檔案在人力資源管理中的作用

侯艷青

【摘 要】近些年，我國的經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，企業(yè)隨之快速進(jìn)步，目前，人力資源能夠把檔案作為企業(yè)日常工作需求及了解教職員工綜合工作能力的重要工具，從而對(duì)教職員工的個(gè)人工作能力、工作經(jīng)驗(yàn)及興趣愛好有一個(gè)清楚的了解，有利于企業(yè)員工的選拔、教職員工的定向性栽培等工作的順利開展，可是，人力資源檔案管理包含的內(nèi)容十分豐富且比較復(fù)雜，在檔案管理工作當(dāng)中，高校人員的流動(dòng)對(duì)其造成了很大的影響，為此，針對(duì)人力資源管理中人事檔案管理的具體作用進(jìn)行論述具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理;人事檔案;作用;措施

檔案管理是一份非?？菰锏墓ぷ鳎菍?duì)事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)來說有著非常重要的意義，所以必須要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)階段的檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比發(fā)生了巨大的變化，傳統(tǒng)的檔案只是依靠紙質(zhì)來進(jìn)行保存，所以在管理時(shí)只需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，但是在現(xiàn)階段的發(fā)展中，檔案形式趨于多元化，既包括有紙質(zhì)檔案又有電子檔案，這給檔案管理增添了難度。所以需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式以及方法進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，并建立一個(gè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化制度。

1.人事檔案與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案可以提供有關(guān)人力資源管理的最基本信息。人力資源管理是通過使用現(xiàn)代科學(xué)方法組織、協(xié)調(diào)、培訓(xùn)和部署與物質(zhì)資源有關(guān)的人力資源。在最合理的狀態(tài)下保持人力和物力資源，同時(shí)適當(dāng)?shù)丶?lì)和監(jiān)督人們的思想、心理和行為。使員工充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮自身能力，從而使人力資源管理更加合理。最后，使公司的發(fā)展和個(gè)人能力的發(fā)展相適應(yīng)。人力資源管理活動(dòng)，即人力資源規(guī)劃、招聘和部署、培訓(xùn)和發(fā)展、績效管理、薪酬和福利管理以及勞動(dòng)關(guān)系管理一體化。所以，人事檔案與人力資源管理的關(guān)系是分不開的，是緊密聯(lián)系的。人力資源管理中信息的載體就是人事檔案，人力資源在各個(gè)領(lǐng)域應(yīng)用能使人事檔案的發(fā)展越來越往前走，同時(shí)人事檔案的管理，又會(huì)使人力資源的使用更加準(zhǔn)確。所以說這兩者之間是相輔相成的。

2.人事檔案在人力資源管理中的作用

2.1為人力資源管理提供真實(shí)可靠的信息

在企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，要最大限度挖掘每一位教職員工的潛能，促使每一位教職員工的能力得到充分發(fā)揮，這樣才能夠使得每一個(gè)崗位的教職員工價(jià)值得到最佳的體現(xiàn)。為此，人力資源管理部門通過對(duì)人事檔案的調(diào)查來了解教職員工的具體情況，通過人員檔案內(nèi)容的記錄，來進(jìn)行企業(yè)各崗位人才的安排，按照每位教職員工的特長來進(jìn)行崗位的安排，從而使得人力資源的作用得到充分性的發(fā)揮。

2.2考核成績中的作用

同時(shí)在單位人力資源管理工作中，獎(jiǎng)懲和晉升都需要通過人事考核、績效評(píng)估和薪酬分配來實(shí)現(xiàn)，而通過做好人事檔案管理工作，可以將員工在工作中的具體表現(xiàn)和能力充分反映出來，能夠?yàn)閱挝粚?duì)員工進(jìn)行素質(zhì)和能力的評(píng)估提供重要參考信息，從而做出合理的決策。

2.3人事檔案可以給予有效的激勵(lì)措施

人這一生有很多需求，包括身體、安全、社交、尊重和自我滿足的需求。不同的人在不同的時(shí)間有不同的需求，因此員工的需求水平也不同。因此，我們可以研究員工的檔案和材料，了解員工的實(shí)際需求，然后對(duì)個(gè)人使用個(gè)性化的激勵(lì)。

2.4文件內(nèi)容類似，減少了人事檔案的價(jià)值

人事檔案是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中發(fā)展的真實(shí)反映，因此它應(yīng)該是一個(gè)人的真實(shí)情況的全面和客觀的表達(dá)。讓考察者在翻閱時(shí)可以清楚的了解到信息。但是，目前人事檔案資料單一，內(nèi)容缺乏真實(shí)性，資料空白、沒有個(gè)人特色表現(xiàn)，失去了真正的價(jià)值。它損害了員工的積極性，使整個(gè)組織承擔(dān)了不必要的損失。

3.提高人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

3.1增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性

真實(shí)性是人事檔案的基礎(chǔ)性特征，一般情況下，人事檔案管理工作具體涵蓋了對(duì)教職員工檔案的審查、個(gè)人信息真實(shí)性的調(diào)查、虛假信息的排除及對(duì)教職員工個(gè)人信息的進(jìn)一步拓展，從而創(chuàng)建高校人才數(shù)據(jù)庫，需要指出的問題是，高校人才數(shù)據(jù)庫需要安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理，并且要做好個(gè)人信息的及時(shí)更新，針對(duì)高校的管理層及專業(yè)技術(shù)人才要將其個(gè)人信息搜集記錄完整。在現(xiàn)代化高校的人事檔案管理過程當(dāng)中，要盡可能借助先進(jìn)的多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過影像資料的方式來對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行登記，從而拓展個(gè)人檔案的信息范圍，使得個(gè)人信息資料盡可能地完善化，使得個(gè)人檔案信息的可利用價(jià)值得到最大限度的提高。

3.2規(guī)范檔案管理，強(qiáng)化人事檔案管理在人力資源管理中的作用

在人事檔案管理工作中，通過對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，可以有效開發(fā)人事檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)人事檔案的重要作用。在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性特點(diǎn)，因此在人事檔案管理工作中，需要對(duì)檔案材料的形成、審核、整理、保管和傳遞等方面給予充分的重視，以便于為檔案的利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)在當(dāng)前人事檔案管理工作中，還需要加快管理觀念的轉(zhuǎn)變，可以通過擴(kuò)大存檔范圍，建立人才數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行更新，從而為人力資源開發(fā)提供重要的依據(jù)。

3.3加強(qiáng)人事檔案的及時(shí)收集和識(shí)別

首先，人事檔案的歸檔過程是一個(gè)整體，它們是相互關(guān)聯(lián)的。在長期文檔管理工作中，通常存在不可避免的情況，例如文件的缺失部分。因此，文件管理員應(yīng)及時(shí)組織員工文件信息的上交，以確保完整的收集和準(zhǔn)確的信息。為整個(gè)業(yè)務(wù)部門的工作順利開展創(chuàng)建條件，并以此來準(zhǔn)確的掌握每個(gè)員工的狀態(tài)。其次嚴(yán)格對(duì)待上交的個(gè)人資料，對(duì)于不符合要求的及時(shí)給予返回，改正后再收入檔案，做到人事檔案管理的有序性。

3.4做好立卷歸檔工作

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是為了將檔案的使用價(jià)值發(fā)揮到最大，而立卷歸檔工作就是其中最為關(guān)鍵的工作環(huán)節(jié)。在立卷歸檔工作開展中，首先需要做的就是將所有的案卷進(jìn)行歸納整理，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的初步工作。其次需要做的就是對(duì)案卷的重新組合，重新組合就是為了將一些內(nèi)容混雜、組卷過厚的案卷進(jìn)行重新組卷。最后就是需要結(jié)合實(shí)際的工作狀況，規(guī)范著錄工作，在著錄過程中要全面地做好初始基礎(chǔ)工作。

4.結(jié)語

人事檔案是企業(yè)每一位教職員工個(gè)人信息的詳細(xì)記錄，特別記載了其從參加工作到現(xiàn)在的所有表現(xiàn)，是企業(yè)進(jìn)行人力資源科學(xué)合理性配置的重要依據(jù)，關(guān)系著高校的人才選拔與針對(duì)性培訓(xùn)，為此，企業(yè)在開展人力資源管理工作當(dāng)中，要根據(jù)企業(yè)教職員工的具體情況來選擇最為適合的人事檔案管理方案，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)實(shí)需求進(jìn)行人事檔案管理的實(shí)時(shí)性創(chuàng)新，從而促使人力資源管理的作用得到最大限度的發(fā)揮，體現(xiàn)出其固有的重要價(jià)值。

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