提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

王建武

摘 要：人事檔案管理是在組織活動(dòng)和發(fā)展過程中所形成的，能對(duì)人才各方面優(yōu)劣勢(shì)進(jìn)行反映的相關(guān)工作。對(duì)事業(yè)單位而言，通過人事檔案管理，可以準(zhǔn)確掌握相關(guān)人員的德行和能力，進(jìn)而為人才選拔、任免提供重要的依據(jù)。雖然諸多事業(yè)單位已經(jīng)開始意識(shí)到了人事檔案管理的重要性，但是當(dāng)下的人事檔案管理依然存在很多的不足之處。因此，本文主要就人事檔案管理工作存在的問題及提升事業(yè)單位人事檔案管理的建議做出分析，希望能夠有效避免人事檔案管理中的常見問題，促使事業(yè)單位能夠不斷適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；水平；提升；建議

1 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的必要性分析

事業(yè)單位中個(gè)人參加社會(huì)活動(dòng)、參加工作經(jīng)歷的重要履歷憑證就是人事檔案，是記錄個(gè)人履歷的重要憑證。人事檔案是國(guó)家法律規(guī)定的記錄行為與檔案，具有較高的社會(huì)價(jià)值及參考意義。檔案管理工作在事業(yè)單位內(nèi)具有多元化的特點(diǎn)，人事檔案管理內(nèi)容更是多樣化，如：對(duì)員工資歷的記載、身份的記錄、工作表現(xiàn)的記錄等，是人事活動(dòng)、行為等基本情況的真實(shí)記錄，影響員工的薪資待遇、福利待遇、社會(huì)保證、組織關(guān)系等。由此可見，科學(xué)合理的進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案管理有助于提升單位行政管理的高效性，促進(jìn)員工工作的積極性，為事業(yè)單位的發(fā)展有推波助瀾的作用。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的不足之處

2.1 人事檔案管理體系不健全

意識(shí)決定行為，我國(guó)事業(yè)單位在人事檔案管理方面的種種問題，根源就在于缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視，導(dǎo)致管理體系存在諸多漏洞，進(jìn)而影響到檔案的應(yīng)用效率。但凡涉及到人員崗位調(diào)配，一般是由單位領(lǐng)導(dǎo)使用個(gè)人檔案查看具體人員信息資料，部分檔案所記載的信息往往是員工過去的情況，現(xiàn)階段內(nèi)容還沒有更新，員工最近一段時(shí)期的工作水平是提升了，亦或是下降了，這些是無法知曉的。一旦領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)錯(cuò)誤的信息資料調(diào)整工作崗位，便無法達(dá)到人盡其用的效果，不僅造成工作效率低下，也不利于事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

2.2 人事檔案管理制度不完善

由體系根源引發(fā)的弊病能夠?qū)χ贫犬a(chǎn)生巨大影響，制度在規(guī)范生產(chǎn)建設(shè)方面有著不可磨滅的作用。在檔案管理方面，事業(yè)單位仍然以傳統(tǒng)的管理模式為主，這種管理缺乏對(duì)重點(diǎn)內(nèi)容的強(qiáng)調(diào)，并且力度小、落實(shí)難。管理人員忽視了建檔的合理化標(biāo)準(zhǔn)，致使人事信息具有獨(dú)立性特點(diǎn)，相關(guān)部門不能針對(duì)信息進(jìn)行人員調(diào)配，從而影響到整體工作效率。

2.3 人事檔案管理手段不科學(xué)

現(xiàn)階段我國(guó)部分事業(yè)單位還沒有脫離傳統(tǒng)管理觀念，紙質(zhì)文檔依然是檔案管理工作的重要形式。管理人員將單位員工的個(gè)人資料一一記錄后進(jìn)行歸檔，人工操作的誤差概率大，很難確保信息資料是完整的。同時(shí)，筆錄速度也很難符合具體要求，人事管理效率難以保證。另一方面，檔案管理工作并沒有引起單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，相關(guān)設(shè)備設(shè)施極度匱乏，加之新形勢(shì)下人事檔案管理的工作量與日俱增，對(duì)卷宗、文件的整理保管都有著一定的影響。

2.4 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

忽視檔案管理工作的一個(gè)重要體現(xiàn)，就是人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)有著不小的距離。事業(yè)單位的人員結(jié)構(gòu)不合理，資歷老、年齡大的員工干部偏多，一部分員工的業(yè)務(wù)能力有限，缺乏學(xué)習(xí)意識(shí)和相關(guān)培訓(xùn)經(jīng)歷，只是依靠傳統(tǒng)手段進(jìn)行日常管理工作，不能保證較強(qiáng)的工作效率。一方面人事檔案管理隊(duì)伍缺乏專業(yè)性建設(shè)，另一方面相關(guān)體系制度不夠健全，員工信息漏記少記現(xiàn)象十分常見，影響到工作崗位的分配效率，在人才合理使用方面存在著較大缺陷。由此可見，提升人事檔案管理水平并非一朝一夕之事，需要在考慮周全的前提下采取有針對(duì)性的整治、防范、強(qiáng)化措施，才能徹底發(fā)揮人事檔案管理職能，為事業(yè)單位謀求效益。

3 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升途徑

3.1 加強(qiáng)人事檔案保存管理

如今，我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案保存管理與信息化技術(shù)發(fā)展相融合。信息化技術(shù)的發(fā)展，使得我國(guó)社會(huì)信息得以更好的保存，如：電子檔案、電子文檔等形式。因此，加強(qiáng)人事檔案保存管理，可以將人事檔案制成電子檔，使其利用文檔形式進(jìn)行保存，隨后進(jìn)行U盤儲(chǔ)存，以此利于人事檔案管理。

3.2 豐富人事檔案材料內(nèi)容

為使事業(yè)單位及其人才雙方有更好的了解，豐富人事檔案材料內(nèi)容乃是根本。要使人事檔案資料豐富，必須提高事業(yè)單位對(duì)人事檔案的重視程度。設(shè)專人分管人事檔案，對(duì)人事檔案進(jìn)行整理和補(bǔ)充，從而事業(yè)單位在進(jìn)行人才選拔的過程中提高效率。

3.3 減少人檔分離的情況

人檔分離情況出現(xiàn)的原因，乃是事業(yè)單位人事管理制度水平不高。因此，為減少人檔分離的情況，提高事業(yè)單位人事管理水平乃是關(guān)鍵。使檔案管理人員在進(jìn)行人事檔案整理時(shí)更加仔細(xì)的進(jìn)行分類保存，并記錄好所需資料，最后再進(jìn)行嚴(yán)格的審查。以此避免人檔分離的情況。

3.4 完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作為事業(yè)單位選拔人才提供便利，如若人事檔案管理不合理，出現(xiàn)分散等情況，則會(huì)使得在選拔過程中不僅不會(huì)出現(xiàn)便利，還會(huì)給選拔工作帶來不便。為解決人才流動(dòng)多造成的人事檔案管理不全面等問題，完善人事管理制度刻不容緩。為此，人事檔案管理制度改革必須立即執(zhí)行，使得在人事管理制度中，不會(huì)出現(xiàn)檔案遺失，檔案不全和檔案材料分散等問題，從而提高事業(yè)單位工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性與復(fù)雜性，需要工作人員保持嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、負(fù)責(zé)的態(tài)度按照組織內(nèi)部人事檔案管理規(guī)章制度開展工作。只有這樣方能做好人事檔案管理工作，充分發(fā)揮出人事檔案的作用，更好地為員工、為單位、為社會(huì)提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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