項(xiàng)目管理辦公室在工程項(xiàng)目建設(shè)中的重要性分析

姚龍

摘 要：我們?cè)谶M(jìn)行工程項(xiàng)目建設(shè)的時(shí)候經(jīng)常遇到項(xiàng)目參與各方之間信息不統(tǒng)一和不全面的問題，導(dǎo)致工程項(xiàng)目建設(shè)存在效率不高，而項(xiàng)目管理辦公室的責(zé)任就在于解決工程項(xiàng)目建設(shè)中的信息交流問題，作用甚大。對(duì)此文章從介紹項(xiàng)目管理辦公室的類型出發(fā)，分析了其組織架構(gòu)和重要性，希望為其他工程項(xiàng)目建設(shè)工作提供一些參考。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理辦公室;項(xiàng)目建設(shè);重要性

1 引言

在對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)過程中往往伴隨著多方信息傳遞以及不同參與方因?yàn)闇贤ú粫硨?dǎo)致關(guān)鍵信息丟失的問題，嚴(yán)重影響建筑工程的施工進(jìn)度。對(duì)此提高項(xiàng)目信息溝通有效性可大幅縮短信息搜索時(shí)間，提高決策效率，而改善信息傳遞機(jī)制無非從建立信息管理系統(tǒng)和建立項(xiàng)目管理辦公室入手，而后者現(xiàn)如今應(yīng)用更多，所以我們要對(duì)其進(jìn)行細(xì)致研究。

2 項(xiàng)目管理辦公室概述

項(xiàng)目管理辦公室出現(xiàn)于20世紀(jì)90年代初期，簡稱PMO。當(dāng)時(shí)PMO僅提供了很少的服務(wù)和支持工作，而更多被企業(yè)用來“管制”項(xiàng)目經(jīng)理。90年代后期，對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來說，將項(xiàng)目放到整個(gè)企業(yè)運(yùn)作中統(tǒng)一管理需要變得越加明顯。不論是對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理還是企業(yè)主管人員來說，PMO都被證明是理想的選擇。因?yàn)楣拘枰⒁粋€(gè)可以執(zhí)行商業(yè)策略的理想環(huán)境，PMO實(shí)現(xiàn)了這一點(diǎn)，它對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目根據(jù)商業(yè)策略進(jìn)行評(píng)估和排序，然后對(duì)他們進(jìn)行恰當(dāng)?shù)馁Y源分配。項(xiàng)目是為了完成或創(chuàng)造一個(gè)特定的產(chǎn)品或服務(wù)而做出的暫時(shí)性（Temporary）努力。但是項(xiàng)目管理過程在每個(gè)項(xiàng)目的全壽命期間卻是重復(fù)發(fā)生的，并且每個(gè)過程均是為了得到一個(gè)結(jié)果（完成/結(jié)束項(xiàng)目）而重復(fù)發(fā)生的行為、變化和功能的組合。

3 項(xiàng)目管理辦公室的類型評(píng)價(jià)

不同的建設(shè)工程項(xiàng)目當(dāng)中的項(xiàng)目管理辦公室有所不同，主要有以下幾類：

（1）戰(zhàn)術(shù)級(jí)項(xiàng)目管理辦公室。其規(guī)模比較小且建設(shè)成本不高，影響也不大，適合客戶不多的工程項(xiàng)目，主要作用是能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)計(jì)劃和成本的管理追蹤。

（2）跨功能級(jí)項(xiàng)目管理辦公室。其主要在中型工程項(xiàng)目當(dāng)中得到應(yīng)用，能夠?qū)栴}和人力資源等進(jìn)行管理，可避免工程項(xiàng)目施工出現(xiàn)大的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）戰(zhàn)略級(jí)項(xiàng)目管理辦公室。其同樣也是應(yīng)用在中型工程項(xiàng)目當(dāng)中，不過管理范圍更廣泛，主要有商業(yè)策劃、檢測監(jiān)督和計(jì)劃收益的計(jì)算，并為工程項(xiàng)目管理提供技術(shù)支持等。

（4）企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理辦公室。主要作用在于給項(xiàng)目綜合管理和人力資源進(jìn)行管理，目的是回收項(xiàng)目投資。項(xiàng)目施工過程中，其要按照項(xiàng)目層次結(jié)構(gòu)和各層級(jí)主要職責(zé)以及項(xiàng)目規(guī)模大小進(jìn)行合理化選擇，此外項(xiàng)目管理辦公室在組織中的角色根據(jù)項(xiàng)目組織具體特點(diǎn)選擇，比如項(xiàng)目支持者、領(lǐng)導(dǎo)者和管理者。其和項(xiàng)目管理組織之間主要有兩種關(guān)系，第一是參謀部門，第二是決策管理部門。前者是支持者的角色，主要在于提供技術(shù)支持;后者充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者，制定工程項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)與制度，進(jìn)行人員培訓(xùn)等工作。

4 項(xiàng)目管理辦公室的組織結(jié)構(gòu)

以下幾個(gè)問題是在建立項(xiàng)目管理辦公室之前所必須要明確的，比如工程項(xiàng)目的所屬層次和規(guī)模問題、項(xiàng)目管理辦公室的預(yù)期實(shí)現(xiàn)功能問題、組建過程中是否存在其他問題等。明確以上問題之后再確定項(xiàng)目管理辦公室的設(shè)計(jì)參數(shù)，一般來說，辦公室的建設(shè)要明確以下幾個(gè)程序：首先是要做好項(xiàng)目管理辦公室前期準(zhǔn)備工作，包括對(duì)組織現(xiàn)狀進(jìn)行分析，建立管理辦公室目標(biāo)和整體項(xiàng)目規(guī)劃;其次是進(jìn)行項(xiàng)目管理辦公室工作計(jì)劃制定，確定其組織架構(gòu)和工作人員的選任標(biāo)準(zhǔn)，明確項(xiàng)目管理辦法和操作流程，建立績效評(píng)估制度;最后要建立辦公室，進(jìn)行人員招聘和選擇管理流程、組織設(shè)計(jì)、制度設(shè)計(jì)，制定好的項(xiàng)目管理辦公室程序。

此外，辦公室經(jīng)理、項(xiàng)目管理小組和協(xié)調(diào)員、技術(shù)支持小組是組成項(xiàng)目管理辦公室的主要人員，其負(fù)責(zé)不同內(nèi)容。如項(xiàng)目管理小組的工作主要在于項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的工程管理框架構(gòu)建，維護(hù)項(xiàng)目運(yùn)行和后期維護(hù);協(xié)調(diào)員的作用主要在于對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)提供技術(shù)支持監(jiān)督，保證計(jì)劃得到執(zhí)行，統(tǒng)計(jì)其他各種資料;技術(shù)支持小組負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目管理細(xì)則進(jìn)行解釋，提供規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，以及對(duì)員工的專業(yè)管理軟件的培訓(xùn)工作等。

5 工程項(xiàng)目管理辦公室的重要性分析

項(xiàng)目管理辦公室在項(xiàng)目中的作用，主要體現(xiàn)在其職能方面。

（1）服務(wù)支持中心。工程項(xiàng)目管理辦公室要將自己當(dāng)做服務(wù)支持中心定位，這是做好項(xiàng)目管理的前提，能夠提高項(xiàng)目管理效率，這也是為項(xiàng)目提供幫助和支持的過程，若項(xiàng)目管理辦公室需要大量信息和服務(wù)會(huì)阻礙工程項(xiàng)目發(fā)展，因?yàn)轫?xiàng)目管理單靠工程項(xiàng)目管理辦公室提供支持才能取得成功，工作內(nèi)容包括提供技術(shù)問詢服務(wù)、項(xiàng)目管理流程和制度制定以及提供檢查清單等和協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成工作計(jì)劃制定等。

（2）溝通協(xié)調(diào)中心。第一，站在外部項(xiàng)目管理角度上看，項(xiàng)目管理辦公室管理體制屬于項(xiàng)目管理體制框架，其需要將公司項(xiàng)目管理模式和管理理念、方法和外部管理部門協(xié)調(diào)起來，對(duì)公司整個(gè)項(xiàng)目管理理念深入理解;第二，站在公司內(nèi)部管理角度上看，工程項(xiàng)目管理部門是所有部門之間的中樞，所以其特殊性也決定了其必須要成為項(xiàng)目信息的重要交流中心。

（3）管理培訓(xùn)中心。在很多當(dāng)前所管理的項(xiàng)目工程當(dāng)中，工程項(xiàng)目管理辦公室的主要作用就是進(jìn)行項(xiàng)目管理培訓(xùn)工作，并且要保證培訓(xùn)工作的全面性，和工程項(xiàng)目管理辦公室的其他服務(wù)一起提供。

6 結(jié)語

相關(guān)數(shù)據(jù)表明當(dāng)前在建筑行業(yè)當(dāng)中實(shí)施項(xiàng)目管理辦公室的占比在所有行業(yè)中占比排名靠前，由此可以看出項(xiàng)目管理辦公室對(duì)于工程項(xiàng)目建設(shè)的重要作用，盡管建立項(xiàng)目管理辦公室對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)的好處比較多，不過也并不是所有的工程項(xiàng)目都需要建立項(xiàng)目管理辦公室，具體還是需要根據(jù)實(shí)際工程特點(diǎn)進(jìn)行，對(duì)此要保證在工程項(xiàng)目成本可控的前提下進(jìn)行項(xiàng)目管理辦公室才更有可操作性。

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