新時(shí)期高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作之探索

摘 要：高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作是學(xué)生檔案管理的重要組成部分，對(duì)于學(xué)生檔案轉(zhuǎn)換成為人事檔案起著不可或缺的紐帶作用。本文將從學(xué)生檔案的管理模式、轉(zhuǎn)遞模式及接收地等三方面入手，以筆者所在的四川音樂(lè)學(xué)院為例，對(duì)當(dāng)前高校檔案轉(zhuǎn)遞工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及成因一一梳理，并試圖找到解決方法

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；轉(zhuǎn)遞；探索

基金項(xiàng)目：本文系四川省教育廳科研項(xiàng)目“創(chuàng)新型高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作模式之探索”階段性成果（項(xiàng)目編號(hào)：13SB0053）。

高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作包括學(xué)生在大學(xué)期間產(chǎn)生材料的裝檔、學(xué)生檔案寄遞以及接收三部分，是學(xué)生檔案管理的重要組成部分，對(duì)于學(xué)生檔案轉(zhuǎn)換成為人事檔案起著不可或缺的紐帶作用。隨著人才流動(dòng)愈加頻繁和人事管理制度改革，大學(xué)生就業(yè)呈現(xiàn)多元化的局面。畢業(yè)生就業(yè)以后，高效、安全、準(zhǔn)確地向用人單位或者是單位對(duì)應(yīng)掛靠的人才交流機(jī)構(gòu)移交學(xué)生檔案，對(duì)于維護(hù)用人單位和畢業(yè)生的合法權(quán)益具有重大意義。根據(jù)調(diào)查研究表明，由于缺乏一套全國(guó)統(tǒng)一的、系統(tǒng)的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作制度，各高?，F(xiàn)有的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作模式不一致，檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程及結(jié)果的查詢困難重重。

本文將從學(xué)生檔案的管理模式、轉(zhuǎn)遞模式及接收地等三方面入手，以筆者所在的四川音樂(lè)學(xué)院為例，對(duì)當(dāng)前高校檔案轉(zhuǎn)遞工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及成因一一梳理，并試圖找到解決方法以順應(yīng)當(dāng)今人才流動(dòng)發(fā)展及社會(huì)變革。

1 轉(zhuǎn)遞工作概況——以四川音樂(lè)學(xué)院為例

1.1 管理模式

管理模式，是指學(xué)生的高中來(lái)源檔案被高校接收后，統(tǒng)一進(jìn)行鑒別、整理以備查詢，以及學(xué)生在校期間產(chǎn)生的各類材料的收集、整理和畢業(yè)材料裝檔的工作過(guò)程。

目前，高校學(xué)生檔案管理模式有以下三種：

1）由學(xué)生處保管，畢業(yè)時(shí)由學(xué)生處集中派送。

2）由各院系自行保管，畢業(yè)時(shí)各院系自行完成裝檔后由檔案館統(tǒng)一安排派送。

3）由檔案館集中統(tǒng)一管理，畢業(yè)時(shí)各院系在檔案館工作人員指導(dǎo)下完成有序裝檔，再由檔案館進(jìn)行派送。

筆者所在的四川音樂(lè)學(xué)院采用第三種管理模式，即在新生進(jìn)校時(shí)由各院系負(fù)責(zé)收集并初步整理學(xué)生的高中來(lái)源檔案；檔案移交檔案館后，由學(xué)生檔案專職管理人員逐份清理來(lái)源檔案是否存在錯(cuò)裝或者缺失情況，并由學(xué)生簽署《學(xué)生檔案認(rèn)可書(shū)》，確認(rèn)其個(gè)人材料已經(jīng)移交至檔案館；畢業(yè)時(shí)，在檔案館管理人員監(jiān)督指導(dǎo)下，由各院系輔導(dǎo)員將大學(xué)期間產(chǎn)生的各類材料裝入學(xué)生檔案袋，再由學(xué)生檔案專職管理人員逐一復(fù)核，復(fù)核無(wú)誤后由檔案館統(tǒng)一派送。這樣就杜絕了檔案材料錯(cuò)裝、漏裝情況的發(fā)生，保證了學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利開(kāi)展。

1.2 轉(zhuǎn)遞模式

所謂高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞模式，即是指畢業(yè)生檔案由派送承接單位寄遞至接收地以及進(jìn)行后續(xù)查詢的過(guò)程形式。

2015年以前，學(xué)生檔案由機(jī)要局負(fù)責(zé)統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞及去向查詢。四川省各高校完成畢業(yè)生檔案材料裝檔工作后，由檔案館派專人將檔案送至機(jī)要局統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。2015年4月，四川省明確規(guī)定大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)由“EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞方式”寄遞，此后幾年，四川音樂(lè)學(xué)院畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作由郵政公司上門取件，完成轉(zhuǎn)遞工作。

1.3 接收地分類

一般來(lái)說(shuō)，高校應(yīng)屆畢業(yè)生學(xué)生檔案的接收地分為三類：檔案調(diào)回生源地、就業(yè)后到工作單位或單位對(duì)應(yīng)掛靠的人才市場(chǎng)、升學(xué)接收。

1）檔案調(diào)回生源地，即學(xué)校把未就業(yè)畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞回生源地所在的人才交流機(jī)構(gòu)。

2）就業(yè)后到工作單位或單位對(duì)應(yīng)掛靠的人才市場(chǎng)，由于學(xué)生就業(yè)的工作單位性質(zhì)不同，對(duì)于接收檔案的單位也就有所不同。具體為兩種情況：（1）具有檔案管理權(quán)限的國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及國(guó)有企業(yè)，畢業(yè)生檔案直接轉(zhuǎn)遞至工作單位人事管理部門。（2）畢業(yè)生到私營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)等無(wú)檔案管理權(quán)限的單位就業(yè)的，檔案則由單位對(duì)應(yīng)掛靠的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)保管。

3）升學(xué)接收即由畢業(yè)學(xué)校將檔案派送至新學(xué)校的學(xué)生檔案管理部門。

2 存在問(wèn)題及原因分析

2.1 管理過(guò)程中的問(wèn)題及原因

高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作由于時(shí)間短、任務(wù)重、投遞單位多，畢業(yè)生派遣單位發(fā)生變動(dòng)的情況較多。因此，學(xué)生檔案錯(cuò)裝、漏裝等情況時(shí)有發(fā)生，極端情況下甚至出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，直接導(dǎo)致學(xué)生就業(yè)或工作后職務(wù)晉升、社保時(shí)間確定等方面出現(xiàn)問(wèn)題。究其原因如下：

1）國(guó)家沒(méi)有對(duì)學(xué)生檔案派遣工作的實(shí)施細(xì)則進(jìn)行具體規(guī)定。2008年最新頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號(hào)），針對(duì)學(xué)生檔案僅規(guī)定了學(xué)生類檔案的歸檔范圍，而沒(méi)有規(guī)范學(xué)生檔案管理的工作流程。2016年12月16日，教育部頒布了新修訂的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部令第41號(hào)），對(duì)學(xué)生的權(quán)利與義務(wù)、學(xué)籍管理、校園秩序與課外活動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、學(xué)生申訴等諸多方面都有明確規(guī)定，而對(duì)學(xué)生檔案的具體管理鮮有提及。

2）學(xué)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)知參差不齊。有學(xué)生重視自己的個(gè)人檔案，知道學(xué)生檔案的準(zhǔn)確、完整的重要性，在畢業(yè)季，時(shí)刻關(guān)注自己檔案的去向。但也有部分學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，檔案法制教育亟待加強(qiáng)，主要表現(xiàn)為以下兩類：

其一為不管不顧型。這類學(xué)生檔案意識(shí)極其淡漠，進(jìn)校時(shí)不知自己的高中檔案是否到校，甚至在輔導(dǎo)員通知其檔案未到，要求其追尋也不予理會(huì)，造成來(lái)源檔案缺失；畢業(yè)時(shí)不關(guān)心自己檔案的去向，直至幾年甚至十?dāng)?shù)年后由于各種原因需要人事檔案時(shí)才到檔案館追查學(xué)生檔案的派遣單位。

其二為隨緣型。畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)生檔案轉(zhuǎn)換而來(lái)，即是指畢業(yè)生的報(bào)到證入檔聯(lián)裝入學(xué)生檔案后，再由學(xué)校將檔案寄遞至畢業(yè)生就業(yè)單位的人事管理部門或單位對(duì)應(yīng)掛靠的人才交流機(jī)構(gòu)，此時(shí)學(xué)生檔案正式成為人事檔案。而這類學(xué)生不清楚人事檔案和學(xué)生檔案的區(qū)別，畢業(yè)后檔案隨意保留在學(xué)校，多年不提取，成了“死檔案”。

3）前文提及的1、2兩種現(xiàn)行高校學(xué)生管理模式中，由于受人員編制限制，學(xué)生檔案管理工作中的材料收集及裝檔工作基本由兼職人員負(fù)責(zé)完成，兼職人員工作繁多，工作精力不能全部投入，且檔案管理專業(yè)技能儲(chǔ)備也相對(duì)不足。

2.2 轉(zhuǎn)遞過(guò)程中存在的問(wèn)題及原因：

1）機(jī)要局機(jī)要寄遞關(guān)系為自動(dòng)分配投遞單位，改為郵政公司寄遞畢業(yè)生檔案后，需由學(xué)生提供詳細(xì)的寄遞地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話。而部分學(xué)生由于檔案意識(shí)薄弱、對(duì)郵寄地址不上心等原因，未按要求提供準(zhǔn)確的寄遞地址，造成了學(xué)生檔案無(wú)法按時(shí)派送，甚至是錯(cuò)派，導(dǎo)致畢業(yè)生不能按時(shí)報(bào)到。

2）郵政公司對(duì)于學(xué)生檔案寄遞過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題缺乏相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制，一旦發(fā)生檔案寄遞丟失情況，只能按照普通郵件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行賠付。

2.3 接收管理中存在的問(wèn)題及原因

2018年10月1日起正式施行的由國(guó)務(wù)院頒布的《人力資源市場(chǎng)暫行條例》（國(guó)令第700號(hào)）指出，“人力資源市場(chǎng)已經(jīng)成為人力資源流動(dòng)配置的重要手段，是高校畢業(yè)生、農(nóng)民工等重點(diǎn)群體實(shí)現(xiàn)就業(yè)的主要載體，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)了由‘就業(yè)找市長(zhǎng)到‘就業(yè)找市場(chǎng)的根本性轉(zhuǎn)變，為促進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展提供了重要的人力資源支撐?！钡珜?duì)于逐年遞增的高校畢業(yè)生檔案，全國(guó)沒(méi)有統(tǒng)一明確的接收、保存標(biāo)準(zhǔn)，而各省、市、地區(qū)根據(jù)自己的實(shí)際情況分別出臺(tái)了不同的法律法規(guī)對(duì)畢業(yè)生檔案的接收和保存進(jìn)行規(guī)范、約束，造成在具體實(shí)施和處理程序上存在地方差異。

筆者在近年來(lái)的實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)有部分省市的人才交流機(jī)構(gòu)拒絕接收退學(xué)生檔案的情況。導(dǎo)致學(xué)生因出國(guó)或其他原因退學(xué)后檔案不能回生源地人才交流機(jī)構(gòu)保管而滯留學(xué)校，造成“死檔案”現(xiàn)象。

此外，據(jù)了解，部分人才交流機(jī)構(gòu)不按相關(guān)規(guī)定對(duì)接收的高校畢業(yè)生檔案進(jìn)行拆檔整理、鑒別入檔材料是否真實(shí)有效，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中是否存在錯(cuò)裝、漏裝情況。

3 對(duì)策及建議

由于在管理模式、轉(zhuǎn)遞模式和接收等工作中存在諸多問(wèn)題，導(dǎo)致學(xué)生檔案在派遣、寄遞銜接過(guò)程中容易出現(xiàn)檔案不能正常接收甚至檔案丟失等情況，嚴(yán)重影響高校畢業(yè)生的就業(yè)和未來(lái)發(fā)展的順利進(jìn)行，也不利于高校畢業(yè)生人事檔案的安全管理?，F(xiàn)有的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作模式，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)對(duì)學(xué)生檔案管理工作提出的更高要求。因此，對(duì)轉(zhuǎn)遞工作模式進(jìn)行制度創(chuàng)新和改革，成了當(dāng)務(wù)之急。

1）建立、健全全國(guó)高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作制度。一套健全的工作制度是任何工作良性發(fā)展的前提和保障，高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作也不例外。通過(guò)制定全國(guó)統(tǒng)一的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作制度，明確規(guī)定高校學(xué)生檔案應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理、查詢及寄遞，以保證學(xué)生檔案的完整性與安全性；明確規(guī)定學(xué)校各部門在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中的職責(zé)，讓轉(zhuǎn)遞工作做到有章可循。

2）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)高校師生的檔案意識(shí)。以四川音樂(lè)學(xué)院為例，我校每年新生進(jìn)校期間和“6.9國(guó)際檔案日”都制作了《學(xué)生檔案宣傳手冊(cè)》和宣傳海報(bào)（示例圖如下），為學(xué)生檔案進(jìn)行專題宣傳。這些宣傳活動(dòng)對(duì)增強(qiáng)師生們的檔案意識(shí)、明確學(xué)生檔案的重要性起到了一定的幫助，但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要檔案人員集思廣益，對(duì)學(xué)生檔案的現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行多層面、全方位的宣傳。

3）加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)。一支穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的學(xué)生檔案工作隊(duì)伍是做好高校學(xué)生檔案管理以及做好高校檔案轉(zhuǎn)遞工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。高校檔案管理部門應(yīng)有專人專職負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理，各院系由輔導(dǎo)員兼任兼職學(xué)生檔案管理員，輔助專職管理員進(jìn)行大學(xué)生在校期間各類材料的收集和整理。學(xué)校檔案館應(yīng)定期對(duì)兼職學(xué)生檔案管理員進(jìn)行每年的學(xué)生檔案管理工作培訓(xùn)，提高歸檔的質(zhì)量。

4）大數(shù)據(jù)環(huán)境下，應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案電子化，建立學(xué)生檔案電子管理系統(tǒng)，將郵政公司的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程數(shù)據(jù)及人才交流機(jī)構(gòu)或者用人單位接收數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)學(xué)校、郵政公司和人才中心數(shù)據(jù)共享，以保證畢業(yè)生隨時(shí)隨地查詢其學(xué)生檔案去向。

5）郵政公司應(yīng)建立學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作應(yīng)急機(jī)制，保障學(xué)生檔案這一特殊郵件寄遞的安全和準(zhǔn)確。

綜上，在高速發(fā)展的信息化時(shí)代背景下，建立一套全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的高校檔案轉(zhuǎn)遞工作流程和工作制度迫在眉睫。高校、郵政公司、用人單位或者人才交流機(jī)構(gòu)都應(yīng)在以人為本的基礎(chǔ)原則下，整合現(xiàn)有資源，構(gòu)建信息化平臺(tái)，建立有效的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作應(yīng)急機(jī)制，提高工作效率，努力確保學(xué)生檔案的精準(zhǔn)投遞和高校學(xué)生檔案管理工作的有序發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

單筱（1981-），女，漢族，四川成都人，本科，館員，研究方向：學(xué)生檔案管理。