、準(zhǔn)確的重要途徑之一。近年來，媒體機(jī)構(gòu)曝光了大量檔案信息造假的案件，部分事業(yè)單位中的人事檔案也涉及其中。由于檔案出現(xiàn)更改和造假等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案喪失了原有的可信度與權(quán)威性，這種情況下，需要從國家層面與事業(yè)單位本身共同加大監(jiān)管力度，避免事業(yè)單位中人事檔案出現(xiàn)造假的問題。

2.3 管理人員水平低，管理信息化程度不高

事業(yè)單位中的人事管理任務(wù)繁重，而人事檔案屬于其中的一部分，由于缺乏關(guān)注，投入力度等，導(dǎo)致管理水平不足問題。例如：部分檔案管理者未能經(jīng)過培訓(xùn)，對文件管理實(shí)踐能力和理論知識嚴(yán)重缺乏。同時在信息技術(shù)的迅速發(fā)展下，部分事業(yè)單位在人事檔案的管理中還處于紙質(zhì)材料管理階段，沒有重視先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用。此項(xiàng)工作具有機(jī)密性、一次性特征，由于管理過程信息化的程度低，導(dǎo)致人事檔案的利用效果不佳。如：發(fā)生工齡計算不準(zhǔn)確、工作時間不統(tǒng)一等問題，使得人員難以正常進(jìn)入到社保時間，制約著事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有效開展。

3 事業(yè)單位人事檔案管理問題的解決對策

3.1 健全檔案管理制度

所有的管理工作都需要制度作為依托。從國家角度來講，新時期要將一切工作建立在黨的建設(shè)基礎(chǔ)上，認(rèn)真貫徹我黨在十八大之后總結(jié)的關(guān)于事業(yè)單位的人事檔案的管理經(jīng)驗(yàn)。分別從檔案管理內(nèi)容、機(jī)制、評價、紀(jì)律各個方面，加強(qiáng)事業(yè)單位的人事檔案管理工作的規(guī)范性，為后續(xù)各級干部檔案管理奠定基礎(chǔ)，對新時期事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的管理工作指明方向。從事業(yè)單位方面來看，應(yīng)提高各級領(lǐng)導(dǎo)重視單位內(nèi)部的人事檔案的管理，具體可從以下三方面進(jìn)行：其一，積極開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)，掌握國家最新政策和精神，提高對檔案管理的認(rèn)識。其二，制定出完善的管理措施，嚴(yán)格落實(shí)國家對事業(yè)單位的人事檔案管理?xiàng)l例中的要求。其三，加大力度監(jiān)督和考察檔案管理工作，促進(jìn)此項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

3.2 探索出人事檔案管理新思路

事業(yè)單位在開展人事檔案的管理工作時，應(yīng)結(jié)合管理?xiàng)l例內(nèi)容，不斷整合管理工作內(nèi)容，從宏觀方向上遵循黨章要求，展開具體的管理工作。積極創(chuàng)新管理方式，展現(xiàn)出管理工作的全面、嚴(yán)格等特色。事業(yè)單位要重視人事檔案的審核工作，重視干部提升、進(jìn)入、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)的審核，重點(diǎn)核實(shí)其基本信息，如：出生日期、工作時間、社會關(guān)系等，檢查檔案的材料和內(nèi)容的全面性和真實(shí)性等，并作出判斷是否對干部的任用產(chǎn)生影響。同時，在管理過程中，應(yīng)做到嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制檔案造假的情況發(fā)生。分別從建立檔案環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)等做好規(guī)范的管理。可從提下幾方面完善管理過程：首先，嚴(yán)格履行檔案建立過程的具體職責(zé)，按照相應(yīng)職責(zé)，建立人事檔案的所有內(nèi)容，保障歸檔過程內(nèi)容的真實(shí)性。其次，嚴(yán)厲整肅檔案管理過程中的紀(jì)律。通過細(xì)化工作流程，明確工作要求，遵守工作規(guī)則等方面做好人事檔案的管理。再次，規(guī)范檔案的使用過程，對使用程序、應(yīng)用范圍、使用要求等方面的內(nèi)容具體明確。最后，嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)督和懲處機(jī)制。制定出檔案監(jiān)督、檔案檢查等制度，針對人事檔案中存在的違規(guī)行為、違紀(jì)行為等做出具體規(guī)定。通過以上管理思路完善事業(yè)單位中人事檔案的管理工作。

3.3 提升管理者的專業(yè)水平，加速信息化建設(shè)

事業(yè)單位中人事檔案的管理工作中，管理人員是影響工作水平的重要因素。因此，應(yīng)重視人員素質(zhì)的提高，定期對管理人員展開培訓(xùn)，提升對檔案管理的重視，加強(qiáng)工作監(jiān)督和工作紀(jì)律等方面的學(xué)習(xí)。重點(diǎn)可從以下三方面入手。第一，對檔案管理者明確紀(jì)律要求。明確“十一條禁令”中具體的紀(jì)律規(guī)定，促使管理人員清楚自身工作底線，知曉工作過程中的禁區(qū)。第二，嚴(yán)格落實(shí)崗位監(jiān)督制度。向管理人員明確崗位職責(zé)，同時建立全方位的監(jiān)督體系，例如：建立上級領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)部同事、管理者自身、社會等方面聯(lián)合監(jiān)督機(jī)制，促使管理者履行崗位職責(zé)，做好人事檔案的管理。第三，建立嚴(yán)格的責(zé)任追究制度。當(dāng)檔案管理者不能按照管理?xiàng)l例管理的、工作過程徇私舞弊的、工作態(tài)度消極的按照相關(guān)制度給予警告和處理。當(dāng)涉嫌違法與犯罪情況時，按照國家相關(guān)法律與法規(guī)嚴(yán)肅處理。

事業(yè)單位中的人事檔案相當(dāng)于內(nèi)部人才信息的資源庫，檔案管理的核心作用是更好地將資源加以利用。因此，在提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的同時，還應(yīng)加強(qiáng)新管理技術(shù)的引入。提高其管理意識與服務(wù)意識，使用先進(jìn)的管理方式提高管理效率，充分挖掘檔案價值。事業(yè)單位中檔案資源利用的方式主要包括摘錄、查閱以及復(fù)制等。因此，檔案的管理者應(yīng)加強(qiáng)大數(shù)據(jù)等技術(shù)的學(xué)習(xí)，通過先進(jìn)的信息技術(shù)、完善的管理流程，做好事業(yè)單位信息化方式的檔案管理，發(fā)揮管理工作效果。例如：合理配置人事資源、建立領(lǐng)導(dǎo)班子、科學(xué)展開人事管理和工作等。只有充分利用信息化的管理手段，才能最大限度開發(fā)出檔案資源的價值，實(shí)現(xiàn)管理水平的提高[2]。

4 結(jié)論

綜上所述，在事業(yè)單位中，人事檔案的管理對個人與單位的發(fā)展具有重要作用。因此，相關(guān)人員應(yīng)明確檔案管理過程中存在的問題，并且不斷提高管理意識，創(chuàng)新管理方法，提高管理者的水平，通過科學(xué)、規(guī)范的管理提高事業(yè)單位的人事檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]郭寶珍.新時期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].中外企業(yè)家，2019（02）：119-120.

[2]王海英，鄭曉麗，劉山菁.新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：118.