淺談新時(shí)期國有企業(yè)人事檔案的管理與創(chuàng)新

王珂 朱江 田野

摘 ?要：國有企業(yè)人事檔案管理工作對于企業(yè)人才管理、人才部署，提升自身企業(yè)文化建設(shè)都有著重要意義。做好人事檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展其促進(jìn)與推動(dòng)作用。本文將通過對國有企業(yè)人事檔案管理重要性的分析，提出進(jìn)一步加強(qiáng)國有企業(yè)人事檔案管理的有效措施，以期對國有企業(yè)人事檔案管理以啟示。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);人事檔案;重要性;管理;創(chuàng)新

人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，是在人事管理過程中，以個(gè)人為單位組合起來，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。人事檔案具有真實(shí)性、可靠性、保密性、獨(dú)立性。

國有企業(yè)人事檔案管理對于員工任免、調(diào)動(dòng)及管理有著重要作用，也是員工人事考核的主要依據(jù)，其重要性不言而喻。

一 國有企業(yè)人事檔案管理與創(chuàng)新的重要性

（一）有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)人才管理

人事檔案比較客觀真實(shí)的記錄和反映了企業(yè)員工的家庭基本情況、個(gè)人工作經(jīng)歷及德、能、績等情況，有助于企業(yè)了解在職人員的情況，從而掌握科學(xué)發(fā)展的第一首資料，建立企業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備結(jié)構(gòu)，以便國有企業(yè)在制定長期發(fā)展目標(biāo)的過程中科學(xué)分析，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，揚(yáng)長避短，實(shí)現(xiàn)人才部署，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

（二）有助于保障企業(yè)人才結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性

人才是企業(yè)發(fā)展的有力保障，對于人才的調(diào)配、管理通過人事檔案管理體現(xiàn)，合理設(shè)置崗位，科學(xué)利用人才，建立適合企業(yè)自身發(fā)展的人才選拔制度，保障國有企業(yè)人才結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性，從而保證企業(yè)立足于激烈的市場競爭中，增強(qiáng)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力。

（三）有助于提高企業(yè)自身文化建設(shè)

企業(yè)文化是企業(yè)增強(qiáng)核心競爭力的“軟文化”，是凝心聚力、團(tuán)結(jié)一致的向心力。有效、科學(xué)的管理認(rèn)識(shí)檔案，對企業(yè)現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，建立檔案信息，引導(dǎo)專業(yè)技能人才合理流動(dòng)，正確調(diào)整人才與企業(yè)、人才與人才之間的關(guān)系，于無形中促進(jìn)人才對企業(yè)的認(rèn)同感和歸屬感，將自身的發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展緊密結(jié)合到一起，企業(yè)才能呈現(xiàn)“爭先創(chuàng)優(yōu)”、“積極向上”的好風(fēng)氣，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展與文化建設(shè)。

二 加強(qiáng)國有企業(yè)人事檔案管理與創(chuàng)新的有效策略

（一）完善制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案資料管理工作

良好的制度保證，為人事檔案管理工作提供了可靠保證和重要依據(jù)，只有合理、完善的制度才能保證人事檔案管理工作的連續(xù)性與可靠性。

完善國有企業(yè)人事檔案管理，首先要完善制度，以條文形式明確人事檔案管理制度，規(guī)范人事檔案的資料收集、歸檔、保管、轉(zhuǎn)借、閱讀、利用等一系列活動(dòng)。同時(shí)要建立健全的檔案管理工作考核制度和責(zé)任追究制度，以避免檔案的丟失與改動(dòng)，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的監(jiān)管，嚴(yán)格手續(xù)，規(guī)范程序，認(rèn)真登記人事檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接受材料、查閱、借閱，有效地保護(hù)檔案的完整性，制約檔案涂改、泄密等現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)管理，提高檔案管理人員的素質(zhì)

國有企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)配置專職人事檔案管理人員，以專業(yè)知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)做好人事檔案管理工作;同時(shí)要選擇政治強(qiáng)、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)正、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事重要人事檔案管理工作，以保證人事檔的保密性。

工作中要注重對檔案管理人員的教育培養(yǎng)，定期組織人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，精通業(yè)務(wù)，同時(shí)做好思想政治工作，進(jìn)一步了解人事檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心;除此之外，要加強(qiáng)企業(yè)人文關(guān)懷，多關(guān)心檔案管理人員的生活、工作，落實(shí)檔案管理人員待遇，激發(fā)工作的積極性和主動(dòng)性，熱愛本職工作，做好本職工作，形成良性循環(huán)。

（三）加大投入，確保人事檔案的完整性，做好檔案信息化建設(shè)

國有企業(yè)的人事檔案是國家重要的檔案資料，要做好人事檔案的保護(hù)工作，包括人事檔案的維護(hù)、搶救、修補(bǔ)工作。相關(guān)部門要加大人事檔案管理工作的資金投入，將人事檔案管理工作經(jīng)費(fèi)納入企業(yè)經(jīng)費(fèi)預(yù)算行列，建立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)規(guī)范、科學(xué)的檔案室、檔案柜，安裝監(jiān)控，確保檔案室的配套保護(hù)措施如防盜、防火、防潮、防蟲，保持檔案室良好的通風(fēng)與采光。

同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理的硬件和軟件配備，做好檔案信息化建設(shè)工作。配備必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代科技產(chǎn)品，將人事檔案紙質(zhì)版與電子數(shù)據(jù)錄入電腦以完整保存，實(shí)現(xiàn)查檔、歸檔、調(diào)檔的信息化，提高人事檔案工作的信息化管理水平，確保人事檔案利用安全，檔案材料無損壞、無丟失，不失密、不泄密。

（四）提高質(zhì)量，注重人事檔案材料收集，完善個(gè)人人事檔案

國有企業(yè)干部與員工在政治經(jīng)濟(jì)體制的要求下不斷提升自身，其在學(xué)歷、培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)方面材料會(huì)隨工作年限增長而增多，需要?dú)w檔的材料也務(wù)必要及時(shí)，認(rèn)真整理，做好人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，完善企業(yè)干部與員工的個(gè)人人事檔案。同時(shí)，對于不符合歸檔要求的材料要及時(shí)處理，規(guī)范人事檔案管理;對于材料不齊全的要及時(shí)通知本人進(jìn)行補(bǔ)辦，以保證人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。

（五）與時(shí)俱進(jìn)，做好人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

信息時(shí)代，要充分利用各種有效手段與網(wǎng)絡(luò)資源，發(fā)揮先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的作用，將其與人事檔案管理工作有效結(jié)合起來，一方面實(shí)現(xiàn)人事檔案材料的保管工作，另一方面提高人事檔案管理工作的工作效率與工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新。

人事檔案材料的保管工作，借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，準(zhǔn)確、及實(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事紙質(zhì)檔案與數(shù)據(jù)格式并存，以防紙質(zhì)材料丟失、人為改動(dòng)帶來的不便與麻煩。

總之，人事檔案管理工作的創(chuàng)新，主要體現(xiàn)在人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化建設(shè)方面，做好檔案現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享等，切實(shí)解決檔案管理中存在的新問題，更好地服務(wù)于企業(yè)人才管理。

結(jié)語：

國有企業(yè)人事檔案管理工作需要從思想、資金、管理、制度、技術(shù)等方面加以完善，以實(shí)現(xiàn)人事檔案更好地服務(wù)于組織人事工作，使之成為國有企業(yè)用人的參考標(biāo)準(zhǔn)，也有效促進(jìn)國有企業(yè)的改革、發(fā)展與穩(wěn)定。

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作者簡介：王珂，男，漢族，1987年9月，湖北武漢，碩士研究生，人力資源管理，工程師，國網(wǎng)湖北省電力有限公司電力科學(xué)研究院。