對(duì)電力企業(yè)文書檔案管理“雙套制”的理解與思考

摘 要 在信息時(shí)代，從以紙質(zhì)文件歸檔為主，發(fā)展為紙質(zhì)文件與電子文件“雙軌制運(yùn)行、雙套制歸檔”，再到以電子文件為主的“單軌制、單套制”管理，這一系列的轉(zhuǎn)變是檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。本文就電力企業(yè)文書檔案管理中的“雙套制”進(jìn)行論述，淺談對(duì)于“雙套制”的理解與思考。

關(guān)鍵詞 雙軌制 雙套制 文書檔案

一、引言

檔案是國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體及企事業(yè)單位在從事各種社會(huì)活動(dòng)、生產(chǎn)活動(dòng)和科研活動(dòng)的過程中，形成的具有一定價(jià)值的材料或?qū)嵨铮侨祟惞餐木褙?cái)富。文書檔案主要用來記載黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及企業(yè)政務(wù)活動(dòng)，文書檔案是檔案管理工作的重要組成部分。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)實(shí)施新的現(xiàn)代化檔案管理方式，各種軟件及系統(tǒng)的運(yùn)用，大量電子文件的產(chǎn)生，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的將來和電子檔案的發(fā)展趨勢是檔案人員關(guān)注的焦點(diǎn)。

二、對(duì)“雙套制”概念的理解

何謂檔案管理的“雙套制”？即同一份文件通過電子和紙質(zhì)形式加以鑒定、整理、保存和歸檔，并使兩種版本同處存儲(chǔ)與可利用狀態(tài)?！半p套制”既包括兩種載體雙套，也包括不同載體的雙套。在紙質(zhì)環(huán)境中，歸檔文件一式兩套，一套移交檔案館，一套由形成單位自己保存，這就是同一載體雙套歸檔。另一種情況是將紙質(zhì)檔案連同電子文件一并保存，這就是不同載體雙套歸檔。現(xiàn)階段的“雙套制”大多數(shù)情況下指的是后面一種情況，是不同載體，即紙質(zhì)文件與電子文件的雙套制歸檔。

三、“雙套制”在不同時(shí)期不同的理解

在檔案工作中，“雙套制”的概念與內(nèi)涵在不同的時(shí)期是不一樣的?；仡櫣镜奈臅鴻n案的發(fā)展歷程，“雙套制”的概念與內(nèi)涵也是一個(gè)變化的過程。

建廠伊始，文書檔案主要是紙質(zhì)流轉(zhuǎn)及歸檔的，這個(gè)時(shí)期的“雙套制”是指原件作為檔案室歸檔保存，復(fù)制件用于查閱利用的方式。這種“雙套制”的方式在保證實(shí)體安全、方便查找與利用發(fā)揮了重要的作用。

隨著辦公自動(dòng)化軟件（即OA系統(tǒng)）的應(yīng)用與普及，公司使用OA系統(tǒng)，文件的流轉(zhuǎn)逐步發(fā)展為紙質(zhì)文件與電子文件同步運(yùn)行，文件管理實(shí)現(xiàn)了“雙軌制運(yùn)行、雙套制歸檔”管理模式。這種模式主要表現(xiàn)為兩種版本的文件隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，在文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成紙質(zhì)和電子兩種版本。業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或者部分重復(fù)辦理，流程結(jié)束后將電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。這樣有效地提升了文件的辦文效率，也有效防止一份文件由于辦文人員出差等情況出現(xiàn)滯留的現(xiàn)象。但是隨著現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于“無紙化”辦公的要求提高，這種“雙軌制”的弊端也顯現(xiàn)了出來。“雙軌制”雖然提升了辦文效率，但是大大增加了工作人員的工作量。

隨著國家信息化的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、信息傳輸技術(shù)層出不窮，公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不斷升級(jí)改造，檔案管理也運(yùn)用更加先進(jìn)的軟件，文件管理從“雙軌制運(yùn)行、雙套制歸檔”向“單軌制運(yùn)行、雙套制歸檔”發(fā)展。特別是實(shí)現(xiàn)了公司辦公自動(dòng)化軟件和檔案管理軟件的對(duì)接，兩個(gè)軟件不再是生硬地對(duì)接，而是元數(shù)據(jù)與流程的對(duì)接，從文件的流轉(zhuǎn)到歸檔是一整個(gè)的流程。這樣讓電子文件有了可追溯性與憑證性，特別是承認(rèn)了電子印章的合法性與憑證性，為文件管理實(shí)現(xiàn)“單軌制”運(yùn)行提供了安全保障，不需要紙質(zhì)再重走一遍流程，但是在歸檔的時(shí)候還是要打印一份紙質(zhì)歸檔，這就是“單軌制”下的“雙套制”。這種管理形式是現(xiàn)階段比較普遍的形式，不僅提高了工作效率，縮短辦公流程周期，大大減輕了工作量，而且為利用提供了方便。

2018年年底，國家檔案局頒發(fā)了第14號(hào)令，關(guān)于修改《電子公文歸檔管理暫行辦法》，將第七條修改為“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求”。這一文件的出臺(tái)有力地推動(dòng)了電子公文以電子形式歸檔，為電子文件歸檔和電子檔案管理提供了科學(xué)、實(shí)用的法律支撐。

“雙套制”歸檔的意義與成因除了出于對(duì)電子文件紙質(zhì)件的優(yōu)勢互補(bǔ)考慮以及基于電子文自身特點(diǎn)而采取策略外，更重要之處在于它是檔案完整與真實(shí)的保證。如果把電子文件與紙質(zhì)視為同一份的兩個(gè)部分，那么二者的地位和價(jià)值就顯得同等重要，同時(shí)歸檔保存乃理所當(dāng)然。在電子文件出現(xiàn)后的“雙套制”可以是電子文件制作紙質(zhì)拷貝，也可以是對(duì)紙質(zhì)文件數(shù)字化。無論是“雙軌制”下的“雙套制”管理，還是“單軌制”下的“雙套制”管理，其實(shí)還是人們對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的直觀性，具有真實(shí)性與安全性，具有很強(qiáng)憑證效力和法律效力的認(rèn)可，以及對(duì)電子歸檔的不確定性，這是采取雙套歸檔的根本原因。

四、以電子文件為主的“雙套制”檔案工作的新思路

檔案“雙套制”歸檔方式是現(xiàn)在檔案管理的普遍方式，也會(huì)在一段時(shí)間內(nèi)仍將存在。但數(shù)字轉(zhuǎn)型、文件量規(guī)模與多元類對(duì)“雙套制”等管理模式提出挑戰(zhàn)，行政事業(yè)中的電子公文，共服務(wù)稅單、病歷、電子證照，制造中的設(shè)計(jì)模型圖紙工單子交易中的電訂單、合同和保，都是各行業(yè)開展“單套制”探索的重點(diǎn)對(duì)象。對(duì)于“單套制”的探索，不妨首先從觀念和習(xí)慣上改變。也就是說，在目前的檔案工作中，應(yīng)將歸檔工作的中心逐漸由“紙質(zhì)文件為主、電子文件為輔”轉(zhuǎn)變?yōu)椤半娮游募橹鳎堎|(zhì)文件為輔”。這個(gè)以電子為主的“雙套制”檔案工作的新思路是順應(yīng)數(shù)字時(shí)代信息發(fā)展的趨勢。

（作者單位為廣東粵電靖海發(fā)電有限公司）

[作者簡介：曾海嬌（1982—），女，廣東河源人，本科，檔案管理館員，主要研究方向：電力企業(yè)檔案管理。]