淺談人社工作檔案管理的重要性分析及其管理策略

滕延祥

摘 要：人社工作即人力資源與社會保障相關(guān)工作，其中檔案管理是非常重要的工作內(nèi)容，它對于地區(qū)個人的人力資源管理和相關(guān)社會保障具有基礎(chǔ)性作用，在實際工作中，通過對人社檔案的收集與整理、存管與調(diào)用等相關(guān)工作，能夠促進人社工作的更好開展與更平穩(wěn)地健康發(fā)展，有利于促進地區(qū)人力資源和社會保障方面的發(fā)展與進步，為地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展提供重要的后勤保障，對于我國民生建設(shè)和提升人們生活水平等具有重要意義。本文主要探究人社工作檔案管理的重要性，以及人社工作檔案管理中存在的問題，對于這些問題探究具體的優(yōu)化調(diào)整的管理策略，主要有切實轉(zhuǎn)變?nèi)松鐧n案管理觀念、加強人社檔案管理的技術(shù)升級、培養(yǎng)和提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、健全人社檔案管理運行機制、提升檔案管理工作的效率等，充分運用這些對策，能夠有效提高管理效率。

關(guān)鍵詞：人社工作檔案管理;管理觀念;信息技術(shù);職業(yè)素養(yǎng);運用機制

人社檔案管理工作是各地區(qū)人社部門的重點工作內(nèi)容，它主要涉及到檔案的采集、整理、鑒別、保管和統(tǒng)計等內(nèi)容，工作任務(wù)多、工作流程復(fù)雜，做好人社檔案管理工作，對于提升人社部門的工作效率和工作效果具有基礎(chǔ)性作用。在人社檔案管理工作中，相關(guān)人員要做到更好的鑒別和歸檔，工作流程要做到有條理和清晰有序，同時還要針對不規(guī)則的、有折皺、卷角的材料進行修正，通過統(tǒng)一的管理按照類別和年代等進行排序，從而保證工作質(zhì)量，做到目錄表與相關(guān)材料的準確無誤。但是，在實際的工作中會出現(xiàn)一些系統(tǒng)性的問題，需要著重解決。

一、人社工作檔案管理的重要意義

對于人社工作檔案管理而言，它對于國家、社會和個人都具有非常重要的意義，是社會經(jīng)濟發(fā)展和人民生活水平提高的基礎(chǔ)保障。首先，這項工作與每位公民息息相關(guān)，它為學(xué)生升學(xué)與就業(yè)、員工社會保障等提供文檔與數(shù)據(jù)的支持;比如，人社局保管著大學(xué)生的學(xué)籍檔案資料，它不僅為學(xué)生的學(xué)歷證明提供了必要的保障，而且還對其就業(yè)提供了基礎(chǔ)的支持作用;對于社會保障而言，社保局管理著社保卡，它包含了參保人的各項信息，通過此卡能夠辦理失業(yè)保險、養(yǎng)老保險和失業(yè)登記與求職登記等，還能夠申領(lǐng)工傷保險金、失業(yè)保險金、勞動能力鑒定等，同時還對再就業(yè)培訓(xùn)提供幫助。其次，對于不同地區(qū)和各級政府而言，有利于為政府開展各項行政工作提供必要支持，比如，統(tǒng)計失業(yè)率和經(jīng)濟活動數(shù)據(jù)等;同時還能夠為提高政府工作效率與工作質(zhì)量提供幫助，能夠讓政府更快速和更準確地獲取公民職業(yè)和就業(yè)信息，對于解決相關(guān)問題具有積極作用。最后，對于國家層面而言，人力資源與社會保障事業(yè)是國家必須長期建設(shè)的工作，而其中檔案管理又發(fā)揮著重要作用，這些工作也是國家的基礎(chǔ)工程，做好這項工作對于提升國家治理能力與治理水平、加強國家社會保障工作、實現(xiàn)社會保障的信息化建設(shè)等具有非常重要的意義。

二、人社工作檔案管理中存在的問題

首先，人社工作檔案管理的重視程度不夠。我國作為世界第一大人口大國，擁有約14億人口，勞動力資源近9億人，就業(yè)人員高達7億人，而且有著全球最大的中等收入群體，大約為4億人口，受過高等教育或者職業(yè)教育的高素質(zhì)人才約有1.7億人，在當(dāng)前經(jīng)濟形勢下以及產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級的背景下，我國的人口紅利完全可以轉(zhuǎn)為人才紅利，這對于人社檔案管理工作提出了更高的要求。但是由于人社檔案管理工作的長期性和復(fù)雜性，在實際工作中一些地區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)與管理人員對此項工作不重視，常會出現(xiàn)一些不應(yīng)該發(fā)生的問題，比如，檔案丟失等。

其次，人社檔案管理機制不完善。人社檔案管理工作常會涉及到多個部門，很多地區(qū)在人社檔案管理中會采用分類保存的方式，主要是交給不同的部門進行保管，這就導(dǎo)致了在實際工作中需要相關(guān)協(xié)調(diào)，在查找和調(diào)用的時候會造成很多不便，特別是在數(shù)量較大時對于工作人員是一個較大的挑戰(zhàn)。同時，由于我國對于人力資源和社會保障的相關(guān)建設(shè)歷史短、管理經(jīng)驗不足，導(dǎo)致很多機構(gòu)的設(shè)置不合理和發(fā)展的不完善，表現(xiàn)為設(shè)施落后和管理不善等問題。

最后，人社檔案管理人員的綜合素養(yǎng)需提升。人社檔案管理人員在人社檔案管理工作中發(fā)揮著主要作用，他們的工作能力直接影響著檔案管理的效率和效果，但是當(dāng)前我國很多地區(qū)的人社檔案管理人員存在著綜合素養(yǎng)不高的問題。比如，一些人社管理人員的年齡較大、知識陳舊而且不愿意主動學(xué)習(xí)，對先進的管理理念和技術(shù)不感興趣，依然采用傳統(tǒng)的管理辦法工作，這就導(dǎo)致工作效率下降;同時由于人社局的培訓(xùn)、選拔和用人制度的問題，會打擊一些工作人員的積極性，不利于在工作中形成競爭機制，不利于推動人社檔案管理工作的長遠發(fā)展。

三、人社工作檔案管理的優(yōu)化調(diào)整管理策略

1.切實轉(zhuǎn)變?nèi)松鐧n案管理觀念

不同的觀念對于個人和集體具有不同的指導(dǎo)作用，先進的觀念能夠推動個人和集體更好地發(fā)展與進步，不良的觀念將會阻礙個人和集體的發(fā)展與進步。所以，對于提升人社檔案管理工作的效率而言，首先，應(yīng)該從切實轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的人社檔案管理觀念入手，通過加強相關(guān)先進理念的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，切實提升相關(guān)人員的管理意識，促進他們更好地解決檔案管理中存在的問題。其次，人社部門應(yīng)該加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大對人力和物力的投入力度;同時人社局要建立健全具有綜合效能的檔案管理機構(gòu)，主要負責(zé)對人社檔案的完善工作，提高檔案的完整性，也要協(xié)調(diào)各部門的工作，讓各檔案管理部門能夠通過協(xié)調(diào)配合更好地進行工作。

2.加強人社檔案管理的技術(shù)升級

對于人社部門的技術(shù)升級而言，主要是對內(nèi)部進行信息化改造，加強人社檔案管理的信息化建設(shè)，這是當(dāng)前社會發(fā)展的必然趨勢，是順應(yīng)國家行政信息化建設(shè)的必要基礎(chǔ)。在實際的運用中，主要是加強對人社檔案的信息化處理，通過將人社檔案信息進行信息化的整理和管理，能夠有效促進人社檔案管理工作的效率提升。在對于部門的信息化建設(shè)中，要建立多部門統(tǒng)一的信息化工作平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)化與信息化辦公，通過信息資源的共享和電子化操作，能夠有效提升人社檔案管理工作的效率。通過建立電子檔案，不僅能夠提升工作的效率，而且減少紙質(zhì)檔案可能出現(xiàn)的問題，比如，磨損和丟失的問題等，能夠讓檢索更為方便。

3.培養(yǎng)和提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)對于提高人社檔案管理工作的效率具有非常重要的意義，人社管理部門要通過定期組織培訓(xùn)等措施，加強對相關(guān)管理人員的檔案管理法律法規(guī)和先進管理理念的培訓(xùn)，通過相關(guān)的培訓(xùn)工作切實提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理人員的職業(yè)技能，讓日常的檔案管理工作更加高效。在培訓(xùn)之后，要加強落實方面的引導(dǎo)，讓管理人員將培訓(xùn)的理念和實操運用到實際工作中。同時，人社管理部門應(yīng)該加強招聘工作，招聘更多的具有專業(yè)知識和專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員，讓他們積極地發(fā)揮作用，切實提升檔案管理工作的實際效果。此外，人社部門還應(yīng)該實行分責(zé)制度，以此提升檔案管理人員的自覺性與責(zé)任心，通過實行責(zé)任到人的制度，將他們的工作考核與待遇和福利掛鉤，這樣可以更好地提升管理人員工作的積極性與主動性，同時也能夠促進他們更加主動的深入學(xué)習(xí)與持續(xù)學(xué)習(xí)先進的檔案管理技能。

4.健全人社檔案管理運行機制

人社檔案的管理工作通常涉及到多個職能部門和多個領(lǐng)域，與個人的養(yǎng)老、醫(yī)療和生育等保險具有非常密切的聯(lián)系，所以在實際的人社檔案管理中要建立健全完善的運行機制，這樣才能為更好的管理提供制度與機制的保障，促進人社管理工作的高效運用。具體而言，一是要加強社會保障卡的規(guī)范化管理工作，最主要的是防止信息泄露與盜用等;二是加強12333人社電話咨詢服務(wù)熱線的建設(shè)工作，讓其發(fā)揮更好的作用，為公民的問題咨詢提供方便，人社部門應(yīng)該加強對其人員的培訓(xùn)，設(shè)置更多的電話接聽人員;三是加強對個人養(yǎng)老保險和醫(yī)療保險的管理工作，防止個人套取國家社保基金、為公民就醫(yī)等提供更多的幫助;四是加強對干部與職工的人事檔案管理工作，這項工作涉及到自身單位的建設(shè)問題，以及流動人員的檔案管理工作，主要涉及到對大學(xué)生、參軍人員和外來務(wù)工者的管理;五是加強建設(shè)勞動保障的監(jiān)察與舉報制度的建設(shè)，可以運用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督等。

5.提升檔案管理的服務(wù)作用

人社管理部門應(yīng)該推進公共服務(wù)事項的數(shù)據(jù)開放以及信息共享，更好實現(xiàn)個人信息檔案的異地等級，以及相關(guān)業(yè)務(wù)的協(xié)同辦理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，實現(xiàn)社保關(guān)系的高效率轉(zhuǎn)移與接續(xù)，更好地實現(xiàn)異地就醫(yī)結(jié)算和相關(guān)資格認證等。

四、結(jié)束語

綜上所述，對于人社工作檔案管理而言，它對于國家、政府和個人都具有非常重要的意義：主要是能夠促進國家人力資源和社會保障系統(tǒng)的建設(shè)，有利于增強綜合國力與國際競爭力;對于提升政府工作效率具有重要的幫助作用，開展各項行政工作提供必要的支持，有利于提升政府工作的效率;對于個人的就業(yè)、養(yǎng)老和醫(yī)療則意義更為重大。我們要認識到不同地區(qū)人社工作檔案管理中存在的問題，并通過切實轉(zhuǎn)變?nèi)松鐧n案管理觀念、加強人社檔案管理的技術(shù)升級、培養(yǎng)和提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、健全人社檔案管理運行機制，切實提升檔案管理工作的效率，讓社會保障惠及更多人，更好地為廣大公民提供服務(wù)。

參考文獻：

[1]玄淑云.人社工作檔案管理的重要性分析及其管理策略研究[J].勞動保障世界，2017（9）.

[2]王曉鋒.人社檔案管理工作的重要性分析及其策略研究[J].數(shù)字化用戶，2018， 24（23）.

[3]敖 毅.談社保檔案的重要性及其管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）：99-99.

[4]楊 波.新形勢下做好退休人員檔案管理工作的重要性分析[J].科學(xué)中國人，2014（4）：62-62.

[5]侯安文.基層人社檔案管理工作存在的問題及策略探討[J].蘭臺內(nèi)外，2019， 240（03）：66-67.