王林
【摘 要】隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,特別是分支機(jī)構(gòu)的增多,傳統(tǒng)財(cái)務(wù)已無(wú)法滿(mǎn)足業(yè)務(wù)的需要,會(huì)計(jì)共享中心的建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生。本文對(duì)會(huì)計(jì)共享中心的由來(lái)及建設(shè)意義進(jìn)行剖析,對(duì)建設(shè)中的關(guān)鍵步驟也做了詳細(xì)介紹,對(duì)會(huì)計(jì)共享中心面臨的問(wèn)題也做了探討,對(duì)當(dāng)前大中型企業(yè)建設(shè)會(huì)計(jì)共享中心具有一定的借鑒意義。
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)共享中心;組織變革;制度流
一、會(huì)計(jì)共享中心的定義
會(huì)計(jì)共享中心,又名財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,就是把集團(tuán)下屬單位的會(huì)計(jì)核算、資金支付、標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表填制等附加值較低、重復(fù)性較強(qiáng)的財(cái)務(wù)工作集中到一起,由某一組織統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)上述業(yè)務(wù),從而使財(cái)務(wù)工作者不再局限于本單位的財(cái)務(wù)工作,跨越空間距離,實(shí)現(xiàn)了某種意義上的“異地辦公”。而實(shí)現(xiàn)這些功能的組織,就是會(huì)計(jì)共享中心。
會(huì)計(jì)共享中心歷史由來(lái)已久,上世紀(jì)80年代,一些大型企業(yè)如福特公司就已建立財(cái)務(wù)共享中心,目前大多數(shù)世界五百?gòu)?qiáng)企業(yè)也都建立了自己的會(huì)計(jì)共享中心。2014年,財(cái)政部也發(fā)布了《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》,提出“推進(jìn)面向管理會(huì)計(jì)的信息系統(tǒng)建設(shè),鼓勵(lì)單位將管理會(huì)計(jì)信息化需求納入信息化規(guī)劃,建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,加快會(huì)計(jì)職能從重核算到重管理決策的拓展”等相關(guān)扶持政策,計(jì)劃在未來(lái)5~10年使我國(guó)管理會(huì)計(jì)的發(fā)展水平接近或是達(dá)到世界先進(jìn)。很多國(guó)內(nèi)央企也響應(yīng)號(hào)召,如中石化、寶鋼、中廣核等都建立了自己的會(huì)計(jì)共享中心。
二、會(huì)計(jì)共享中心的建設(shè)意義
會(huì)計(jì)共享中心之所以得到大多數(shù)大型企業(yè)的青睞,是因?yàn)樗軌驗(yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)巨大的投入產(chǎn)出效益,意義有如下幾種:
(一)集中資源優(yōu)勢(shì),助力企業(yè)做大做強(qiáng)
對(duì)大中型企業(yè)來(lái)說(shuō),下屬成員單位發(fā)展水平并不均衡,特別是一些剛成立的單位,員工數(shù)量較少,而基礎(chǔ)業(yè)務(wù)覆蓋面又較廣,人才緊缺與業(yè)務(wù)發(fā)展之間的矛盾較多。鑒于這些企業(yè)的未來(lái)不確定性較大,無(wú)法大規(guī)模配備員工,而建立會(huì)計(jì)共享中心即可較好地緩和這類(lèi)矛盾。大型企業(yè)集團(tuán)完全可以利用會(huì)計(jì)共享中心既有的人力資源優(yōu)勢(shì),滿(mǎn)足新公司的需要,一方面節(jié)約人力資源成本,另一方面減少新設(shè)單位萬(wàn)一失敗帶來(lái)的損失風(fēng)險(xiǎn)。
(二)節(jié)約成本
會(huì)計(jì)共享是財(cái)務(wù)的一場(chǎng)革命,不同于傳統(tǒng)財(cái)務(wù),會(huì)計(jì)共享模式下,每名會(huì)計(jì)人員將負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算流程中的一個(gè)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)了“工廠(chǎng)式”運(yùn)作,按照泰勒的“分工”理論,將極大地提高工作效率,進(jìn)而減少財(cái)務(wù)人員需求,達(dá)到節(jié)約成本的目的。
(三)提升財(cái)務(wù)管理水平
加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合,提升財(cái)務(wù)管理水平,一直是財(cái)務(wù)工作者的使命,也是企業(yè)管理層對(duì)財(cái)務(wù)人員所期望的。建立會(huì)計(jì)共享中心后,未參與會(huì)計(jì)共享的財(cái)務(wù)人員不再將精力放在重復(fù)性強(qiáng)、又耗時(shí)間的會(huì)計(jì)核算等工作上,可以專(zhuān)心財(cái)務(wù)管理工作,加快向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型。同時(shí),會(huì)計(jì)共享也因統(tǒng)一的核算規(guī)則、流程,從而極大地提升會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)確率與合規(guī)水平,將有效地降低會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。
(四)建立企業(yè)大數(shù)據(jù)中心,挖掘數(shù)據(jù)潛力
會(huì)計(jì)共享中心成熟運(yùn)營(yíng)后,將直接掌握各共享單位的幾乎所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),這將為建立企業(yè)的大數(shù)據(jù)中心奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。各企業(yè)對(duì)同類(lèi)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)反映也將直觀呈現(xiàn)出來(lái),財(cái)務(wù)人員可對(duì)此深入分析,挖掘數(shù)據(jù)背后的業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì),推動(dòng)業(yè)務(wù)的變革。
三、會(huì)計(jì)共享中心建設(shè)的關(guān)鍵步驟
(一)會(huì)計(jì)共享項(xiàng)目組的建立
項(xiàng)目組是會(huì)計(jì)共享中心建設(shè)的組織者,人員結(jié)構(gòu)是否合理,直接決定了會(huì)計(jì)共享中心建設(shè)的成效。從各企業(yè)建設(shè)會(huì)計(jì)共享中心的良好實(shí)踐來(lái)看,由企業(yè)“一把手”或財(cái)務(wù)總監(jiān)任組長(zhǎng),并從各下屬單位抽取財(cái)務(wù)骨干,是一般企業(yè)的通行做法。
(二)組織變革
會(huì)計(jì)共享中心的建設(shè),必然對(duì)原有的組織結(jié)構(gòu)造成沖擊,特別是原來(lái)成熟的單位,將面臨會(huì)計(jì)核算與財(cái)務(wù)管理工作的分離。由于大多數(shù)員工對(duì)組織變革有天然的“不支持”心理,這就需要管理層有足夠的決心去推動(dòng)組織變革。尤其是企業(yè)“一把手”,更是要做會(huì)計(jì)共享項(xiàng)目的堅(jiān)強(qiáng)后盾,在遇到阻力時(shí)仍可以繼續(xù)推動(dòng),確保會(huì)計(jì)共享項(xiàng)目的成功。在具體業(yè)務(wù)劃分時(shí),需要對(duì)各單位進(jìn)行充分地調(diào)研,與已運(yùn)營(yíng)的會(huì)計(jì)共享中心深入地對(duì)標(biāo),最后再經(jīng)過(guò)反復(fù)地論證,進(jìn)而謀求員工的支持。
(三)制度與流程的統(tǒng)一
統(tǒng)一的制度與流程是保證會(huì)計(jì)共享中心順暢運(yùn)作的前提。衡量會(huì)計(jì)共享中心建設(shè)成功與否的標(biāo)志之一,便是流程是否比原來(lái)更便捷、更順暢。雖然各單位同屬一個(gè)集團(tuán),但因歷史等原因,各單位的流程、制度并不相同,甚至有巨大的差異。從會(huì)計(jì)共享的建設(shè)實(shí)踐來(lái)看,制度與流程的統(tǒng)一也是最難克服的部分之一。以某大型國(guó)有企業(yè)為例,為統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算流程、制度,先后經(jīng)歷了三次專(zhuān)家討論才最終完成總體設(shè)計(jì),直到會(huì)計(jì)共享系統(tǒng)落地,項(xiàng)目組仍在與相關(guān)部門(mén)溝通制度統(tǒng)一問(wèn)題,難度之大可想而知。在會(huì)計(jì)共享推進(jìn)過(guò)程中,需要組織者始終保持清醒的頭腦,堅(jiān)持既有的原則,否則不斷妥協(xié),就會(huì)存在會(huì)計(jì)共享項(xiàng)目流產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。
(四)信息系統(tǒng)的實(shí)施
1.信息系統(tǒng)實(shí)施商的選擇
目前,“四大”國(guó)際會(huì)計(jì)師事務(wù)所均有成熟的會(huì)計(jì)共享項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn),對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō),不一定選擇最好的,而要選擇最適合的。實(shí)施商不但要對(duì)企業(yè)原財(cái)務(wù)系統(tǒng)非常熟悉,還要滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)共享中心功能的期望,比如與金稅系統(tǒng)的連接,銀企直聯(lián)、OCR發(fā)票識(shí)別、財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用等,都是企業(yè)在選擇供應(yīng)商時(shí)需要考慮的。
2.信息系統(tǒng)的選擇
以ERP系統(tǒng)為例,會(huì)計(jì)共享信息系統(tǒng)必須具備如下特點(diǎn):一是要與原系統(tǒng)完美契合,數(shù)據(jù)可以自動(dòng)抓取,盡量減少人工輸入;二是要與外部系統(tǒng)端順暢聯(lián)通,比如銀行、稅務(wù)系統(tǒng)等;三是要最大化便利員工為要旨,盡可能提高界面“親和度”,員工易上手,才能更容易接受新系統(tǒng)。
(五)會(huì)計(jì)共享中心的復(fù)制與推廣
復(fù)制與推廣雖然是會(huì)計(jì)共享中心建成之后的工作,但卻是最體現(xiàn)建設(shè)成果的階段。因而,在開(kāi)始建設(shè)會(huì)計(jì)共享中心時(shí),項(xiàng)目組就需要考慮后續(xù)大規(guī)模復(fù)制的需要,不能僅僅滿(mǎn)足于中心的建成,而應(yīng)將其建成為具備復(fù)制能力的共享中心。與復(fù)制推廣相配套的培訓(xùn)、宣傳也必不可少,因而在建設(shè)過(guò)程中,如有未來(lái)共享單位的財(cái)務(wù)骨干人員重度參與,將有利于推動(dòng)會(huì)計(jì)共享中心的落地。
四、會(huì)計(jì)共享中心的難點(diǎn)
(一)人力資源配備
人力資源配備是會(huì)計(jì)共享中心最大的難點(diǎn)。由于會(huì)計(jì)共享中心工作的主要特點(diǎn)是重復(fù)性較強(qiáng)、附加值較低,導(dǎo)致共享中心吸引力不強(qiáng),人力資源配備異常困難,甚至出現(xiàn)“不愿進(jìn)、搶著出”的被動(dòng)局面。這就需要組織者創(chuàng)新人力資源管理,比如創(chuàng)新職務(wù)晉升通道、建立市場(chǎng)化用人機(jī)制等,并將會(huì)計(jì)共享中心打造成全集團(tuán)人才培養(yǎng)的搖籃,以增加吸引力。
(二)會(huì)計(jì)共享人員脫離業(yè)務(wù)
會(huì)計(jì)共享人員與業(yè)務(wù)人員只能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電話(huà)等方式聯(lián)系,缺少了面對(duì)面溝通,更多時(shí)候只是面對(duì)數(shù)字,有可能造成財(cái)務(wù)人員對(duì)數(shù)字與業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系缺少敏感度,導(dǎo)致部分財(cái)務(wù)人員對(duì)各企業(yè)的真實(shí)狀況缺乏了解,難以達(dá)到提升財(cái)務(wù)管理水平的效果。這就需要會(huì)計(jì)共享管理層加大員工輪崗頻率,持續(xù)深挖財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),利用大數(shù)據(jù)中心的優(yōu)勢(shì),提高財(cái)務(wù)分析的水平。
五、結(jié)束語(yǔ)
會(huì)計(jì)共享中心的建立能夠極大地提高國(guó)有大型企業(yè)的管理效率,可以統(tǒng)一集團(tuán)企業(yè)的核算標(biāo)準(zhǔn),使財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量及服務(wù)效率得到極大提高,并能打通原有會(huì)計(jì)管理中的核算壁壘。在整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中,需要組織者對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體規(guī)劃,分步實(shí)施,保證項(xiàng)目如期順利完成。
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