淺談如何做好新時(shí)期檔案管理工作

師小平

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新常態(tài)下，國(guó)家相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理工作的重視程度日益增強(qiáng)，并基于當(dāng)前的工作現(xiàn)狀，提出了更高的要求：在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員應(yīng)具備與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，除了要?jiǎng)?chuàng)新工作理念，重視檔案的資源建設(shè)外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、科技軟件等新興技術(shù)的學(xué)習(xí)。只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化以及信息化管理，促進(jìn)工作質(zhì)量與服務(wù)效率的有效提升。因此，本文對(duì)如何做好新時(shí)期檔案管理工作進(jìn)行略談。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案管理工作;有效措施

近些年，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展以及高新技術(shù)的引入，檔案管理工作逐漸成為社會(huì)各界廣泛關(guān)注的熱點(diǎn)話題，究其原因是檔案不僅是單位開(kāi)展建設(shè)活動(dòng)的信息載體與重要保障，同時(shí)也是提升行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要力量。要想使檔案管理工作滿足不同行業(yè)的發(fā)展需求，推動(dòng)國(guó)家持續(xù)健康發(fā)展，就要立足于檔案管理工作現(xiàn)狀，順應(yīng)新時(shí)期下社會(huì)發(fā)展的新動(dòng)向，將傳統(tǒng)的工作理念進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，融入數(shù)字化、智能化等高新技術(shù)，借此提高工作質(zhì)量與有效性，為我國(guó)各行業(yè)的發(fā)展提供源源不斷的力量[1]。

1 新時(shí)期下檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 缺少對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知

一直以來(lái)，部分檔案管理人員以及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，或多或少的會(huì)存在一定的誤區(qū)，片面的認(rèn)為檔案工作就是登記、記錄以及保管，只要員工的信息沒(méi)有泄露，相關(guān)工作能夠順利開(kāi)展，就算是盡到了自己的義務(wù)。殊不知，這種錯(cuò)誤的思想會(huì)為今后的檔案管理工作埋下許多隱患。通過(guò)對(duì)相關(guān)人員的了解可知，造成檔案人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部思想意識(shí)存在錯(cuò)誤的主要原因是他們?nèi)鄙賹?duì)檔案工作的認(rèn)知，沒(méi)有對(duì)檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)質(zhì)及重要性進(jìn)行深刻的研究，因此無(wú)法滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求。

1.2 檔案管理人員專業(yè)水平不高

與許多西方國(guó)家相比，我國(guó)的檔案管理工作存在一定的滯后性，起步較晚，沒(méi)有針對(duì)行業(yè)所需培養(yǎng)出高素質(zhì)、高能力的檔案管理人員，而是通過(guò)借調(diào)的形式讓不同崗位的工作人員進(jìn)行檔案管理工作，由于他們沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練，導(dǎo)致他們對(duì)工作內(nèi)容存在一定的誤區(qū)，且無(wú)法高效完成有關(guān)工作。另外，在信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展的背景下，因?yàn)椴糠謾n案管理人員缺少創(chuàng)新意識(shí)，沒(méi)有借此機(jī)會(huì)提升自己的專業(yè)能力與技術(shù)水平，導(dǎo)致他們難以跟上時(shí)代的發(fā)展，也就無(wú)法滿足新時(shí)期下檔案管理工作中的各項(xiàng)需求。

1.3 缺少完善的檔案管理制度

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展與改革的背景下，各企事業(yè)單位為了提高競(jìng)爭(zhēng)力與綜合實(shí)力，紛紛加入到制度與經(jīng)濟(jì)改革的行列中，并建立了與自身發(fā)展相適應(yīng)的管理制度。但通過(guò)調(diào)查了解到，許多企事業(yè)單位在建立管理制度時(shí)，將側(cè)重點(diǎn)放在的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與人員管理上，忽視了檔案管理制度的建立，即便是建立了相關(guān)制度，也只是“紙上談兵”，并未落實(shí)到實(shí)際工作中。在這種情況下，會(huì)影響檔案管理工作質(zhì)量與有效性的提升，滋生出大量的問(wèn)題與隱患，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)阻礙企事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。

2 新時(shí)期下做好檔案管理工作的有效措施

2.1 提升對(duì)檔案工作的認(rèn)知

在新時(shí)期下，要想做好檔案管理工作，滿足各項(xiàng)工作需求，就要提升檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)知。首先，開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)。唯有豐富的知識(shí)儲(chǔ)備與較高的工作技術(shù)，才能夠促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量與有效性的提升。因此，各企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況以及檔案部門(mén)的人員組成，開(kāi)展針對(duì)性的培訓(xùn)工作，聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的專家講解檔案知識(shí)，親臨工作現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，以此強(qiáng)化檔案管理人員的認(rèn)知能力。其次，建立激勵(lì)機(jī)制。激勵(lì)機(jī)制的建立與實(shí)施，對(duì)激發(fā)檔案管理人員的工作熱情起到積極的促進(jìn)作用。所以，各企事業(yè)單位要重視激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)與落實(shí)，借此提高檔案管理人員的工作質(zhì)量與有效性。最后，加強(qiáng)管理和教育。通過(guò)《檔案法》《保密法》等相關(guān)法律條例對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)教育，讓他們充分意識(shí)到做好檔案工作的重要性[2]。在此基礎(chǔ)上還要重視檔案管理人員的考核，避免違法亂紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生。

2.2 建立完善的檔案管理制度

針對(duì)企事業(yè)單位對(duì)檔案管理制度重視程度不高的問(wèn)題，國(guó)家有關(guān)部門(mén)應(yīng)予以足夠重視，通過(guò)有效的方式提高各企業(yè)及單位對(duì)檔案管理制度建設(shè)的重視程度，除了要?jiǎng)?chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理制度外，還要進(jìn)行完善，并遵循如下原則：首先，合理性與科學(xué)性。企事業(yè)單位在完善檔案管理制度時(shí)，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，切不可盲目追隨，降低檔案管理工作的價(jià)值。其次，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度的建立是為工作的順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ)，因此，所建立的制定除了要符合檔案管理工作需求外，還要方便實(shí)用，且具有靈活的操作性[3]。最后，嚴(yán)肅性。檔案管理制度的建立，不僅是針對(duì)檔案工作的開(kāi)展與實(shí)施，對(duì)檔案管理人員的日常行為也起到一定的監(jiān)督和管理作用，所以，制度中要體現(xiàn)嚴(yán)肅性與權(quán)威性。

2.3 增強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

若想使檔案管理工作滿足新時(shí)期的不同需求，除了要提升檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)知、建立完善的檔案管理制度外，還要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新趨勢(shì)，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。對(duì)此，在實(shí)際工作中，檔案管理人員要緊密結(jié)合社會(huì)分工開(kāi)展相關(guān)工作，充分使用數(shù)字化、信息化、智能化手段推動(dòng)硬件與軟件的建設(shè)進(jìn)程。除此之外，還要使用現(xiàn)代化技術(shù)代替圖片、膠卷、紙質(zhì)文字等傳統(tǒng)檔案管理工作方式，在此基礎(chǔ)上引入光盤(pán)、U盤(pán)以及數(shù)碼音像制品等移動(dòng)設(shè)備。如此一來(lái)，既能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的信息化與現(xiàn)代化，還能夠有效提高工作質(zhì)量與有效性，彰顯檔案管理工作的存在價(jià)值。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期的促進(jìn)下，我國(guó)的檔案管理工作發(fā)生了顛覆性改變，在這種情況下，有關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。為滿足這一要求，各企事業(yè)單位要重視檔案管理工作的開(kāi)展與實(shí)施，除了要建立針對(duì)性的管理制度外，還要重視人才培養(yǎng)，以及檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)而提高檔案管理工作質(zhì)量與有效性，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]代春娜，柴亞娟.對(duì)檔案管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].黑龍江檔案，2019，25 （04）：189-191.

[2]劉軍.淺談高職院校檔案管理工作[J].山西師范大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2017，39（27）：166-168.

[3]李洪華.淺談如何做好新時(shí)期的檔案管理工作[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)， 2017，24（35）：155-157.