文書檔案管理及其信息化應(yīng)用

孫梅霞

摘? 要：文書檔案管理是檔案管理中的重要部分，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理記載了各項(xiàng)管理活動(dòng)的信息，有文字信息、圖片信息等。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，文書檔案管理引入信息化技術(shù)，使得文書檔案整理更加方便快捷，文書檔案信息化管理，能夠有效提高檔案管理效率，本文對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理信息化應(yīng)用進(jìn)行了探討，為文書檔案信息化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：文書;檔案;管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代要求文書檔案管理必須加強(qiáng)數(shù)字化管理，文書檔案信息化管理有利于提升檔案管理工作效率，為單位教學(xué)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理決策提供科學(xué)的參考信息。我們必須大力推進(jìn)單位的文書檔案管理信息化建設(shè)，提供有力的技術(shù)設(shè)備支撐，促進(jìn)單位教學(xué)、生產(chǎn)管理體系的高效運(yùn)作。

一、文書檔案信息化建設(shè)的意義

首先，文書檔案信息化管理有利于提高單位的文書檔案管理水平，如何利用信息技術(shù)提高文書檔案管理工作效率，是各單位檔案管理工作者面臨的問題，建設(shè)單位文書檔案信息化管理體系，有利于提高文書檔案管理水平。其次，文書檔案信息化管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，現(xiàn)代信息技術(shù)擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算、數(shù)字資源存儲(chǔ)、不同語言文字自動(dòng)翻譯等功能。為實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理提供了可靠保障。文書檔案通過數(shù)字化技術(shù)處理，變得更加規(guī)范高效，為信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)。再次，文書檔案信息化管理有利于文書檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求?，F(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，信息技術(shù)等科技水平迅速進(jìn)步，只有實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理，才能為生產(chǎn)管理工作的健康發(fā)展，提供檔案資源保障，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與科技進(jìn)步的需要。最后，文書檔案信息化管理有利于單位文書檔案的利用共享。文書檔案配合單位檔案管理信息化系統(tǒng)，能充分地滿足為各類單位用戶、不同層次群體間的用戶提供文書檔案的檢索、存儲(chǔ)等多種需求服務(wù)。用戶可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行有效的利用，使文書檔案在各種網(wǎng)絡(luò)范圍與地域范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、提升檔案管理先進(jìn)技術(shù)程度，提高檔案利用效率

我校檔案館在檔案管理工作中，創(chuàng)新理念，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)了一批高素質(zhì)檔案管理人才，完善了檔案隊(duì)伍建設(shè)，組織館員參加了檔案專業(yè)繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)并掌握了科學(xué)管理檔案的技能，對(duì)館藏檔案實(shí)行數(shù)字化管理錄入及查詢工作，對(duì)學(xué)校歷屆畢業(yè)生的學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作提供了方便，滿足了在校生就業(yè)以及升學(xué)等方面的需求。我們還與教務(wù)處協(xié)商教學(xué)平臺(tái)共建等業(yè)務(wù)工作，在網(wǎng)上可以自主打印學(xué)生成績(jī)單的工作，節(jié)省檔案成績(jī)單查閱的時(shí)間和流程，節(jié)省后的時(shí)間全部用于檔案編研和科技開發(fā)等工作，結(jié)合新時(shí)期工作需要，跟據(jù)我館館藏情況，提出編研課題，讓全館人員積極參與科研項(xiàng)目立項(xiàng)課題工作，在研究中不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，提升編研效率，增強(qiáng)研究精神，掌握檔案研究工作的技能，努力促進(jìn)檔案編研工作質(zhì)量的提升。在滿足科研工作的前提下合理提供全校師生檔案利用工作，真正建立健全高校自己的檔案信息數(shù)字化管理平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，展現(xiàn)檔案信息的輸入、傳遞、利用的快捷性，實(shí)現(xiàn)先進(jìn)管理檔案技術(shù)的基礎(chǔ)，真正開展高校檔案管理的信息化工作，并有強(qiáng)有力的運(yùn)行機(jī)制，做到真正的檔案信息校內(nèi)校外的資源共享。

三、履職盡責(zé)，不斷推進(jìn)檔案工作進(jìn)入新時(shí)代

思想決定行動(dòng)，理論指導(dǎo)實(shí)踐，發(fā)展是解決我國(guó)一切問題的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，發(fā)展必須是科學(xué)發(fā)展。新時(shí)代，檔案工作如何在新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想指引下發(fā)展？如何補(bǔ)齊檔案方面的短板和弱項(xiàng)？如何推動(dòng)檔案工作更出彩進(jìn)入新時(shí)代？黨的十九大報(bào)告中的新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和基本方略中指出：堅(jiān)持新發(fā)展理念，引領(lǐng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，那就是要把創(chuàng)新作為引領(lǐng)檔案事業(yè)的第一動(dòng)力;要把協(xié)調(diào)作為檔案持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在要求;要把開放作為檔案事業(yè)永遠(yuǎn)繁榮的必由之路;要把共享作為檔案工作服務(wù)社會(huì)民生的最終目標(biāo)。我館結(jié)合檔案工作實(shí)際情況，開展了檔案信息系統(tǒng)軟件錄入工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館，標(biāo)志著我館檔案工作進(jìn)入新時(shí)代。

四、著力構(gòu)建特色檔案館藏?cái)?shù)據(jù)庫建設(shè)

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案的利用者也出現(xiàn)了不同程度需求，雖然檔案館藏?cái)?shù)據(jù)庫建設(shè)取得了一定的成績(jī)，但還存在著一定的不足，還需要進(jìn)一步完善和提高。我館近年來通過全館人員的共同努力，建立了自己的檔案網(wǎng)站，在網(wǎng)站上展示了我館的全館面貌、檔案館藏介紹、查檔流程、服務(wù)方式等，宣傳檔案，讓利用者了解檔案，了解館藏情況，發(fā)揮檔案作用。我館從2010年開始對(duì)1953年建校以來的全部檔案，進(jìn)行目錄級(jí)錄入，校內(nèi)文件實(shí)現(xiàn)全文錄入等，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化查閱檔案，減輕了工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案利用率，在整理統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳工作中方便快捷準(zhǔn)確，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱檔案，節(jié)省人力物力，提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)資源共享。我們檔案館近期拓寬工作業(yè)務(wù)，組織人員學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫建庫工作，如：名人信息數(shù)據(jù)庫、畢業(yè)生查詢數(shù)據(jù)庫、全校教職工科研成果數(shù)據(jù)庫等，全校省級(jí)以上的獲獎(jiǎng)證書收錄，收到了一定的效果，全校師生反映很好，為檔案信息資源用戶提供特色信息服務(wù)。為檔案工作繼續(xù)有效發(fā)展貢獻(xiàn)出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

五、結(jié)語

總之加強(qiáng)高校文書檔案管理是檔案工作發(fā)展重要組成部分，在新形勢(shì)下檔案工作做好規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是檔案工作的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它需要檔案工作者要有扎實(shí)的工作作風(fēng)，具有高度的敬業(yè)精神，吃苦耐勞的主人翁精神，只有不斷開拓創(chuàng)新，盡職盡責(zé)的完成本職工作，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，健全制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，促進(jìn)檔案事業(yè)更盡一步發(fā)展。

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