高職院校人事檔案管理工作的分析

雷鳳雪

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案在高職院校中慢慢得以重視，人事檔案散亂，無(wú)專(zhuān)人管理，基礎(chǔ)設(shè)施落后，信息化管理低的問(wèn)題將得到解決。人事檔案管理工作逐步規(guī)范化，制度化。在新形式下，人事檔案管理工作在不斷創(chuàng)新，積極探索新的管理模式，提高人事檔案管理工作的效率和利用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案；制度；問(wèn)題及對(duì)策

高職院校這幾年在迅猛發(fā)展，不斷壯大。高職院校的各項(xiàng)管理工作也在不斷地創(chuàng)新發(fā)展中，新的制度、新的理念迅速呈現(xiàn)。高職人事檔案管理工作也逐步走向規(guī)范、制度化。人事檔案對(duì)人才的引進(jìn)，干部培養(yǎng)教育選拔是必不可少的。對(duì)于個(gè)人成長(zhǎng)記錄，有著重要的“憑證價(jià)值”。因此，人事檔案管理要進(jìn)一步規(guī)范化、制度化，才能夠?yàn)閷W(xué)校提供準(zhǔn)確優(yōu)質(zhì)的信息資源。加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，硬軟件等制度措施的完善，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)。下面就人事檔案存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行剖析。

1 高職院校人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 人事檔案管理制度不健全

我國(guó)高職院校大多數(shù)是由中職升格為高職的，高職人事檔案的形成也是由中職升格逐步建立完善的。高職升格后，又合并幾所中職或者是高職院校。在不同的學(xué)校有不一樣的管理制度，有的學(xué)校是沒(méi)有管理制度，沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員。對(duì)檔案的收集、整理，立卷、轉(zhuǎn)遞、借閱、保密、利用等沒(méi)有相應(yīng)的要求和管理制度，存在“散”“亂”“缺”“張三李戴”等現(xiàn)象。由于管理不規(guī)范，查借閱制度也沒(méi)有建立，在工作中無(wú)法落實(shí)政策法規(guī)，影響了人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化。

1.2 人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施差，管理手段落后

高職院校人事檔案還存放在木頭做的大柜子和一些老舊裝16K紙型的鐵柜，隨意存放，沒(méi)有上鎖。存放人事檔案的盒子各式各樣，有硬紙盒的、有軟紙盒的、有信封的、有塑料盒的。有的紙盒很破舊，檔案材料已經(jīng)外露，很容易造成紙質(zhì)材料掉頁(yè)、漏頁(yè)等情況。柜子沒(méi)有上鎖，本部門(mén)人員都可以隨便翻閱人事檔案，這樣人事檔案容易被認(rèn)為篡改或任意銷(xiāo)毀都無(wú)人知曉。安全隱患很大。

高職院校還有很多人事檔案室沒(méi)有防火、防蟲(chóng)等八防措施，對(duì)人事檔案的管理存在極大的安全隱患。在檔案管理的設(shè)備中，布局設(shè)置很簡(jiǎn)陋，通常是辦公室、閱檔室和庫(kù)房合為一間，給工作帶來(lái)極大不便，無(wú)法正常開(kāi)展人事檔案的分類(lèi)、歸檔等工作。

1.3 無(wú)專(zhuān)職人事檔案管理人員，工作人員缺乏保密意識(shí)，個(gè)人不重視

高職院校人事檔案管理沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員，是人事處人員兼顧這個(gè)人事檔案管理的日常工作。兼職人員無(wú)法保證充足的時(shí)間和精力來(lái)管理人事檔案，只是應(yīng)付了事，導(dǎo)致人事檔案管理建設(shè)落后，對(duì)人事檔案管理非常不利，很多該收集歸檔的主要材料沒(méi)有歸檔，隨便亂放，如：干部任免文件，干部任免表，職稱(chēng)評(píng)聘材料等等這些重要的材料，存在沒(méi)有放入個(gè)人檔案，到處亂放，有的可以找到，有的材料已經(jīng)找不到的現(xiàn)象，造成檔案內(nèi)容的不完整，缺失的材料無(wú)法找回的情況。人事處人員變動(dòng)大，有些人員及一些新的工作人員，沒(méi)有對(duì)他們進(jìn)行檔案保密教育，他們根本不知道檔案的重要性。他們的工作需要查閱人事檔案的，他們把檔案隨便拿出檔案室查閱，缺乏安全保密意識(shí)。

人事檔案?jìng)€(gè)人不夠重視，收集材料難，不及時(shí)上交個(gè)人材料，填寫(xiě)個(gè)人信息材料太隨便，信息填寫(xiě)馬虎，填寫(xiě)不完整，有的擅自隱瞞個(gè)人情況及家庭情況。

1.4 人事檔案信息化管理水平低

人事檔案管理沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的電腦、打印機(jī)、自動(dòng)打孔機(jī)、掃描儀、沒(méi)有相應(yīng)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代化管理工具。檔案沒(méi)有打印編目，手寫(xiě)的編號(hào)，簡(jiǎn)單的存放，查找困難。人事檔案里沒(méi)按照類(lèi)別進(jìn)行歸類(lèi)，沒(méi)有裝訂，內(nèi)容較亂，找些材料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，造成檔案利用困難。

2 高職院校人事檔案管理工作的對(duì)策。

2.1 建立健全人事檔案管理制度

人事檔案管理要建立健全規(guī)章制度，讓人事檔案管理工作有章可循。第一，制定并完善人事檔案的收集歸檔制度。人事檔案及時(shí)收集歸檔，以便更好地提供利用；第二，完善人事檔案保管、安全、保密制度。使用人事檔案就按照要求給予保護(hù)，不掉頁(yè)，不隨意亂翻，自覺(jué)維護(hù)人事檔案材料的安全和完整；第三，建立人事檔案查借閱制度；第四，完善人事檔案的接收、轉(zhuǎn)遞的規(guī)定。在規(guī)定的時(shí)間及時(shí)接收轉(zhuǎn)入職工的檔案和新進(jìn)人員的檔案，調(diào)離和晉升處級(jí)人員檔案的轉(zhuǎn)移工作盡快轉(zhuǎn)移；第五，建立人事檔案管理人員的規(guī)章制度。檔案工作者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，認(rèn)真履行工作職責(zé)。對(duì)違反檔案管理?xiàng)l例和不作為人員要批評(píng)教育。第六，積極探索新的人事檔案管理模式，使人事檔案管理工作更科學(xué)、更實(shí)用、更安全、更高效。

2.2 加強(qiáng)人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施的配備

高職院校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，在人事檔案管理中提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。按照人事檔案管理規(guī)定有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，配置設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室、閱讀查詢(xún)室及辦公室；配置標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，滅火器，做好防火，防潮、防霉，防蟲(chóng)等的防護(hù)設(shè)備。為人事檔案管理工作提供便利，使人事檔案管理更好的服務(wù)學(xué)校。

2.3 人事檔案配備專(zhuān)職人員管理，本部門(mén)工作人員協(xié)作管理，全院教師員工積極配合

高職院校人事檔案管理要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。確保專(zhuān)職人員有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對(duì)檔案材料進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)人事檔案管理的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高管理人員的政策水平和專(zhuān)業(yè)水平，把他們培養(yǎng)成為愛(ài)崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)、敢于創(chuàng)新、掌握新信息、新技術(shù)的人事檔案管理人員。

使用人事檔案相關(guān)的工作人員要加強(qiáng)教育，了解人事檔案的管理制度，需簽一份人事檔案保密協(xié)議和人事檔案查閱須知，這樣他們?cè)谑褂萌耸聶n案過(guò)程中就能很好地保護(hù)人事檔案，人事檔案的安全保密性大大提高。

要想人人重視個(gè)人檔案，在學(xué)校里按照各部門(mén)每年進(jìn)行一次關(guān)于人事檔案的工作條例和人事檔案管理的規(guī)章制度等方面的學(xué)習(xí)。了解人事檔案的重要性，積極配合主動(dòng)上交歸檔的材料，如實(shí)交待個(gè)人家庭等情況，不隱瞞事實(shí)。

2.4 加快人事檔案管理的信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

在新形勢(shì)下，切實(shí)加強(qiáng)人事檔案信息化的建設(shè)和使用。信息化是人事檔案管理的手段，提高工作效率，準(zhǔn)確及時(shí)地傳遞信息，提高人事檔案管理的時(shí)效性。充分利用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)備等現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)備和技術(shù)支持。建立完善人事檔案的個(gè)人管理數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)信息統(tǒng)計(jì)和內(nèi)容整合，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確的管理體系。在計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能下查閱、復(fù)制、存儲(chǔ)，大大提高了人事檔案管理工作的效率和利用價(jià)值。為學(xué)校提供快速準(zhǔn)確的信息資源。

全面加強(qiáng)高職院校人事檔案管理工作，使人事檔案管理達(dá)到科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。在新形式下，不斷創(chuàng)新，建立完善人事檔案的個(gè)人管理數(shù)據(jù)庫(kù)，完成紙質(zhì)材料與計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)材料的統(tǒng)一，在數(shù)據(jù)庫(kù)體系中快速準(zhǔn)確的提供人事檔案信息資源。人事檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)新的前沿知識(shí)，更新觀念，積極探索新的管理模式。不斷提升高職院校人事檔案的管理水平，推動(dòng)人事檔案工作上一個(gè)新臺(tái)階，讓人事檔案具有更高的利用價(jià)值。

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