淺談當(dāng)前民政局應(yīng)如何更好的開(kāi)展檔案管理工作

劉開(kāi)鵬

摘 要：婚姻檔案是檔案管理中的一個(gè)重要組成部分，其作用也逐漸被社會(huì)所認(rèn)可，婚姻檔案的建立也受到了越來(lái)越多的重視?；橐鰴n案管理關(guān)系人民的切身利益并且對(duì)于家庭的和諧，社會(huì)檔案管理的進(jìn)步等都有著積極的意義。民政局的檔案管理水平體現(xiàn)著民政局本身的管理水平，檔案承載著一個(gè)組織的歷史，也是確定組織未來(lái)發(fā)展方向的重要依據(jù)。從當(dāng)前狀況來(lái)看，民政局檔案管理還存在著這樣那樣的問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在影響了民政局檔案管理功能的發(fā)揮，為此，要從高度重視民政局檔案管理工作。 加強(qiáng)婚姻檔案管理，從檔案管理建設(shè)的要點(diǎn)出發(fā)，以多種形式來(lái)完善婚姻檔案管理是及其必要的，基于此，文章探討了新時(shí)期民政局加強(qiáng)檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：民政局；如何；開(kāi)展；管理工作

引言 婚姻登記檔案是婚姻登記機(jī)關(guān)在依法辦理婚姻登記、撤銷婚姻、離婚登記和補(bǔ)發(fā)婚姻登記證等工作的真實(shí)記錄，是婚姻當(dāng)事人的婚姻關(guān)系和婚姻狀況是否合法的真實(shí)憑證，與廣大人民群眾的利益息息相關(guān)。隨著社會(huì)法制的健全和文明和諧的提高，越來(lái)越深入到我們生活的各個(gè)方面。當(dāng)事人在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位、在生育活動(dòng)中婚姻家庭關(guān)系、在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的擔(dān)保責(zé)任，甚至在尋求配偶的婚介活動(dòng)中，都需要利用婚姻登記檔案，出具婚姻狀況證明。可見(jiàn)，建立健全婚姻登記檔案管理體系，是維護(hù)家庭和諧的基礎(chǔ)，是維護(hù)婚姻當(dāng)事人合法權(quán)利的有效手段，因此做好規(guī)范婚姻檔案的管理工作勢(shì)在必行。

一.婚姻檔案管理建設(shè)的要點(diǎn)

1. 做好檔案的管理工作?；橐鰴n案建設(shè)的實(shí)現(xiàn)需要有效的管理措施，在檔案建設(shè)時(shí)，要保證檔案內(nèi)容整理的規(guī)范性，以準(zhǔn)確合理的分類使檔案內(nèi)容按照條理列明整理，在歸檔時(shí)堅(jiān)持一定的原則，按照檔案的形成特點(diǎn)及其規(guī)律等進(jìn)行整理，使得婚姻檔案之間具有一定的聯(lián)系性，方便之后的保管和利用。此外，檔案的整理方法也是極為重要的，按照年度順序?qū)Ξ?dāng)事人的婚姻狀況進(jìn)行登記管理，以集中管理的方式來(lái)保證婚姻檔案管理的安全，達(dá)到一定年限后交由國(guó)家檔案機(jī)關(guān)管理。

2. 注重對(duì)婚姻檔案的利用。婚姻檔案管理的建立是為了更好的發(fā)揮其對(duì)公民和社會(huì)的服務(wù)作用，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，在婚姻檔案建設(shè)時(shí)便要明確檔案使用的程序并增強(qiáng)檔案服務(wù)的意識(shí)。以準(zhǔn)確的檔案登記為基礎(chǔ)，為檔案相關(guān)利益者的使用提供更多的便利，服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化能夠推動(dòng)其使用目標(biāo)的更好實(shí)現(xiàn)。

3. 做好檔案的管理工作。婚姻檔案建設(shè)的實(shí)現(xiàn)需要有效的管理措施，在檔案建設(shè)時(shí)，要保證檔案內(nèi)容整理的規(guī)范性，以準(zhǔn)確合理的分類使檔案內(nèi)容按照條理列明整理，在歸檔時(shí)堅(jiān)持一定的原則，按照檔案的形成特點(diǎn)及其規(guī)律等進(jìn)行整理，使得婚姻檔案之間具有一定的聯(lián)系性，方便之后的保管和利用。此外，檔案的整理方法也是極為重要的，按照年度順序?qū)Ξ?dāng)事人的婚姻狀況進(jìn)行登記管理，以集中管理的方式來(lái)保證婚姻檔案管理的安全，達(dá)到一定年限后交由國(guó)家檔案機(jī)關(guān)管理。

二.新時(shí)期民政局檔案管理工作中的新問(wèn)題

1. 管理手段滯后

對(duì)于人事檔案管理重視程度的不夠。人事檔案作用的弱化，導(dǎo)致很多單位人事檔案管理手段的滯后。不少單位人事檔案室還停留在較低的水平上，沒(méi)有專門地點(diǎn)辦公，多為結(jié)合多種科室融為一體，既沒(méi)有相應(yīng)的鐵門窗，也沒(méi)有應(yīng)有的防水、防潮、防盜措施。管理硬件上更委屈染發(fā)，不少單位到目前還只是停留在收集、整理的基礎(chǔ)工作上，甚至越當(dāng)時(shí)還是手工操作，現(xiàn)代化設(shè)備配備少，信息化設(shè)備使用性差。

2. 思想重視不夠

人事檔案管理工作大多是在“幕后”默默無(wú)聞，“走上前臺(tái)”亮相的機(jī)會(huì)少之又少，工作大都不想其他工作那樣能在短時(shí)間內(nèi)就能引起大家注意，想去的明顯的成績(jī)相對(duì)較難。于是不少人在思想認(rèn)識(shí)上就存在誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作“守好攤子別出事”就行，反正不是中心工作，也不能為單位帶來(lái)什么經(jīng)濟(jì)效益，因此工作應(yīng)付、對(duì)付。另一方面，隨著改革開(kāi)放的進(jìn)一步深入，人才流動(dòng)速度加快，于是更多的人就開(kāi)始吹去自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，對(duì)于人事檔案的作用意識(shí)淡薄，甚至把其看做是其發(fā)展的枷鎖，以至于出現(xiàn)了“人走檔留”的現(xiàn)象。

3. 管理規(guī)范缺乏

人事檔案管理工作中，出現(xiàn)了月度來(lái)越多的認(rèn)為的重復(fù)勞動(dòng)，檔案內(nèi)容不完整、檔案材料不全面、收集歸檔不及時(shí)等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。尤其是歸檔材料不真實(shí)不準(zhǔn)確，嚴(yán)重影響了單位管理工作的開(kāi)展。客觀、歷史的記載單位人員的真實(shí)情況，市人事檔案的本質(zhì)，不少鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料中，卻不能夠準(zhǔn)確反映個(gè)人真實(shí)情況，這些都嚴(yán)重影響了人事檔案的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，甚至拽了戴維“量才使用”。

三.實(shí)現(xiàn)民政局檔案管理現(xiàn)代化的措施

1. 實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)非常重要的中間環(huán)節(jié)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，就需要有檔案管理的規(guī)范化的制度作保障。為此，檔案管理部門要首先加強(qiáng)制度建設(shè)，檔案管理要做什么工作，誰(shuí)來(lái)做，按照什么標(biāo)準(zhǔn)和程序來(lái)做等，這些都要有明確的規(guī)定。當(dāng)有了標(biāo)準(zhǔn)和程序時(shí)，檔案管理工作效率也會(huì)提高。而且對(duì)于檔案的利用者而言，因?yàn)橛忻鞔_的標(biāo)準(zhǔn)，他們很容易通過(guò)檢索等方式找到自己所需要的材料，因此，檔案利用的效率也大大提高。檔案管理工作規(guī)范化、制度化本身是檔案管理發(fā)展的重要方向，朝著這一方向努力，檔案管理在新時(shí)期才能夠拓寬發(fā)展的空間。

2. 高度重視民政局檔案管理工作

在新時(shí)期，民政局要做好檔案管理工作首先就要高度重視檔案管理工作，深刻認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性。如前所述，檔案管理是民政局日常管理的重要方面，是一種基礎(chǔ)性的工作，記錄的也是基礎(chǔ)性的信息。這些信息是對(duì)民政局工作全貌的一個(gè)反映，是與民政局的發(fā)展密切相關(guān)的，而不是可有可無(wú)的工作。只有深刻認(rèn)識(shí)到了民政局檔案管理工作的重要性，領(lǐng)導(dǎo)人才能夠從思想上重視檔案管理工作，而不是將檔案管理作為事務(wù)性的工作，在人力、物力、財(cái)力上都不予以重視。

3. 提升檔案管理工作人員素質(zhì)

檔案管理人員的主要任務(wù)就是通過(guò)科學(xué)、有效地收集、整理、保管檔案信息資源實(shí)現(xiàn)檔案的安全保管并及時(shí)準(zhǔn)確地為所有利用者提供所需檔案資料。那么能否完成這些任務(wù)是衡量民政局檔案管理工作職能是否發(fā)揮的重要因素，因此，工作人員素質(zhì)和能力非常重要，高水平的工作人員能夠?qū)n案管理工作搞得有聲有色，在不知不覺(jué)中提升檔案管理的層次。反之，那些能力低下的管理人員則只會(huì)按部就班地開(kāi)展工作。為此，要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)民政局內(nèi)部的培訓(xùn)，或者將檔案管理人員送出去培訓(xùn)，來(lái)全面提升檔案管理人員的素質(zhì)。

結(jié)束語(yǔ)：民政局檔案管理的重要性是有目共睹的，沒(méi)有檔案做基礎(chǔ)，民政局的業(yè)務(wù)就會(huì)受到嚴(yán)重的影響。因此，新時(shí)期加強(qiáng)民政局檔案管理工作刻不容緩，特別是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下。理清當(dāng)前民政局檔案管理中存在的問(wèn)題，并理清這些問(wèn)題存在的原因，針對(duì)這些問(wèn)題和原因找到解決問(wèn)題的辦法，推動(dòng)民政局檔案管理工作的發(fā)展?；橐龅怯洐n案管理工作中，必須遵照《檔案法》和《婚姻登記檔案管理辦法》的規(guī)定，加強(qiáng)婚姻檔案的規(guī)范化管理，有效保護(hù)婚姻登記信息，切實(shí)維護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益，立足婚姻檔案工作實(shí)際，做好民生檔案管理工作，為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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