新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考

徐逢舉

摘要：檔案包括的內(nèi)容和種類很多，其特點在于其資料性，且具有重要的保存價值，主要是指各單位參與各項社會活動中形成的各類資料，并以文字、圖表以及音像等不同形式存在。無論是哪個企業(yè)事業(yè)單位的檔案，都是一種重要的信息資源，具有不可替代性和重要的應(yīng)用性。本文主要以機關(guān)檔案管理工作為例，分析其主要存在哪些不足，并對如何進(jìn)一步改進(jìn)其管理加以闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理;組織建設(shè);制度建設(shè);信息化

在當(dāng)前社會經(jīng)濟快速發(fā)展之下，各行各業(yè)都在與時俱進(jìn)。以檔案管理工作為例，同樣也面臨著許多新問題、新壓力和新挑戰(zhàn)。那么，作為檔案管理工作者，應(yīng)該如何更好地承擔(dān)起檔案管理工作的職責(zé)，是應(yīng)該深入思考的問題。

1、在檔案管理工作方面主要不足

1.1亟需建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍

雖然我國在檔案管理方面已經(jīng)逐步走上正軌，但對于建立專業(yè)化檔案管理人才隊伍來說，主要存在的不足之處仍然很多。其表現(xiàn)在以下方面。一是高校在檔案管理這一專業(yè)化設(shè)置方面，時間較短，其結(jié)果是使專業(yè)化檔案管理人才數(shù)量相對不足，造成人才在供給方面受到數(shù)量和質(zhì)量方面的限制。二是日常培養(yǎng)培訓(xùn)不夠。以各機關(guān)單位為例，從事檔案管理工作的人員多數(shù)在檔案管理方面屬于半路出家，未經(jīng)過專業(yè)化培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，加上培訓(xùn)和再教育方面的機制欠缺，使機關(guān)檔案管理人員存在著老、少、低現(xiàn)象。即，年紀(jì)偏大;少，即專業(yè)人員數(shù)量少;低，即，專業(yè)素質(zhì)較低，能力不足，而且，從其結(jié)構(gòu)組成來看，其科學(xué)性不足。三是需要提升對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。主要表現(xiàn)在因重視程度不足，使檔案管理部門未能獲得足夠的專項經(jīng)費，這也直接影響到科學(xué)化配置檔案管理工作專業(yè)人才及其有序培訓(xùn)，對加強檔案管理工作造成一定制約和不良影響。

1.2規(guī)章制度亟需要進(jìn)一步完善及執(zhí)行缺位

目前來看，相當(dāng)部分機關(guān)在檔案管理工作方面，屬于粗放式的，其主要表現(xiàn)在管理制度亟需要進(jìn)一步完善，而且崗位職責(zé)不夠明確，未能做到很好地責(zé)任到人。其結(jié)果是導(dǎo)致各類檔案資料未能在歸檔時做到嚴(yán)格審查，材料很大程度上存在著不完整性，而且，造假現(xiàn)象也屬于常見現(xiàn)象，在相當(dāng)程度上影響到其真實性和完整性。而且，即便是有完善的制度，其在執(zhí)行方面，缺位現(xiàn)象也較為普遍。

1.3管理模式較為落后亟需提升信息化水平

目前來看，大多數(shù)的機關(guān)各單位進(jìn)行檔案管理時，仍以傳統(tǒng)管理模式為主，紙質(zhì)檔案是檔案管理的主流，在檔案管理方面，信息化水平仍然較低。對于紙質(zhì)檔案來說，其主要在以往的工作中發(fā)揮和重要的憑證作用和記錄作用，仍然有其生命力，但當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，紙質(zhì)檔案在管理方面的不足已經(jīng)十分明顯，如重復(fù)利用性，在歸檔時工作量較大，保管不便等，這些弊端已經(jīng)顯現(xiàn)，數(shù)字化管理和建立電子檔案已經(jīng)是一種不可取代的必然性趨勢，需要引起重視和注意。

2、加強機關(guān)各項檔案管理工作應(yīng)采取的具體策略

2.1加強專業(yè)化檔案管理隊伍建設(shè)

在時代不斷快速發(fā)展之下，機關(guān)在檔案管理工作也應(yīng)該勇于面對新的形勢，迎接新挑戰(zhàn)，滿足新要求。這些，都要求機關(guān)在檔案管理工作方面做到隊伍建設(shè)的專業(yè)化，以滿足社會發(fā)展方面需要。因此，對于新時期從事檔案工作的人員來說，更應(yīng)該不斷提升自身綜合素質(zhì)，以適應(yīng)管理形勢的需要。檔案工作屬于技術(shù)性強、專業(yè)性強的工作，在理論和技術(shù)方面均有其規(guī)范，因此，機關(guān)單位要在錄用檔案管理工作人員時，把牢入口關(guān)，堅持以專業(yè)化、正規(guī)化為標(biāo)準(zhǔn)，確保這些人員具有專業(yè)化檔案背景，有檔案理論和實踐經(jīng)驗為基本要求，使他們能在進(jìn)入工作崗位后，迅速勝任工作，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，還應(yīng)該堅持用好現(xiàn)有人才，采用多種手段和渠道，加強他們的再培訓(xùn)和再教育，使他們通過學(xué)習(xí)，實現(xiàn)管理理念的快速轉(zhuǎn)變，加快自身知識結(jié)構(gòu)的快速更新，使檔案管理方法更具現(xiàn)代性，手段更具先進(jìn)性，提升檔案管理工作的整體水平。

2.2嚴(yán)格抓好管理制度的完善和執(zhí)行

在新的歷史時期，機關(guān)在檔案管理方面，更應(yīng)該大膽打破原有思路的制約和束縛，不斷在提升管理方面實現(xiàn)新的突破，以實現(xiàn)其科學(xué)性和有序性發(fā)展。要做到這一點，必須要做到一手抓好各項制度的制定和完善，一手抓好各項管理制度的落實，做到用制度說話，用制度去管人和管事，實現(xiàn)檔案工作科學(xué)化和規(guī)范化。在抓好制度落實方面，主要應(yīng)該做到：一是將制度管理落實到人，用制度實現(xiàn)當(dāng)前機關(guān)工作人員在檔案管理方面的懶、散、亂現(xiàn)象的改變;二是完善競爭上崗的各項制度，實現(xiàn)專業(yè)的事專業(yè)的人做，選拔優(yōu)秀的專業(yè)人才，充實到相應(yīng)的工作崗位上;三是要從經(jīng)費方面給予有效保證，提升檔案管理工作的軟件和硬件水平。

2.3用信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理模式創(chuàng)新

信息技術(shù)近年來實現(xiàn)了快速發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)，引進(jìn)信息化手段。這對提升檔案管理工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量是一條十分重要的途徑。要做到這一點，主要應(yīng)該從拓展管理平臺，積極構(gòu)建機關(guān)在檔案管理方面的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等方面來抓好具體工作。如，要加快實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，實現(xiàn)檔案信息及時轉(zhuǎn)化為計算機可以識別的數(shù)字信息;要將這些信息及時錄入數(shù)據(jù)庫專門管理平臺，將其轉(zhuǎn)化為各種機讀數(shù)據(jù)，并確保其準(zhǔn)確性和可讀性;要從內(nèi)部，對檔案管理業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)做好調(diào)整，主要是簡化整理流程，深化數(shù)字檢索，嚴(yán)格做好各類數(shù)據(jù)的保管和保護(hù)。這方面，主要應(yīng)該加強硬件及軟件方面的投入，確保各項數(shù)據(jù)的安全。

3、結(jié)束語

綜合以上所述，當(dāng)前，在新的歷史時期，各行各業(yè)都在與時俱進(jìn)。對于檔案管理工作來說，更應(yīng)該勇于面對信息化時代的挑戰(zhàn)，不斷自我加壓，大膽脫離傳統(tǒng)的檔案管理模式，堅持用現(xiàn)代化手段和新的管理理念，切實提升檔案工作水平，實現(xiàn)與時俱進(jìn)。重點應(yīng)該從強化專業(yè)人員隊伍建設(shè)，強化制度的完善以及制度的落實等方面，切實提升機關(guān)檔案管理工作水平，使其更好地達(dá)到規(guī)范化、制度化和信息化三個方面標(biāo)準(zhǔn)，以更好地適應(yīng)時代要求。

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