政府采購(gòu)模式下高校圖書館圖書采購(gòu)質(zhì)量探析

史素榮 劉亞紅

摘 要： 本文分析了政府采購(gòu)模式對(duì)圖書采購(gòu)產(chǎn)生的3個(gè)積極影響和6個(gè)不利影響，提出了政府采購(gòu)模式下控制圖書采購(gòu)質(zhì)量的6種方法。分別是保證招標(biāo)文件的質(zhì)量，細(xì)化圖書供應(yīng)合同條款，提高圖書訂單質(zhì)量，重視圖書加工跟蹤服務(wù)，嚴(yán)把圖書入藏關(guān)，全面進(jìn)行圖書質(zhì)量評(píng)價(jià)。

關(guān)鍵詞： 政府采購(gòu);招標(biāo)采購(gòu);圖書采訪;采訪質(zhì)量

中圖分類號(hào)：G253.1 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

為貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》及其實(shí)施條例，越來越多的高校圖書館采用了政府采購(gòu)模式購(gòu)買圖書。政府采購(gòu)用于圖書采購(gòu)，既有一定的優(yōu)勢(shì)，又存在文獻(xiàn)采購(gòu)質(zhì)量難以保證的問題。如何加強(qiáng)政府采購(gòu)圖書的質(zhì)量監(jiān)控，是圖書館資源建設(shè)急需解決的問題。

1政府采購(gòu)模式對(duì)圖書采購(gòu)產(chǎn)生的影響

1 .1 積極影響

1.1 .1 有利于優(yōu)良供書商中標(biāo)

政府采購(gòu)，可使圖書采購(gòu)更具規(guī)范性、透明性，能較好地避免暗箱操作或是人情關(guān)系等不當(dāng)行為的發(fā)生，有利于遴選出優(yōu)質(zhì)的供書商。

1.1.2 ?保證購(gòu)書經(jīng)費(fèi)?？顚Ｓ?/p>

在傳統(tǒng)采購(gòu)模式下，購(gòu)買圖書既要考慮圖書館所需，又要盡量節(jié)約預(yù)算，造成經(jīng)費(fèi)無(wú)法保證。政府采購(gòu)模式下，購(gòu)書經(jīng)費(fèi)專款專用，采購(gòu)資金得以保障。

1.1.3 ?能夠獲取更多的增值服務(wù)

政府招標(biāo)采購(gòu)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，使得文獻(xiàn)加工業(yè)務(wù)外包成為可能，有實(shí)力的書商可以做到全加工服務(wù)。極大地減輕了圖書館采編部門的工作強(qiáng)度，提高了圖書館經(jīng)費(fèi)的使用效益。

1.2 ?不利影響

1.2.1 ?復(fù)雜的招標(biāo)程序直接影響了圖書采購(gòu)進(jìn)度

圖書館每年的采購(gòu)預(yù)算從上報(bào)到經(jīng)費(fèi)下達(dá)，要經(jīng)歷三個(gè)月左右的時(shí)間。經(jīng)費(fèi)下達(dá)后，其使用要獲得校財(cái)務(wù)部門的許可，負(fù)責(zé)招標(biāo)的部門向政府采購(gòu)部門上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，政府采購(gòu)部門向社會(huì)發(fā)出招標(biāo)采購(gòu)?fù)ǜ妫拍芙M織開標(biāo)。中標(biāo)供應(yīng)商要經(jīng)過一周的公示期。這些必不可缺的流程，直接延緩了圖書采購(gòu)的進(jìn)度。

1.2.2 ?中標(biāo)以折扣率定論，不能保證圖書質(zhì)量

政府采購(gòu)模式下，政府采購(gòu)部門采用的評(píng)標(biāo)方式多以強(qiáng)調(diào)價(jià)格的因素，使低價(jià)格成為競(jìng)標(biāo)成功最重要的因素。為了獲取中標(biāo)資格，圖書供應(yīng)商把利潤(rùn)壓到最低，有的甚者低于市場(chǎng)成本。到履行合同時(shí)，供書商為了保證其收益，就盡可能想辦法進(jìn)行成本轉(zhuǎn)嫁，導(dǎo)致圖書質(zhì)量難以保障。

1.2.3 ?供書商書源存在一定局限性

不同的供書商具有不同的區(qū)域優(yōu)勢(shì)、經(jīng)營(yíng)方針和進(jìn)貨渠道，僅憑單一供應(yīng)商無(wú)法將本年度出版的圖書收集齊全。圖書館招標(biāo)后只能與中標(biāo)的供書商合作，選擇余地小，采購(gòu)渠道單一。

1.2.4 ?供書商書目質(zhì)量不高影響采購(gòu)質(zhì)量

供書商提供的書目數(shù)據(jù)缺乏應(yīng)有反映圖書特征的內(nèi)容，造成采購(gòu)人員判斷該書的價(jià)值時(shí)帶有盲目性;供書商提供的書目時(shí)效性不高，采購(gòu)人員為了完成任務(wù)，不得不違心圈選;供書商提供的書目針對(duì)性不強(qiáng)，造成無(wú)效采訪數(shù)據(jù)過多。

1.2.5 ?圖書采購(gòu)缺乏連續(xù)性

圖書采購(gòu)的招標(biāo)工作一般都在下半年進(jìn)行。上半年，有大量的時(shí)間可以購(gòu)書，由于沒有招標(biāo)，沒辦法進(jìn)行，使得圖書采購(gòu)缺乏連續(xù)性[1]。

2政府采購(gòu)模式下控制圖書采購(gòu)質(zhì)量的方法

2.1 ?保證招標(biāo)文件的質(zhì)量

招標(biāo)文件是招標(biāo)人評(píng)標(biāo)、投標(biāo)人準(zhǔn)備投標(biāo)文件及招投標(biāo)雙方簽訂合同的依據(jù)，必須保證其質(zhì)量。

2.1.1 ?投標(biāo)人的資質(zhì)要求

資質(zhì)是投標(biāo)人實(shí)力的具體體現(xiàn)，只有具有良好的資質(zhì)，才能提供良好的服務(wù)。

2.1.2 ?對(duì)圖書大類的要求

圖書出版具有持續(xù)性的動(dòng)態(tài)特征，為了給投標(biāo)人提供報(bào)價(jià)依據(jù)，可以提供采購(gòu)的圖書大類和重點(diǎn)采購(gòu)大類。這樣做，也可避免投標(biāo)人提供無(wú)用書目，影響圖書采購(gòu)質(zhì)量。

2.1.3 ?對(duì)投標(biāo)人提供采訪書目數(shù)據(jù)的要求

目前我國(guó)有數(shù)百家出版社，不同出版社出版圖書的專業(yè)分布和出版重點(diǎn)各不相同。有的中標(biāo)商因利潤(rùn)考慮，故意漏掉那些利潤(rùn)低的學(xué)術(shù)類書目或發(fā)行量小難采集的書目，給圖書的采購(gòu)造成一定的困難[2]。目前，已經(jīng)有專門機(jī)構(gòu)研制出網(wǎng)絡(luò)版的“圖書館智能采訪管理系統(tǒng)”，院系師生均可通過網(wǎng)絡(luò)參與圖書選購(gòu)。通過條件設(shè)置，系統(tǒng)能夠自動(dòng)獲取符合要求的書目，減輕采購(gòu)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。如果把免費(fèi)使用“圖書館智能采訪管理系統(tǒng)”寫進(jìn)招標(biāo)文件中，不但提高資源建設(shè)讀者的參與度，還為圖書館節(jié)省了經(jīng)費(fèi)。

2.1.4 ?對(duì)圖書出版時(shí)間的要求

明確采購(gòu)圖書的出版時(shí)間，可以使招標(biāo)人能夠較準(zhǔn)確地計(jì)算出圖書折扣率，同時(shí)也保證了采購(gòu)圖書的時(shí)效性。

2.1.5 ?對(duì)采購(gòu)方式的要求

能夠滿足書目訂購(gòu)、省內(nèi)外現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)等多種形式的采購(gòu)要求。

2.1.6 ?對(duì)圖書訂單的要求

如果是書目選劃訂單，由采訪人員選劃后直接生成訂單。如果是現(xiàn)采圖書，采集器由供書商提供，要求供書商將現(xiàn)采信息發(fā)送至采購(gòu)方，由采購(gòu)方審查后生成訂單。采購(gòu)方發(fā)送給供書商的訂單，是供書商提供圖書的唯一依據(jù)。

2.1.7 ?圖書編目、加工、典藏業(yè)務(wù)外包的要求

要規(guī)定編目數(shù)據(jù)的誤差率，規(guī)定圖書加工所需要的材料及圖書加工的具體細(xì)節(jié)。此外，圖書是否需要上架，運(yùn)送圖書費(fèi)用如何支出，都要在文件中寫清楚，作為約束供書商的法律依據(jù)。

2.1.8 ?到書時(shí)間的要求

根據(jù)各單位財(cái)務(wù)報(bào)帳的最后截止日期，適當(dāng)提前一段時(shí)間。與中標(biāo)商合作得知，中標(biāo)商能按約定時(shí)間完成任務(wù)的很少，給出預(yù)留時(shí)間后，即使供書商推遲交書時(shí)間，也不影響報(bào)賬工作。

2.2 ?細(xì)化圖書供應(yīng)合同條款

在與中標(biāo)商簽署供書合同時(shí)，應(yīng)明確供書商提供書目的范圍，采購(gòu)的途徑，訂單的生成方式，訂單的到書率，圖書外包費(fèi)用的支付，違約后的處罰措施等等，作為處理合同糾紛時(shí)的法律依據(jù)。

2.3 ?提高圖書訂單質(zhì)量

2.3.1 ?成立圖書采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，提高圖書采全率

為了彌補(bǔ)圖書館采訪人員采購(gòu)圖書的單一性，圖書館應(yīng)成立專門的圖書采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，團(tuán)長(zhǎng)由圖書館主管業(yè)務(wù)的副館長(zhǎng)兼任，成員由教師小組、學(xué)生小組、圖書館采購(gòu)小組組成。這樣，由專業(yè)教師、學(xué)生代表、圖書館相關(guān)部門工作人員組成的采訪團(tuán)隊(duì)，就可以各取所長(zhǎng)，提高圖書的采全率。

2.3.2 ?圖書館專職采購(gòu)人員嚴(yán)把訂單生成關(guān)

不論是書目采購(gòu)，還是現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)，所選書目都要發(fā)送到資源建設(shè)部專職采訪人員手中，由專職采訪人員決定圖書的訂購(gòu)取舍。因?yàn)閷Ｂ毑稍L人員在圖書采訪前已經(jīng)做了精心的計(jì)劃及廣泛的調(diào)查，對(duì)所需購(gòu)入的文獻(xiàn)已經(jīng)心中有數(shù)，可以確保圖書采購(gòu)的系統(tǒng)性與完整性。

2.4 ?重視圖書加工跟蹤服務(wù)

由于供書商合作的采購(gòu)方不止一家，且采購(gòu)方對(duì)各自圖書加工的要求也不相同，所以供書商為了趕進(jìn)度，在加工過程中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。這就要求采購(gòu)方多與供書商加強(qiáng)溝通，避免在圖書驗(yàn)收時(shí)才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致延遲。

2.5 ?嚴(yán)把圖書入藏關(guān)

現(xiàn)在圖書館都使用了自動(dòng)化管理系統(tǒng)，圖書館典藏分配圖書后，將書目移交清單發(fā)送至供書商，作為供書商打包送書的依據(jù)。驗(yàn)收?qǐng)D書的時(shí)候，采購(gòu)方和供書商各出人員，對(duì)照書目移交清單驗(yàn)收?qǐng)D書，不合格圖書堅(jiān)決退回。

2.6 ?全面進(jìn)行圖書采購(gòu)質(zhì)量評(píng)價(jià)

對(duì)上次的購(gòu)書情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，有助于下一次的改進(jìn)和提高。評(píng)價(jià)書商的供書能力和信譽(yù)等，可以為以后的招標(biāo)工作提供有力的參考。

參考文獻(xiàn)

[1] ?顧麗莉.政府采購(gòu)背景下圖書館圖書采訪工作的研究[J] .科技與創(chuàng)新，2017（2）：53-54.

[2] ?王玉橙.政府采購(gòu)模式下高職院校圖書館圖書采購(gòu)的實(shí)踐與探索[J].四川圖書館學(xué)報(bào)，2018（3）：1-4.