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      高職院校教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展困境對(duì)策

      2019-08-24 05:58:57王利玲
      文教資料 2019年15期
      關(guān)鍵詞:培育途徑教學(xué)秘書發(fā)展困境

      王利玲

      摘 ? ?要: 教學(xué)是高職院校的首要任務(wù),教學(xué)秘書作為教學(xué)管理工作最基層的一環(huán),對(duì)教學(xué)秩序的穩(wěn)定與教學(xué)質(zhì)量的提高起著重要作用。本文以N職業(yè)院校為例,探究教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展面臨的困境,從院校、個(gè)人兩方面提出教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的有效途徑。

      關(guān)鍵詞: 教學(xué)秘書 ? ?發(fā)展困境 ? ?培育途徑

      隨著國(guó)家對(duì)職業(yè)教育發(fā)展的重視,大力發(fā)展高等職業(yè)教育成了一種趨勢(shì),各地高職院校的規(guī)模越辦越大、水平越辦越高[1]。高等職業(yè)院校中,教學(xué)秘書作為教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者,是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶,具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。教學(xué)秘書工作政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)性強(qiáng)、服務(wù)性強(qiáng)、時(shí)間性強(qiáng)。但是,在高等職業(yè)院校中,教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展面臨諸多困境。

      一、教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及面臨的困境

      (一)工作內(nèi)容繁雜,工作壓力大。

      教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理工作人員,在行政上受所在教學(xué)系部領(lǐng)導(dǎo),在業(yè)務(wù)上由教務(wù)處指導(dǎo),是高校教學(xué)信息上傳下達(dá)的橋梁,是聯(lián)系學(xué)校、教務(wù)處、學(xué)院的紐帶,承擔(dān)著大量的事務(wù)性工作,主要包括教學(xué)管理、考試管理、學(xué)籍管理、檔案管理4個(gè)模塊,共14項(xiàng)工作(見表1)。同時(shí),由于二級(jí)學(xué)院人員不足,教學(xué)秘書幾乎是對(duì)接學(xué)校所有行政處室的信息聯(lián)絡(luò)員,報(bào)送到人事處、科技處、國(guó)資處、財(cái)務(wù)處等的所有材料都由教學(xué)秘書匯總提交。另外,教學(xué)秘書還承擔(dān)著二級(jí)學(xué)院會(huì)務(wù)、新聞宣傳、辦公用品發(fā)放等工作。N職業(yè)院校近年招生規(guī)模不斷擴(kuò)大,專業(yè)方向多,教學(xué)秘書的隊(duì)伍卻沒有隨之?dāng)U大,目前每個(gè)二級(jí)學(xué)院只配備1名教學(xué)秘書。教學(xué)秘書每天的工作千頭萬(wàn)緒,工作中經(jīng)常因?yàn)榻處?、學(xué)生咨詢事情而被打斷,工作壓力大,責(zé)任重,可能影響教學(xué)秩序[2]。另外,教學(xué)秘書在編排課程程表、安排監(jiān)考等過(guò)程中經(jīng)常遇到同事不理解、不配合的情況,工作情緒受到影響。

      (二)工作專業(yè)性不強(qiáng),職業(yè)認(rèn)同感低。

      教學(xué)秘書崗位的工作性質(zhì)是服務(wù)與管理,工作內(nèi)容是日常繁雜的事務(wù)性工作,工作技能要求會(huì)使用一般的辦公軟件等,N職業(yè)院校教學(xué)秘書的專業(yè)較為廣泛,涵蓋醫(yī)藥衛(wèi)生類、教育管理類、社會(huì)政治類,意味著教學(xué)秘書的工作專業(yè)性并不強(qiáng),雖然教學(xué)秘書平時(shí)留給領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的印象是忙碌的,甚至加班加點(diǎn)的,但是工作創(chuàng)新性不足,很難做出標(biāo)志性的工作成果和業(yè)績(jī),導(dǎo)致外界對(duì)教學(xué)秘書的職業(yè)認(rèn)同較低。高職院校以教學(xué)為核心,教師自然成為學(xué)校的主體,近年來(lái),輔導(dǎo)員也有國(guó)家政策文件的扶持,因此,相比較教師、輔導(dǎo)員群體,高職院校教學(xué)秘書對(duì)自身崗位缺乏信心與自豪感,對(duì)未來(lái)發(fā)展感到迷茫,自我職業(yè)認(rèn)同感較低。

      (三)參與教學(xué)、科研機(jī)會(huì)少,職稱晉升難度大。

      根據(jù)N職業(yè)院校的崗位設(shè)置,教學(xué)秘書屬于管理崗系列,每種系列分工明確,因此,教學(xué)秘書無(wú)法參與教學(xué)活動(dòng)??蒲蟹矫妫m然學(xué)校出臺(tái)了優(yōu)厚的科研獎(jiǎng)勵(lì)政策,鼓勵(lì)所有教職工發(fā)表論文、申報(bào)課題、專利等,但是由于專業(yè)不對(duì)口、平時(shí)工作忙碌等,教學(xué)秘書參與科研的機(jī)會(huì)少之又少。另外,近年來(lái),N職業(yè)院校考慮到教育管理系列的崗位實(shí)際,對(duì)該系列職稱晉升科研條件略為放寬,對(duì)教學(xué)秘書崗位而言,由于參與科研機(jī)會(huì)少,晉升副研究員及以上職稱仍然難度較大。

      (四)培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)會(huì)少,職業(yè)發(fā)展空間受限。

      為了不斷提高師資力量,學(xué)校為專職教師提供了國(guó)內(nèi)外進(jìn)修、暑期培訓(xùn)、專業(yè)實(shí)踐等多種機(jī)會(huì),幫助教師更新知識(shí)、提高教學(xué)與科研水平。但是,教學(xué)秘書群體培訓(xùn)與進(jìn)修的需求沒有得到重視[3],“重使用,輕培養(yǎng)”成為一種常態(tài)。據(jù)了解,N職業(yè)院校教學(xué)秘書已經(jīng)連續(xù)三年沒有接受外出培訓(xùn),也沒有進(jìn)修機(jī)會(huì)。鑒于此,他們的教學(xué)管理理念沒有及時(shí)更新、工作創(chuàng)新性和工作效率得不到提高。另外,由于缺乏科研相關(guān)培訓(xùn),科研成果缺乏,教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展也受到影響。

      二、教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的培育途徑

      (一)學(xué)校層面。

      1.合理配置人員,實(shí)現(xiàn)專職專崗。

      近年來(lái),高職院校辦學(xué)規(guī)模、招生規(guī)模不斷擴(kuò)大,與教學(xué)、行政相關(guān)的事務(wù)性工作隨之增加,但是教學(xué)秘書群體的數(shù)量卻沒有相應(yīng)的增加。在此情況下,學(xué)校要確保二級(jí)學(xué)院部門、人員配備齊全,各二級(jí)學(xué)院應(yīng)成立辦公室、教學(xué)辦,并合理配備辦公室主任、教學(xué)辦主任、院系辦秘書、科研秘書、教研室秘書等,崗位分工明確,各司其職,確保教學(xué)秘書專職專崗,專心從事教學(xué)管理相關(guān)工作,減輕他們的工作量。另外,教務(wù)主管部門制定《教學(xué)秘書崗位職責(zé)》手冊(cè),明確教學(xué)秘書的工作內(nèi)容。在期初、期中、期末特別忙碌的特殊時(shí)期,二級(jí)學(xué)院要安排人手協(xié)助教學(xué)秘書開展工作,確保教學(xué)、考試等工作有序開展[4]。

      2.重視教學(xué)秘書群體,提高職業(yè)認(rèn)同感。

      教學(xué)秘書作為高職院校教學(xué)管理一線的中堅(jiān)力量,他們的職業(yè)素養(yǎng)和崗位能力直接影響教學(xué)管理的整體水平,同時(shí)影響高職院校的教學(xué)質(zhì)量及人才培養(yǎng)質(zhì)量[3],關(guān)注、重視教學(xué)秘書這一群體迫在眉睫。首先,學(xué)校、教務(wù)管理部門、二級(jí)學(xué)院要充分肯定教學(xué)秘書的崗位價(jià)值,學(xué)院的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)保證透明、公平,教學(xué)系列和教學(xué)管理系列分開評(píng)選,評(píng)選條例符合教學(xué)秘書的工作實(shí)際,從而增強(qiáng)教學(xué)秘書的職業(yè)認(rèn)同感,調(diào)動(dòng)他們的工作積極性和工作熱情。

      3.提供教學(xué)、科研機(jī)會(huì),職稱晉升考慮工作實(shí)際。

      據(jù)筆者了解,非教學(xué)崗的人員轉(zhuǎn)入教師崗的需求強(qiáng)烈,學(xué)校要制定靈活的用人政策,充分挖掘每個(gè)人的潛力,做到人盡其才、各盡其能,在學(xué)歷符合、專業(yè)對(duì)口、有招聘需求的前提下,允許部分具備教學(xué)、科研才能的非教學(xué)崗人員充實(shí)到教師隊(duì)伍中;科研方面,學(xué)校要為非教師崗人員搭建良好的科研平臺(tái),鼓勵(lì)他們發(fā)表論文、申報(bào)課題、專利;在職稱晉升方面,學(xué)校要充分考慮到教學(xué)管理崗工作任務(wù)重、工作量難量化的實(shí)際,制定符合教學(xué)秘書崗位實(shí)際的申報(bào)條件,既要形成競(jìng)爭(zhēng),又不能難度過(guò)大,調(diào)動(dòng)大家的積極性。

      4.拓寬培養(yǎng)渠道,提高教學(xué)秘書綜合素質(zhì)。

      一方面,學(xué)校要及時(shí)調(diào)研教學(xué)秘書群體的培訓(xùn)和進(jìn)修需求,有計(jì)劃、有針對(duì)性地制訂培訓(xùn)和進(jìn)修方案,加強(qiáng)教學(xué)秘書教育教學(xué)管理、教務(wù)系統(tǒng)操作、文書寫作等方面的學(xué)習(xí),幫助他們提高業(yè)務(wù)能力,改進(jìn)工作方法,提高工作效率,從而高水平高質(zhì)量地完成教學(xué)管理工作,實(shí)現(xiàn)教學(xué)秘書隊(duì)伍的專業(yè)化。對(duì)于新入職的教學(xué)秘書,學(xué)校要安排崗前培訓(xùn),學(xué)習(xí)教學(xué)、考試等相關(guān)的政策性文件,把握住大方向,同時(shí)學(xué)習(xí)教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)操作流程,幫助他們盡快適應(yīng)工作崗位。另一方面,學(xué)校要完善教學(xué)秘書學(xué)歷提升的政策,鼓勵(lì)他們自我提升、自我實(shí)現(xiàn),為他們的職業(yè)發(fā)展提供更多可能。

      (二)個(gè)人層面。

      1.依托信息化手段,提高工作效率。

      在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,信息化管理是應(yīng)對(duì)日益繁重的教學(xué)管理工作的有效途徑[5]。N職業(yè)院校注重信息化的應(yīng)用,通過(guò)引進(jìn)愛班云課堂,有效提高學(xué)生的學(xué)習(xí)效率。另外,學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用,基本實(shí)現(xiàn)授課計(jì)劃、成績(jī)管理、選課管理、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)的系統(tǒng)管理。教學(xué)秘書要充分利用現(xiàn)有的現(xiàn)代化信息手段,如微信、QQ的通知、信息反饋功能,網(wǎng)絡(luò)云盤的存儲(chǔ)功能,教學(xué)管理系統(tǒng)的排課、考試管理等功能。同時(shí)線上學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和常用的操作軟件,提高工作效率。N職業(yè)院校M二級(jí)學(xué)院以往的投票、問卷調(diào)查均采用紙質(zhì)形式,筆者充分利用問卷星,引入電子投票、電子問卷,節(jié)約了紙張,減輕了工作量。

      2.發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì),創(chuàng)造性地開展工作。

      教學(xué)秘書群體的職業(yè)發(fā)展需要學(xué)校的扶持,更需要自身的努力。一方面,教學(xué)秘書要將專業(yè)背景與教學(xué)管理相結(jié)合,充分挖掘自身潛力,發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì),彰顯崗位價(jià)值。N職業(yè)院校教學(xué)秘書學(xué)歷均為本科以上,專業(yè)較為廣泛,醫(yī)藥類的教學(xué)秘書可以積極參與學(xué)校的課程建設(shè),社會(huì)政治類的教學(xué)秘書可以積極申報(bào)社科課題等。另一方面,教學(xué)秘書在日常工作中要多思考、多總結(jié),把握教學(xué)管理規(guī)律,探索新的工作思路、工作方法和途徑,從而創(chuàng)造性地開展工作。

      3.制定職業(yè)生涯規(guī)劃,全面提高個(gè)人能力。

      教學(xué)秘書在完成繁重的工作之余,還要完成一定的科研任務(wù),時(shí)間緊,任務(wù)重,因此,教學(xué)秘書在入職之初就要做好職業(yè)生涯規(guī)劃。一般來(lái)說(shuō),可以分為三個(gè)階段,一是短期規(guī)劃,入職1年—3年為初級(jí)階段,這段時(shí)間主要是了解、學(xué)習(xí)、熟悉、掌握教學(xué)秘書的工作內(nèi)容,明確教學(xué)秘書的崗位職責(zé),從而獨(dú)立完成教學(xué)秘書的工作;二是中期規(guī)劃,入職4年—10年為中級(jí)階段,這段時(shí)間為教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期,他們對(duì)自己的工作已經(jīng)非常熟練。這個(gè)階段需要總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn),反思不足,同時(shí)通過(guò)多途徑加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高個(gè)人的綜合能力,在業(yè)務(wù)、科研上有所收獲,從而爭(zhēng)取職稱、職務(wù)的晉升;另外,本階段也可以通過(guò)考博、進(jìn)修的方式提高學(xué)歷,挖掘自身潛力,從而尋求更多的發(fā)展機(jī)會(huì);三是長(zhǎng)期規(guī)劃,一般入職10年為職業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定期,此階段容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠,日復(fù)一日、按部就班的工作經(jīng)驗(yàn)是財(cái)富,也可能變成進(jìn)一步發(fā)展的阻礙。教學(xué)秘書要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能,拓展工作思路,開闊工作視野,為職業(yè)發(fā)展帶來(lái)活力[6]。

      三、結(jié)語(yǔ)

      在高職院校中,教學(xué)秘書群體雖然數(shù)量較少,但是在教學(xué)管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。教學(xué)秘書群體職業(yè)發(fā)展面臨的困境是一個(gè)普遍性的問題,該問題的解決不可能一蹴而就,需要學(xué)校和個(gè)人的共同努力。一方面,學(xué)校要在觀念上重視教學(xué)秘書群體,政策上給予支持,業(yè)務(wù)上加以指導(dǎo),充分調(diào)動(dòng)他們的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性。另一方面,教學(xué)秘書個(gè)人要保持樂觀的心態(tài),充分挖掘自己的潛力、做好職業(yè)生涯規(guī)劃,創(chuàng)造性地開展工作,體現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值。最后,在雙方的共建下,打造一支出色的教學(xué)秘書隊(duì)伍,推動(dòng)高職院校教學(xué)管理和人才培養(yǎng)質(zhì)量全面提高。

      參考文獻(xiàn):

      [1]林潔.高職院校教務(wù)秘書群體現(xiàn)狀分析與能力訴求[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2018(17).

      [2]徐紅靜.高職院校教學(xué)秘書職業(yè)能力和素養(yǎng)探討[J].唯實(shí),2016(2).

      [3]陳雷,陳欣.高校教學(xué)秘書發(fā)展困境與對(duì)策研究——以南京N大學(xué)為例[J].高教學(xué)刊,2018(15).

      [4]洪麗平.高等學(xué)校教學(xué)秘書的職業(yè)倦怠及對(duì)策研究[J].黎明職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào),2015(12).

      [5]左晶,王羅慧,王彩勤.自身行為激勵(lì)下的高校教學(xué)秘書職業(yè)持續(xù)化發(fā)展的探究[J].中國(guó)電力教育,2014(5).

      [6]吳榮麗.高校輔導(dǎo)員職業(yè)發(fā)展困境及對(duì)策研究——以大理大學(xué)為例[J].法制與社會(huì),2017(9).

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